Кадровый аутсорсинг: какому бизнесу подходит и когда выгоден

Популярность кадрового аутсорсинга в России возрастает. Он позволяет передать рутинные функции по поиску и найму сотрудников, ведению кадрового делопроизводства, а также расчету зарплаты узкопрофильным специалистам подрядной компании. Специализированные организации заменяют собственный отдел кадров. Собственники и руководители компаний уже оценили такой способ кадровой оптимизации и сокращения расходов.

Какому бизнесу подходит кадровый аутсорсинг, когда он приносит выгоду, какие имеет преимущества и недостатки, из чего складывается стоимость таких услуг и как найти надежную аутсорсинговую компанию — рассказываем в этой статье.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: что это и чем помогает бизнесу

Кадровый аутсорсинг — это делегирование всего комплекса или части операций, связанных с подбором, оформлением и управлением персоналом сторонней организации на возмездной основе. Благодаря этому можно снизить нагрузку кадровой службы или сократить штатную численность компании.

Кому подходит кадровый аутсорсинг

Делегирование функций подходит крупным и средним компаниям, а также микробизнесу.

Обращение к аутсорсинговой организации актуально для крупных компаний при стремительном увеличении объема работы у специалистов отдела кадров, например, при открытии нового представительства. Услуги подрядчика могут потребоваться, наоборот, при сокращении штата из-за кризиса.

При активном росте нагрузки работодатель для ее распределения может нанять еще несколько новых специалистов. Когда ситуация стабилизируется — новый персонал окажется ненужным до очередного наплыва работы. Содержать сотрудников на полной ставке на случай увеличения объема работы — невыгодно. Подрядчик поможет распределить объем работы.

В микробизнесе есть свои особенности: сколько бы сотрудников ни было — ведение кадрового делопроизводства обязательно. Небольшой нагрузки может не хватать даже для одного человека, а платить нужно полноценную зарплату или закрепить эти обязанности за другим специалистом, например, за бухгалтером. В этом случае передача кадровой работы сторонней организации позволит платить только за фактически выполненную работу.

Кто платит штрафы за ошибки

Кадровое делопроизводство запускать нельзя. Например, за ошибки и неточности при оформлении трудовых договоров налагают штрафы. Их размер доходит до 200 тысяч рублей. Нарушение миграционного законодательства при трудоустройстве иностранца обойдется штрафами до 500 тысяч рублей.

Штрафные санкции установлены также за ошибки при расчете зарплаты, премии, в том числе за сверхурочную работу, а также за отсутствие графика отпусков и другие нарушения. Неисполнение требований законодательства о персданных грозит уголовной ответственностью.

Специалисты подрядных организаций выполняют всю кадровую работу, в том числе по расчету оплаты труда и составлению отчетности, а также представляют интересы клиента перед государственными органами.

Возьмем на себя работу с кадрами

Подробнее

Забудьте о кадровом учёте и занимайтесь стратегическими задачами

Подробнее

Какие опции кадрового делопроизводства можно передать

Аутсорсеры берут на себя все функции кадровой службы, связанные с кадровым делопроизводством, а также тесно связанный с кадрами участок расчета заработной платы. Рассмотрим подробнее, что именно сюда входит.

• Ведение кадрового документооборота. Провайдеры выполняют операции по трудоустройству и увольнению сотрудников. Они составляют все справки и другие документы, например, договоры о материальной ответственности, обязанность о неразглашении коммерческой тайны и секретной информации, документы об обработке персданных и пр.

• Подбор и найм персонала. Провайдер может проводить поиск сотрудников и организовывать собеседования.

• Разработка нормативных актов и проектов документов. В их число входят: трудовые договоры, должностные инструкции и регламенты, приказы, дополнительные соглашения, графики отпусков и посменной работы и другие.

• Ведение отчетности. Клиент вправе передать на кадровый аутсорсинг подготовку всех отчетов ЕФС-1, в которых содержатся сведения о стаже, взносах в ФСР и иная информация. ЕФС отправляют все компании даже в том случае, если в штате числится только один директор без заработной платы. ИП направляют отчет, если есть работники, в том числе оформленные по договорам ГПХ.

• Подготовка к проверкам госорганов. Специалисты сторонней компании помогут подготовиться к проверке трудовой инспекции. Для этого проверят кадровые документы, определят ошибки и помогут их исправить. При подготовке к проверке нужно учесть, что инспекторы вправе запросить документы за любой период, даже тот, который касается уже уволившихся работников.

• Консультационная поддержка. При возникновении сложных кадровых вопросов можно обратиться за консультацией по трудовому праву к экспертам провайдера. Они помогут разобраться с нестандартными ситуациями, рассчитают выплаты и заполнят отчетность, чтобы не допустить ошибки.

• Автоматизация кадровой работы.Процессы работы с кадрами автоматизируют с помощью специального ПО, например, базы «1С: Зарплата и управление персоналом». Программисты аутсорса могут подключить и поддерживать базу 1С, а также интегрировать её с другими учётными системами компании или специализированными HR продуктами.

• Расчет заработной платы.Компания вправе передать на аутсорс расчет и начисление зарплаты, отпускных, больничных, пособий, премий и возмещений из СФР для всех категорий сотрудников. Помимо этого, подрядчик может делать калькуляцию зарплаты, авансов и других денежных вознаграждений для бюджетирования.

Кроме того, передать на кадровый аутсорсинг возможно дополнительные задачи, с которыми обычный кадровик может не справиться. В их число входят:

• Проведение аудита всей кадровой документации. Это позволит всегда быть готовыми к любой проверке. Специалисты обслуживающей компании проводят глубокую проверку документов с учетом последних нововведений в законодательстве.

• Ведение воинского учета. Сколько бы ни было в организации сотрудников-мужчин, вести воинский учет должна любая компания. Чем больше штатная численность, тем больше особенностей нужно учитывать. Специалисты аутсорсинговой компании знают ответы на многие вопросы: что делать, если работник отказался вставать на учет, как вести учет мигрантов, что делать, если два разных военкомата требуют предоставить совершенно разный список документов. Эксперты с легкостью смогут ответить на эти и другие вопросы.

• Защита персональных данных. Одна из главных функций кадровой службы — оформление документов для хранения и обработки персональных данных работников. Штрафы за нарушения достигают 500 тысяч рублей. Эксперты аутсорса помогут правильно запустить и настроить документооборот, ответят на все вопросы.

Возьмём на себя ведение миграционного и воинского учета

Ознакомиться

Подготовим и подадим информацию в Миграционную службу и Военкомат

Ознакомиться

Почему легко перейти на аутсорсинг

Кадровое делопроизводство можно легко отделить от других важных участков компании. Обычно кадровый учет ведут в специальной системе, например, 1С: ЗУП или босс-кадровик. Он обособлен от других, поэтому его можно быстро отделить и передать на обслуживание специалистам сторонней компании.

Подрядная организация быстро настроит обмен информацией с любым программным обеспечением, где ведется учет рабочего времени персонала. Практика показывает, что быстро передать работу кадровой службы возможно в любой сфере, а также с любой системой оплаты.

Если в организации используется система учета, которая не подходит компании, аутсорсер поможет внедрить вместо нее подходящее ПО.

Модели обслуживания

Компания вправе передать весь комплекс функций отдела кадров или его часть на кадровый аутсорсинг.

1. Передача всех задач КПД. Вы полностью освободитесь от ведения кадров. Типовые вопросы можно будет решить через Личный кабинет самообслуживания. В нем же проходит взаимодействие со специалистами аутсорсера. Нестандартные ситуации решают через другие каналы связи, например, электронную почту, мессенджеры или по телефону.

2. Передача только расчета оплаты труда сотрудников*. В этом случае кадровое делопроизводство продолжает вести специалист компании. Единая учетная система объединяет работу обеих сторон — клиента и провайдера. В ней обеспечивают ролевую модель доступа, чтобы разграничить зоны ответственности.

   *Расчет заработной платы – участок бухгалтерского учета, сопряженный с кадровым делопроизводством. Многие клиенты 1С-WiseAdvice предпочитают сразу отдать на аутсорсинг и его, чтобы взаимосвязанные расчеты и документы находились под контролем одного исполнителя. Однако расчет заработной платы не является частью функций кадрового отдела.

3. Передача подрядчику КДП, расчет оплаты труда остается внутри организации. Такая модель сотрудничества может способствовать задержке сроков обработки данных и их потере.

При выборе любой модели обслуживания каждому клиенту назначают менеджера, который следит за качеством оказания услуг. Он всегда доступен для клиента и готов проконсультировать по возникающим вопросам.

Передать на аутсорсинг все учётные процессы или их часть?

Оставить заявку

Подберём оптимальный для вас вариант!

Оставить заявку

Цели передачи кадров на аутсорсинг

Основная цель — оптимизация кадрового делопроизводства компании, улучшение финансовых показателей и сокращение рисков при проверках. Привлечение команды профессионалов — это более серьезное решение, чем найм сотрудника вне штата или штатного бухгалтера с функциями кадровика. Внештатная кадровая служба позволит сконцентрировать внутренние ресурсы фирмы на развитии бизнеса.

Помимо этого, выделяют такие причины выбора кадрового аутсорсинга:

• Расширение компании и усложнение ее процессов.

• Усиление конкуренции, освоение новых технологий.

• Сокращение расходов.

• Низкая нагрузка, когда нет смысла создавать целый отдел кадров или брать в штат кадровика.

Кроме того, в крупных и небольших фирмах может возникнуть потребность в передаче кадрового делопроизводства сторонней фирме при возникновении различных ситуаций. Остановимся на них подробнее.

В организации работает много специалистов, у которых каждую неделю меняется график работы, а также приходиться часто обращаться за услугами иностранных подрядчиков.

Фирме не выгодно покупать специальное ПО для налаживания этого процесса. Услуги аутсорсинговой компании становятся выгодными. Она возьмет на себя задачи по КДП и расчету зарплаты, функции по найму персонала, сопровождение баз данных, а также проконсультирует по вопросам работы с ФСР, ФНС и при возникновении нестандартных ситуаций.

Начальник отдела кадров уехал отдыхать, уволился или заболел.

Нужно запустить остановившиеся бизнес-процессы. Специалисты аутсорса в этом помогут. Они обеспечат непрерывность ведения КДП. Работодателю не придется нанимать новых специалистов.

Невысокая квалификация кадровика может спровоцировать серьезные ошибки, наложение штрафов и негативно отразиться на репутации компании.

Бывают ситуации, когда кадровик увольняется перед проверкой, чтобы скрыть свой непрофессионализм в самый напряженный период. Это прямо указывает на то, что надо обратиться к профессионалам, которые восстановят любой участок. Аутсорсер поможет взаимодействовать с госорганами и не допустит штрафы. Кроме того, всю ответственность за кадровый учет и возможные риски подрядная организация возьмет на себя.

В организации текучка кадров, на обработку кадровых документов не хватает внутренних ресурсов.

Нагрузка кадровой службы существенно увеличивается при появлении новых направлений бизнеса, расширении и активном росте компании. Большой наплыв работы приводит к возникновению ошибок, которые могут довести до судебного разбирательства по делам недовольных сотрудников. Передача кадровой работы узкопрофильным специалистам поможет исключить трудовые споры и штрафы.

Важно: аутсорсеру по силам взять любую нагрузку. Команду профессионалов подбирают под объем работ. Бизнес в этом случае может сосредоточить внутренние резервы на основных задачах компании.

Преимущества и недостатки передачи функций отдела кадров

Передача кадровой работы на аутсорсинг имеет такие плюсы:

• Экономия на расходах. Кадровый аутсорсинг позволяет не раздувать штатную численность компании в период расширения или временного увеличения нагрузки, например, при сдаче отчетности или открытии нового филиала. Кроме того, это позволяет сократить издержки на обеспечение офиса, расходных материалах и оргтехнике.

• Неразглашение конфиденциальной информации. Работники компании не смогут случайно узнать о размере заработной платы и других закрытых данных. Клиенты рассчитывают на это при поиске аутсорсинговой компании.

• Исключение финансовых рисков. Кадровый провайдер становится ответственным за корректность расчетов и отчетов. Если проверяющие госорганы наложат штрафы за обнаруженные ошибки, то платить их будет аутсорсер.

• Обеспечение безопасности информации. Для этого обслуживающая компания делает архивные копии данных. Отметим, что для использования специальных программных комплексов нужны дополнительные ресурсы, в том числе финансовые.

• Минимизация ошибок с помощью использования разных инструментов автоматизации и контроля.

• Повышение качества работы и сокращение сроков ее выполнения.

• Возможность в любое время получить консультационную поддержку.

• Отсутствие необходимости тратить ресурсы на поиск новых работников. Клиенту также не надо беспокоиться по поводу замены сотрудников на период отпуска, больничного или командировки.

Переход на кадровый аутсорсинг, на первый взгляд, имеет также недостатки, однако они не являются существенной помехой. Среди них выделяют:

• Отсутствие прямого взаимодействия с внештатным специалистом. С клиентом работает менеджер, который принимает пожелания и запросы заказчика. Ответственный специалист всегда может проконсультировать по возникшим вопросам.

• Недоверие к квалификации специалистов аутсорсера. Остаются опасения по поводу допущения ошибок. В аутсорсинговой компании действует система контроля — разработаны унифицированные регламенты и формы, автоматизация процессов исключает неточности и ошибки из-за человеческого фактора и других причин.

• Высокая стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства. Услуги подрядной организации могут показаться дорогими. Если сравнить их стоимость с затратами на оплату труда кадровой службы, издержками на покупку оборудования и организацию работы, аренду офиса, то они, наоборот, позволят сократить траты компании. Кроме того, аутсорсеры предлагают различные тарифы под конкретные потребности и бюджет заказчиков. При заключении договора составляют спецификацию, где описан перечень предоставляемых услуг и цены. Это исключает ненужные расходы.

Ответственность за обработку персданных

Аутсорсинговые компании по закону вправе работать с персональными данными сотрудников. Это указано в п. 3 ст. 6 закона № 152-ФЗ. Ответственность за действия аутсорсера перед работниками несет работодатель. Обслуживающая организация, которая обрабатывает персональные данные сотрудников, отвечает перед заказчиком в соответствии с ч. 5 ст. 6 закона № 152-ФЗ.

Чтобы обеспечить безопасность организации:

• добавьте в договор оказания аутсорсинговых услуг обязанность исполнителя соблюдать конфиденциальность персональных данных;

• составьте с каждым сотрудников согласие на обработку персданных.

Для каждой передачи сведений нужно отдельное согласие. Документ должен отражать такую информацию:

• объем обрабатываемых персональных данных;

• цели;

• способы обработки;

• действия, которые с ними совершают;

• о сторонней компании (название, ИНН, КПП, ОГРН, адрес).

Алгоритм принятия решения для передачи кадров на аутсорсинг

Залог успешной компании — слаженная работа бизнес-процессов, которые выполняют профессионалы. Иногда собственникам организации выгоднее передать работу кадровой службы высококлассным специалистам сторонней организации. Кризисные периоды заставили руководителей уделять внимание сокращению расходов и платить за фактически полученный результат.

В итоге они все чаще приходят к выводу, что непрофильные функции выгоднее передать аутсорсинговой компании. Это важное стратегическое решение, перед принятием которого нужно рассмотреть такие критерии:

1. Сравнить издержки фирмы на производство продукции или оказание услуг своими силами и с привлеченными специалистами подрядной организации.

2. Проанализировать риски и потенциальные угрозы при ведении кадровой работы штатными сотрудниками и подрядчиком.

3. Рассмотреть гарантии аутсорсинговой компании.

4. Проанализировать влияние выполнения кадровых функций сторонней организацией на производство продукции или оказание услуг.

Компания сможет принять рациональное решение после тщательной проработки этих вопросов.

Как происходит передача кадровой работы на аутсорсинг

Процедура внедрения кадрового аутсорсинга в компании включает такие этапы:

1. Проведение анализа возможности и результата передачи одной или нескольких функций кадровой службы сторонней организации.

2. Сравнение условий аутсорсинговых компаний, выбор партнера.

3. Обсуждение условий сотрудничества, заключение договора.

4. По желанию клиента может проводиться кадровый аудит перед началом работ.

5. Предоставление услуг на регулярной основе.

6. Формирование и направление отчетности в ведомства и клиенту.

На первоначальном этапе компания рассчитывает экономическую выгоду от вывода кадровой службы за штат. Анализируются возможные сбои и иные негативные последствия от перехода на аутсорсинг кадрового делопроизводства. Потенциального партнера оценивают по таким характеристикам:

• сроку присутствия на рынке,

• отзывам клиентов,

• списку выполняемых работ,

• стоимости услуг по ведению кадрового учета.

Выполнение услуг исполнителем контролируют с помощью системы отчетности.

Что должен включать договор кадрового аутсорсинга

Аутсорсинговые компании предлагают различные тарифы, которые соответствуют потребностям и финансовым возможностям заказчика. Переговоры клиента и аутсорсера заканчиваются обсуждением существенных условий, которые включают в структуру договора. К таким условиям относят:

• Предмет договора.

• Срок, в течение которого должны быть предоставлены услуги кадрового делопроизводства и иные.

• Цена услуг, система оплаты.

• Порядок оказания услуг.

• Спецификация выполняемых работ, требования к их качеству и квалификации исполнителей, описание результата.

• Информация о неразглашении конфиденциальных сведений.

• Срок действия договора.

• Ответственность за невыполнение условий договора.

• Порядок внесения изменений в условия договора и его расторжения.

Стоимость услуг кадрового аутсорсинга

Цену услуг аутсорсера рассчитывают персонально для каждого клиента. Она зависит от объема работ, списка функций, уровня автоматизации процессов и защищенности IT-инфраструктуры на стороне аутсорсера. Нагрузка формируется на основе штатной численности и бизнес-процессов организации. Цены в разных аутсорсинговых фирмах отличаются.

Сравнивать стоимость кадрового аутсорсинга с оплатой труда отдела кадров некорректно. Помимо зарплаты нужно брать в расчет налоги, издержки на приобретение офисной мебели и оргтехники, ПО, поддержание работоспособности и высокого уровня защиты серверов, а также аренду помещения. Немаловажным становится и удобство работы с аутсорсером, автоматизированные коммуникации и возможность масштабировать команду под нужный именно сейчас объём задач. Всё это отражается на стоимости услуг исполнителя.

Услуги кадрового делопроизводства могут выйти оправданно дороже расходов на содержание кадровой службы штате. Например, вместо одного штатного кадровика будет несколько сотрудников, которые выполнят увеличившийся объем работы.

Как выбрать компанию

При подборе аутсорсера обратите внимание на такие детали:

• Репутацию организации, ее присутствие в ТОПах и рейтингах. Бизнес крупных компаний — прозрачный, поэтому их легко отследить в рейтингах, по информации в СМИ, а также узнать о руководстве и партнерах.

• ПО. На этапе переговоров можно уточнить, какое ПО предпочитает использовать аутсорсер. Лучшим решением станет организация работы в 1С и адаптированное под него ПО.

• Защита информации. Это важный критерий при выборе провайдера, на этом лучше не экономить. Чтобы не утратить доступа к документам, следует выбрать организацию, которая соблюдает международные стандарты информационной безопасности. Такие стандарты гарантируют надежную защиту, хранение и передачу сведений, постоянное сохранение архивных копий.

Наведём порядок в кадрах

Начать работу

Избавим от рутинных процессов кадрового делопроизводства

Начать работу

Как контролировать аутсорсера

Многие компании беспокоит обособленность кадрового аутсорсинга от заказчика. Они хотят контролировать работу сторонней организации и мониторить ее эффективность. Урегулировать этот вопрос необходимо до начала сотрудничества:

• Обсудить на этапе подписания договора спорные моменты взаимодействия. Изначально нужно определить перечень функций и ответственность аутсорсера, критерии оценки качества итогов работы, штрафы за ошибки и неточности.

• Установить, кто из сотрудников заказчика будет контролировать деятельность обслуживающей компании. Например, можно поручить это начальнику кадровой службы или исполнительному директору. Ответственный сотрудник должен следить за соответствием выполненной работы запланированному результату.

• Получать ответы на запросы от представителя компании-исполнителя. Сотрудники всегда остаются на связи с клиентами, своевременно реагируют на обращения и предоставляют отчетность. Это обеспечивает четкость и прозрачность сотрудничества.

Если вы выбрали надежного партнера для сотрудничества, грамотно составили договор кадрового аутсорсинга, выполнили все рекомендации по контролю обслуживающей компании — сложностей не возникнет.

Если передать кадровый учет 1С-WiseAdvice

Найм специалиста недостаточной квалификации и легкомысленное отношение к кадровому учету грозит серьезными последствиями — трудовыми спорами, штрафами или даже привлечением к уголовной ответственности. Если внутренних ресурсов недостаточно, а увеличивать штат сотрудников не планируете, обратитесь в аутсорсинговую компанию 1С-WiseAdvice.

Мы разрабатываем решения под нужды конкретной организации:

• обеспечиваем кадровый учет на всех участках, формируем документы для трудоустройства или увольнения работника, оформления больничных и др.;

• составляем и вносим изменения в локальные нормативные акты на основе изменений законодательства;

• решаем трудовые конфликты, готовим ответы и представляем интересы клиента в государственных органах при проверке;

• ведем миграционный и воинский учет, готовим документы и направляем их в Миграционную службу и Военкомат;

• обеспечиваем актуальность кадрового учета действующему законодательству, быстро отслеживаем правовые изменения;

• берем на себя расчет заработной платы и других начислений, осуществляем коммуникацию с ведомствами, направляем отчетность точно в срок;

• интегрируем учетные системы компании с 1С: ЗУП, осуществляем переход на нее с других систем, поддерживаем и обновляем ПО.

Команда профессионалов избавит вас от рутины кадрового учета. Технологичные решения аутсорсинга кадрового делопроизводства позволит вашим сотрудникам оформлять документы всего за пару кликов. Вам не стоит беспокоиться о качестве учета и возможных рисках. 1С-WiseAdvice гарантирует возмещение штрафов, если их наложат из-за нашей оплошности.

Специалисты избавят вас от лишних проверок и штрафов. Вы сможете сконцентрировать внутренние ресурсы на развитии своей компании. Мы не уходим на больничный, в отпуск — всегда доступны для клиентов в режиме 24/7. Наши эксперты и юристы готовы ответить на все возникающие вопросы по трудовому праву.

Скачайте чек-лист по выбору аутсорсера прямо сейчас

Получить чек-лист

Получить чек-лист

На правах рекламы © 2025 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»
Erid: 4CQwVszH9pSXqmnKRSB