ФНС России разъяснила, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными, то есть имеют одинаковую юридическую силу. Об этом говорится в письме от 5 октября 2011 г. N ЕД-4-3/16368@.

Также разъяснено, что первичные учетные документы в электронном виде могут быть использованы налогоплательщиками как в бухгалтерском, так и налоговом учете. Напомним, что первичные учетные документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету, и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. При этом ограничений на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой в настоящее время не установлено.

Прокомментировать данные разъяснения мы попросили Алексея Паукова - директора компании "Электронный экспресс", оказывающей услуги по электронному документообороту в рамках ИПО ГАРАНТ. "Документ, используемый для целей налогового учета, впоследствии проходит проверку по форме и по содержанию. При организации электронного документооборота возникают вопросы, связанные именно с формальной стороной дела. Их условно можно разделить на две группы: вопросы о корректности составления и заполнения формы документа (форматно-логический контроль), а также вопросы о правомерности ее подписания субъектом хозяйственной деятельности.

Письмо N ЕД-4-3/16368@ в большей мере отвечает на вопрос о правомерности использования электронной подписи при составлении электронных документов для целей налогового учета. В то же время вопрос о легитимности форматов остается нерешенным, ведь ФНС сообщает, что именно "легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными". При отсутствии утвержденных форматов электронных документов вопрос о полномасштабном применении электронных документов остается открытым".