© maxaltamor / Фотобанк 123RF.com

С началом претензионной работы задолженность в сумме требований по компенсации затрат к контрагентам по произведенным учреждением авансовым платежам в рамках договоров / соглашений не может учитываться на счетах предварительных расчетов (Постановление Четырнадцатого ААС от 8 сентября 2025 г. № 14АП-3938/25). В соответствии с положениями Инструкций по ведению бухгалтерского и бюджетного учета для казенных, бюджетных и автономных учреждений "расходная" дебиторская задолженность, числящаяся по дебету счетов 206 00, 208 00 и не возвращенная контрагентом при расторжении договора / соглашения или сотрудником / подотчетным лицом в случае увольнения в текущем году, подлежит переносу на счет 209 34 "Расчеты по компенсации затрат".

Такое же требование действует и в отношении дебиторской задолженности, образовавшейся у АУ и БУ в прошлые годы, но не возвращенной контрагентом при расторжении договора / увольнении в текущем году, – ее нужно перенести на счет 209 34.

Казенные учреждения в случае прекращения в текущем году договорных отношений с контрагентом / сотрудником, получившим аванс в прошлом году, для переноса дебиторской задолженности со счетов 206 00, 208 00 должны применять счет 209 36 "Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности по расходам прошлых лет". Однако данное правило не касается дебиторской задолженности, отраженной в учете органа-учредителя на счете 206 41 по перечисленным субсидиям на выполнение задания подведомственным БУ и АУ в случае возврата ими остатка субсидии на выполнение задания при его невыполнении / недостижении целевых показателей. В этом случае соответствующая часть задолженности должна быть перенесена на счет 1 205 36 562.

Инструкцией № 157н среди прочего установлено, что на счете 208 00 не может учитываться задолженность подотчетных лиц, если она одновременно отвечает двум условиям:

• нарушен срок возврата задолженности,
• по этим суммам ведется претензионно-исковая работа.

То есть прямая норма Инструкции обязывать перенести такую задолженность со счета 208 00 на счет 209 3Х.

Особые условия установлены и для учета переплаты зарплаты и пособий.

На счете 206 00 "Расчеты по выданным авансам" учитываются расчеты в части не оспариваемых физическими лицами переплат заработной платы и социальных пособий, по которым не ведется претензионно-исковая работа. Так, с учетом норм ТК РФ суммы по расчетам с сотрудниками в части не оспариваемых ими переплат заработной платы, по которым не ведется претензионно-исковая работа, должны быть перенесены со счета 302 11 на счет 206 11 "Расчеты по заработной плате" в случае, если трудовым законодательством предусмотрена возможность удержать такую переплату или осуществить зачет. Например, переплата является следствием счетной ошибки или возникла в результате переноса не использованной из-за больничного части отпуска. Если же претензионная работа начата, переносим на счет 209 3Х.

Перед составлением годового отчета обязательно проанализируйте суммы дебиторки, числящейся на счетах 206 00, 208 00 и 302 11. Возможно, ее надо перенести на счета 209 34, 209 36 и 206 11.

Подчеркнем: перенос дебиторской задолженности на счет 209 3Х правомерен только при необходимости истребования у поставщика / подрядчика перечисленного авансового платежа, что реализуется через претензионную работу с контрагентом. Суммы предоплаты контрагенту, по которым не ведется претензионно-исковая работа, учитываются на счете 206 00. Если спора между сторонами о размере задолженности нет, акт сверки расчетов на отчетную дату подписан без разногласий и дебиторская задолженность в пользу учреждения признана контрагентом, то отражение такой задолженности на счете 209 3Х ревизоры признают нарушением (постановление Четырнадцатого ААС от 8 августа 2025 г. № 14АП-3938/25).

Как и в какой момент следует перенести дебиторскую задолженность, подскажет наша пошаговая инструкция. В ней для каждой конкретной ситуации помимо бухгалтерских проводок указаны основания для переноса задолженности по расчетам с контрагентами, подотчетными лицами, работниками по заработной плате; примеры и рекомендации. Особое внимание – формированию 1-17 разрядов номера счета.

Помните, что игнорирование обязанности по переносу задолженности на счет 209 3Х может стать причиной искажения отчетности и, как следствие, поводом для штрафа, – судебная практика уже располагает такими примерами (см, например, постановление Мирового судьи с/у № 18 Кировского района г. Хабаровска Хабаровского края от 30 июля 2024 г. № 5-540/24).