Принятие к учету первички без обязательных реквизитов является грубым нарушением

© splitov27 / Фотобанк 123RF.com

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы – эта норма закреплена в Законе № 402-ФЗ, Стандарте "Концептуальные основы..." и Приказах № 52н и 61н по применению унифицированных форм первичных документов. К учету может быть принят (прил. 1) только документ, содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа и надлежаще подписанный сторонами сделки.

Отсутствие обязательных реквизитов в первичном документе может стать основанием для признания бухгалтерской отчетности недостоверной. Доказательством тому является судебная практика...

1. Подписи лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни, с указанием их фамилий и инициалов являются обязательным реквизитом первичного документа. Принятие к учету первичных документов (например, актов приема-передачи основных средств, товарных накладных), в которых отсутствуют подписи уполномоченных должностных лиц, ревизоры квалифицируют как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, ответственность за которое предусмотрена ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП (постановление Мирового судьи Пионергорского с/у г. Ухты Республики Коми от 08.10.2025 № 5-538/25, постановление Мирового судьи с/у № 1 Косинского района Пермского края от 25.12.2024 № 5-387/24).
2. Ревизоры КСП обратили внимание, что в учете Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) отражены операции по принятию денежных обязательств по договору аренды оборудования. При этом в самой Бухгалтерской справке отсутствовал обязательный реквизит – содержание факта хозяйственной жизни. В Журнале операций по санкционированию соответствующая графа "Содержание операции" по этим операциям также оказалась незаполненной. КСП констатировала: в Журнале операций по санкционированию и в Главной книге зарегистрированы несуществующие денежные обязательства (постановление Мирового судьи с/у № 14 Сургутского судебного района г. Сургута ХМАО – Югры от 16.10.2024 № 5-2501/24).
3. В другом примере из судебной практики проверяющие обнаружили, что в Бухгалтерской справке (ф. 0504833), оформленной в качестве первичного документа при поступлении материальных запасов, не заполнены обязательные реквизиты "Наименование и основание проводимой операции", "Номер документа", "Дата". Иные документы, подтверждающие поступление материальных запасов (товарная накладная, акт приёмки материалов и др.), в учреждении отсутствовали. Ревизоры сделали вывод: отсутствие заполненных реквизитов в Бухгалтерской справке (ф. 0504833) указывает на не имевший места (мнимый) факт хозяйственной жизни. Показатели отчетности в части стоимости материальных запасов признали недостоверными. Суд оштрафовал главного бухгалтера на 15 тыс. рублей (постановление Мирового судьи с/у № 109 Московской области от 17.01.2025 № 5-29/25).
4. К такому же выводу контрольно-счетный орган пришел и в следующем случае. Авансовый отчет (ф. 0504505) – особый первичный документ. Дело в том, что чаще всего его формирует не бухгалтер, а подотчетное лицо – работник учреждения. Обязанность бухгалтера – в рамках внутреннего контроля проверить правильность оформления Авансового отчета (ф. 0504505), и только после этого при наличии и корректности всех обязательных реквизитов и документов, подтверждающих произведенные расходы, Авансовый отчет может быть принят к учету. Именно этот первичный документ стал поводом к очередному судебному разбирательству. На основании Авансового отчета (ф. 0504505) работнику учреждения, расположенного в районе Крайнего Севера, была выплачена компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. При проверке КСП констатировала: бухгалтерия приняла к учету Авансовый отчет, которым оформлен не имевший места факт хозяйственной жизни. Во-первых, сам Авансовый отчет не был подписан уполномоченным лицом. Во-вторых, сомнение ревизоров вызвали приложенные к отчету автобусные билеты – проверка показала, что перевозчик в указанные даты не мог осуществлять поездку по указанному маршруту. Суд оштрафовал руководителя учреждения (постановление Мирового судьи с/у № 15 Мегино-Кангаласского района Республики Саха (Якутия) от 23.10.2024 № 5-531/24).
5. Неудовлетворительное состояние первички может вызвать куда более серьезные претензии ревизоров. Так, представленные бухгалтерией к проверке первичные документы по питанию учащихся школы совершенно не отвечали установленным требованиям: в них отсутствовали обязательные реквизиты (наименование документа, дата составления, наименование учреждения, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и / или денежного измерения), а также содержались дополнения, изменения, комментарии, не заверенные подписями лиц, внесших корректировки. Контрольно-счетный орган усмотрел признаки "черновой" бухгалтерии, которая ведется за пределами регистров бухгалтерского учета. За грубое нарушение правил ведения бухучета суд оштрафовал руководителя учреждения (постановление Мирового судьи Амурской области Серышевского районного с/у № 1 от 20.12.2024 № 5-580/24).