В чем особенности инвентаризации просроченной задолженности в два этапа

© alikishibekov / Фотобанк 123RF.com

Одна из главных задач последнего квартала отчетного года – проведение инвентаризации по тем объектам, которые разрешено проверить в период с 1 октября до конца года. Как правило, в IV квартале речь идет о проведении инвентаризации материальных ценностей. Однако есть не менее важный объект инвентаризации, по трудоемкости ее проведения особо не уступающий подсчету, взвешиванию, обмеру и осмотру движимого имущества.

Это просроченная дебиторская и кредиторская задолженность. В целях составления годовой бухгалтерской отчетности такие объекты учета подлежат обязательной инвентаризации. Ее проведение осуществляется в два этапа:

• до конца года по состоянию на любую дату не ранее 1 октября отчетного года;
• по состоянию на годовую отчетную дату.

Обратите внимание на несколько важных нюансов.

1. Даты в Решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439)

Как правило, дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация, указанная в графе 6 Решения (ф. 0510439), не может быть ранее даты формирования / утверждения Решения (ф. 0510439). Однако при проведении инвентаризации задолженности разрешено принять Решение (ф. 0510439) после наступления даты, по состоянию на которую проводится инвентаризация. Поскольку инвентаризация расчетов проводится путем проверки документов, подтверждающих на дату проведения инвентаризации наличие соответствующих прав и обязательств, в том числе с использованием методов подтверждения, выверки, интеграции, а также посредством выполнения расчетов в целях определения стоимостных оценок, формирование Решения (ф. 0510439) после даты, на которую проводится сверка, никак не повлияет на ее результаты. Более того, при проведении повторной инвентаризации просроченной задолженности на годовую отчетную дату сведения о возникновении новой просроченной задолженности могут поступить и в январе очередного года.

Но начать инвентаризацию до принятия Решения (ф. 0510439), а уж тем более до наступления даты, по состоянию на которую она проводится, нельзя.

При выборе даты начала проведения инвентаризации нужно учесть, что самым эффективным способом проведения инвентаризации просроченной задолженности является сверка расчетов с контрагентами. Для этого бухгалтерии нужно время, чтобы сформировать и направить в адрес дебиторов и кредиторов акты сверок, а также время на подписание актов сверок контрагентами и на их возврат в учреждение.

2. Инвентаризация расчетов без актов сверок

Прямой обязанности проводить сверку взаимных расчетов с контрагентом на дату проведения инвентаризации не установлено, то есть обязанности формировать акты сверок в нормативных актах нет. Способами проведения инвентаризации расчетов являются методы подтверждения, выверки / интеграции. Соответствующий порядок проведения инвентаризации устанавливается актами субъекта учета самостоятельно в рамках его учетной политики. Поэтому целесообразно определить случаи формирования актов сверок в целях инвентаризации. Например, при проведении годовой инвентаризации для сверки показателей просроченной задолженности предусмотреть обязательное формирование актов сверок в части расчетов с контрагентами – юридическими лицами, ИП по поставке товаров, оказанию услуг, выполнению работ, а также по доходам. Ведь предназначение акта сверки не в том, чтобы "красиво" оформить инвентаризационные ведомости, а в подтверждении / признании задолженности контрагентом, прерывании течения сроков исковой давности и т.д., что очень важно для работы с просроченной задолженностью.

Обратите внимание, что при отсутствии подписанного со стороны контрагента акта сверки такая задолженность обособляется в Инвентаризационных описях (ф. 0510468, 0510469 или 0504089) и Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463) как не подтвержденная актом сверки расчетов. Факт отсутствия акта сверки фиксируется в документах инвентаризации. Однако это не значит, что указанная задолженность является недостоверной либо отраженной в учете с ошибками, а лишь свидетельствует, что акт сверки в отношении задолженности не формировался или не был подписан со стороны контрагента. Также это не всегда означает, что просроченная дебиторская задолженность по доходам является сомнительной, кредиторская задолженность – невостребованной. Отсутствие акта сверки – лишь одно из обстоятельств, которые нужно проанализировать комиссии при квалификации задолженности и выявлении признаков, позволяющих списать ее с баланса. Например, при наличии судебного разбирательства с контрагентом по доходам он вряд ли подпишет акт сверки. Да и признавать невостребованной кредитором задолженность, которую учреждение даже не пыталось перечислить контрагенту, только из-за отсутствия акта сверки, нельзя – такие действия комиссии могут расцениваться как злоупотребление правом.

3. Повторная инвентаризация на годовую отчетную дату – по новой просроченной задолженности

Проведение инвентаризации просроченной задолженности на годовую отчетную дату предусмотрено в случае ее возникновения на отчетную дату. А значит, учреждение вправе провести инвентаризацию просроченной задолженности повторно лишь по той "просрочке", которая возникла в период между датой, по состоянию на которую ранее была проведена первая инвентаризация просроченной задолженности, и годовой отчетной датой. Для этого потребуется сопоставить данные учета на 1 января очередного года и дату, которая была указана в предыдущем Решении (ф. 0510439) и документах инвентаризации. Однако если кто-то очень хочет дополнительно поработать – это не возбраняется. Можно проверить весь объем просроченной задолженности на годовую дату. В порядке проведения инвентаризации целесообразно определить, будет ли входить в перечень объектов инвентаризации та просроченная задолженность, которая была ранее проверена и не изменилась до конца отчетного года, или же на годовую отчетную дату инвентаризации подлежит лишь новая просроченная задолженность.