Когда расчетно-кассовый ордер нельзя подписать электронной подписью

© thodonal / Фотобанк 123RF.com

В период необъявленного переходного периода на формирование электронных документов бухгалтерского учета, начавшегося еще в 2020 году, организации бюджетной сферы постепенно внедряют в свою повседневную деятельность электронный документооборот. Кто-то уже полностью справился с поставленной задачей, кто-то – в начале пути.

Но даже те учреждения, что перешли на формирование электронных документов в полном объеме, иногда вынуждены составлять электронную первичку, подписанную электронными подписями лишь частично. Между тем перечень электронных документов, формирование которых предусматривает подписание собственноручной подписью копии электронного документа, ограничен Методуказаниями к Приказу № 61н. В частности, представителю передающей стороны разрешено подписывать от руки копию электронного документа Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) в случае отсутствия возможности его подписания квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Контрагенту разрешено подписать собственноручно на бумажном носителе копию электронного Акта сверки расчетов (ф. 0510477), заполненного в своей части. Кроме того, по мнению финансового ведомства, контрагенту-получателю можно подписать собственноручно бумажную копию электронной Накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458). Также предусмотрено оформление принимающей стороной Акта о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448) в одностороннем порядке при безвозмездном поступлении материальных ценностей, на основании акта приема-передачи, составленного на бумажном носителе. При таком "гибридном" способе подписания электронного документа к нему прикладывается заверенная ЭЦП ответственным исполнителем скан-копия копии электронного документа, сформированного на бумажном носителе и подписанного от руки. Очевидно, что в группу документов, которые разрешено формировать в электронном виде с подписанием их копии собственноручно, включены документы, связанные с внешними контрагентами, сотрудниками организации бюджетной сферы не являющимися и, как правило, не обладающими электронными подписями, которые воспримет программный продукт учреждения при отсутствии единых форматов электронных документов, утвержденных Приказом № 61н.

Однако есть документы, которые нельзя подписывать столь демократичным способом даже при оформлении операций с внешней средой. К ним относятся документы, оформляющие операции с наличными или безналичными денежными средствами, в том числе кассовые документы – расходные и приходные кассовые ордера. Поэтому при всем желании формировать РКО (ф. 0310002) только в виде электронных документов вряд ли получится, ведь обеспечить всех получателей наличных денежных средств из кассы ЭЦП очень сложно, а если получатели работниками учреждения не являются, то просто невозможно.

Прекрасно понимая данное обстоятельство, Минфин России в Методуказаниях к Приказу № 52н четко определил порядок действий при отсутствии возможности подписать кассовый документ электронными подписями.

Так, расходный кассовый ордер можно оформлять на бумажном носителе ИЛИ в форме электронного документа, подписанного всеми лицами – получателем наличных денежных средств, сотрудниками организации бюджетной сферы, – квалифицированными электронными подписями. Иные способы (с подписанием кассового документа простой электронной подписью или с формированием копии электронного документа на бумажном носителе для его подписания получателем денежных средств собственноручно) не предусмотрены действующим законодательством.

Если учреждение перешло на формирование кассовых документов в электронном виде, но у получателя наличных денежных средств отсутствует квалифицированная электронная подпись, РКО формируется на бумажном носителе и подписывается всеми лицами, которые должны его подписать, собственноручно.

В таком случае записи в электронную Кассовую книгу (ф. 0504514) осуществляются в момент подписания кассиром скан-копии РКО, сформированного на бумажном носителе и содержащего собственноручные подписи. Ответственность за соответствие скан-копии подлиннику РКО, оформленного на бумажном носителе и содержащего собственноручные подписи, возлагается на кассира. Непосредственно РКО, сформированный на бумажном носителе, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), и обеспечивается хранение данного документа, сформированного на бумажном носителе.

Если РКО сформирован в форме электронного документа, он регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093).

Аналогичным образом следует поступать в ситуации, когда по каким-то причинам у главного бухгалтера / уполномоченного лица или кассира нет возможности подписать ЭЦП приходный кассовый ордер (ф. 0310001).