Где в Акте приемки указать реквизит "Идентификационный код закупки"

© fbatista72 / Фотобанк 123RF.com

Вопрос не праздный, ведь в реквизитах Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) отсутствует строка (поле) "Идентификационный код закупки".

Вместе с тем согласно требованиям Закона № 44-ФЗ данный код в обязательном порядке должен быть указан в предусмотренных этим законом документах, в т.ч. в документе о приемке, оформленном без использования ЕИС. Идентификационный код закупки (ИКЗ) обеспечивает взаимосвязь всех документов, имеющих отношение к закупке, и формируется, в том числе при осуществлении закупок у единственного поставщика.

В частности, Минфин России не раз отмечал, что при закупке идентификационный код указывается заказчиком самостоятельно – в т.ч. на кассовом чеке при закупке малого объема, когда чек является фактически контрактом (договором розничной купли-продажи).

Соответственно, ИКЗ должен быть указан в Акте приемки (ф. 0510452) при оформлении результатов приемки по итогам закупки, осуществленной по Закону № 44-ФЗ. Но каким образом его указать в этом документе?

Просто добавить (заказать разработчикам программного продукта расширить реквизитный состав унифицированной формы) данный реквизит (новую строку) в унифицированную форму – некорректное решение вопроса. Дело в том, что согласно Методическим указаниям утв. приказом Минфина России от 15 апреля 2021 г. № 61н, при формировании унифицированных электронных документов бухгалтерского учета, в том числе на бумажном носителе, допускается изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значимости показателей, включение дополнительных строк (подразделов), предусмотренных унифицированными формами электронных документов бухгалтерского учета, а также создание вкладных листов в целях удобства размещения и обработки информации. Иными словами, добавить дополнительно строку можно только в том случае, если аналогичная по содержанию (назначению) строка предусмотрена формой. Данное правило действует и в отношении добавления в документ подразделов.

Например, контрактом предусмотрено несколько авансовых платежей. Для отражения информации о поступивших платежах в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) может быть добавлено несколько строк "Платежно-расчетный документ". Или же в разделе 4 "Сведения о приемке товаров, работ, услуг" добавляется столько строк, сколько необходимо для отражения всех наименований товаров согласно документам поставщика. То есть структура унифицированной формы электронного документа динамическая и предполагает добавление строк в любой табличной (содержательной) его части (разделе/подразделе документа).

Также в ряде унифицированных форм электронных документов предусмотрено добавление подразделов – например, в Решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439) предусмотрено добавление подразделов 2.Х "Состав инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии" согласно количеству таких комиссий – подробности здесь.

Иное вольное добавление строк или подразделов, а тем более целых разделов, приложений и граф, не допускается Приказом № 61н – и не случайно. Электронные документы предполагают жесткую структуру, в том числе с учетом единых форматов выгрузки. Добавление каких-либо реквизитов в унифицированную форму не позволит в дальнейшем выгрузить такой файл (электронный документ), или же будет произведена выгрузка без самостоятельно введенных и разработанных реквизитов (с потерей данных).

Соответственно, решая вопрос с указанием ИКЗ в Акте приемки (ф. 0510452), необходимо соблюдать установленную унифицированную форму (структуру) документа.

Если Акт приемки (ф. 0510452) формируется на бумажном носителе, указать ИКЗ можно в любом удобном месте (например, в конце заголовочной части).

Однако если Акт приемки (ф. 0510452) формируется в виде электронного документа, рекомендуем использовать другой прием. Поскольку в Акте приемки (ф.0510452) нет строки / графы "Примечание", "Особые отметки" или иного похожего реквизита, оптимальный вариант, на наш взгляд, – воспользоваться строками "Приложение N___" в оформляющей части электронного документа и указать в нем наименование документа произвольной формы или прикрепленной скан-копии такого документа, в котором содержится ИКЗ (служебную записку, сведения об ИКЗ, копию электронного документа Акта приемки (ф. 0510452) на бумажном носителе с написанным на копии собственноручно ИКЗ). Выбор документа-приложения для указания ИКЗ закрепите в учетной политике (правилах документооборота).