Налогоплательщик проводит выездное ресторанное обслуживание со спецификацией "алкоголь и конфеты". Какими документами оно оформляется? Это будут представительские расходы. А если в отчете по представительским расходам указать "прием гостей (контрагентов)", то не нужно ли будет с участников встречи удерживать НДФЛ? Нужно ли вычислять процент представительских расходов от ФОТ (фонд оплаты труда)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При приеме гостей (контрагентов) в ресторане расходы на алкоголь и конфеты можно учесть как представительские расходы в размерах, не превышающих 4% от ФОТ. С них и представителей налогоплательщика не удерживается НДФЛ при наличии подтверждающих официальный статус переговоров документов. 

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Это общее правило, и оно касается в том числе представительских расходов.

Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ.

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

При этом не имеют значения места проведения указанных мероприятий (в офисе или на выезде).

В пункте 2 ст. 264 НК РФ указано, что к представительским расходам относятся расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;
• официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В письме Минфина России от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49848 указано, что к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации.

Обратите внимание: к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний, имеется в виду, для указанных лиц.

В письме Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 подчеркивается, что завтрак, обед или ужин должны проводиться именно в качестве официального мероприятия (правда, не поясняется, в чем заключается эта официальность). Если это условие соблюдено, то, например, расходы на прием в ресторане признаются представительскими расходами.

В письме Минфина России от 22.01.2019 N 03-03-06/1/3120 отмечается, что в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать в том числе и спиртные напитки (добавим и кондитерские изделия).

По аналогичному поводу в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 по делу N А55-14189/2012 судьи указали, что ст. 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, то есть этот перечень определяет сам налогоплательщик.

При этом необходимо документальное подтверждение фактических затрат в виде представительских расходов, а также их производственной необходимости. Минфин в письме N 03-03-06/1/3120 указал, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
• цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
• иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Конкретного перечня таких подтверждающих первичных документов нет, налогоплательщик сам устанавливает, какие из первичных документов можно отнести к подтверждающим (смотрите письма Минфина России от 18.02.2021 N 03-03-06/1/11266, от 21.09.2020 N 03-03-07/82582, от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288).

Например, это могут быть документы на приобретение алкоголя и конфет, хронологически соответствующие проведению мероприятия.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

По вопросу обложения НДФЛ в письмах Минфина России от 25.03.2019 N 03-07-11/19838, от 11.12.2012 N 03-04-06/4-348 сказано, что если оплата организацией различных расходов в рамках проведения представительских мероприятий осуществляется в интересах физических лиц - участников таких мероприятий, то указанная оплата признается доходом таких лиц, полученным в натуральной форме, а суммы такой оплаты подлежат обложению НДФЛ.

Но в прочих случаях (в частности, если участие работников в проводимых организацией представительских мероприятиях является для них обязательным и связано с исполнением работниками трудовых обязанностей, как обычно и бывает) оплата организацией различных расходов в рамках проведения представительских мероприятий не является доходом указанных лиц и не подлежит обложению НДФЛ.

При этом обязательность участия работника в проводимых представительских мероприятиях определяется, в частности, наличием приказа по организации о проведении соответствующего представительского мероприятия, утвержденного перечня работников, принимающих в нем участие, наличием непосредственной связи между вопросами, являющимися предметом переговоров, в рамках которых проводится представительское мероприятие, и служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом договоре (контракте) с работником, принимающим участие в представительском мероприятии.

То есть эти факты должны быть отражены в отчете о проведении мероприятия.

С гостей мероприятия НДФЛ также не удерживается, так как налогоплательщик не имеет с ними каких-либо договорных отношений, в результате которых он мог бы стать налоговым агентом, а также не ведет в отношении них персонифицированного учета. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подкопаев Михаил 

Ответ прошел контроль качества 

4 августа 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.