Общий порядок: как, кому и сколько

"ГОРЯЧАЯ" ТЕМА: ОТПУСК БЕЗ ЗАГВОЗДОК

Летом многие сотрудники уходят в отпуск. В связи с чем работы у бухгалтера прибавляется. Ведь ему необходимо рассчитать отпускные. Сделать это подчас бывает не так-то просто. В этой статье мы рассмотрим общий порядок начисления данных выплат. Естественно, с учетом последних изменений законодательства и разъяснений ведомств. И разумеется, не оставим без внимания налогообложение и бухгалтерский учет отпускных выплат.

сем сотрудникам компании положен ежегодный оплачиваемый отпуск. В общем случае продолжительность такого отдыха составляет 28 календарных дней. Но некоторые категории работников имеют право на удлиненный оплачиваемый отпуск. Так, к ним относятся несовершеннолетние (31 календарный день), инвалиды (30 календарных дней).

Отпускной стаж, который дает право на отдых, определяют в календарных днях и отсчитывают с момента приема на работу. За каждые 12 месяцев такого стажа сотруднику полагается полный отпуск. Периоды, которые включают в стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, указаны в статье 121 Трудового кодекса. Подробнее об этом читайте на стр. 78 нашего журнала.

При этом первый раз сотрудник может пойти в отпуск после 6 месяцев непрерывной работы в компании. По соглашению сторон возможно предоставление отпуска и до истечения 6-месячного срока. А для отдельных категорий работников согласие на это работодателя не требуется. Например, женщинам перед отпуском по беременности и родами или непосредственно после него(*1). В таком случае отпуск предоставляется независимо от стажа работы у данного работодателя. Для этого женщина должна подать заявление, приложив к нему документ, подтверждающий беременность(*2).

Сотрудники должны ежегодно ходить в оплачиваемый отпуск. Его непредоставление в течение 2 лет подряд запрещено. Однако по разным причинам сотрудник может не успеть отгулять положенный ему по закону отпуск. Тогда за ним сохраняется право на использование всех полагающихся отпусков. Их предоставляют либо в рамках графика отпусков, либо по соглашению сторон. Соблюдать при этом хронологическую последовательность рабочих периодов, за которые используют отпуска, не нужно(*3). Часть неотгулянного отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению сотрудника может быть компенсирована деньгами.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. О времени начала отдыха работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала. Как выполнить данное требование? Можно предложить 2 варианта. Первый — добавить дополнительную графу в график отпусков. В ней работник будет делать запись о том, что ему известна дата начала отпуска. При этом не забудьте, что внесение изменений в унифицированные формы первичной документации должно быть оформлено организационными документами, например приказом руководителя. Вариант второй — составить приказ о предоставлении отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала и ознакомить с документом сотрудника.

Если работник идет в отпуск не по графику, то он должен написать заявление. Если работодатель согласен на внеплановый отдых, то он ставит визу на заявлении "Не возражаю". Кроме того, такой документ понадобится, если в графике обозначен только месяц, в котором сотрудник уходит отпуск. Тогда в заявлении работник должен указать точную дату начала отпуска.

Порядок документального оформления отпуска представлен на схеме.

Отпускной документооборот

Общие правила расчета отпускных

За время пребывания сотрудника в отпуске за ним сохраняется средний заработок. С января текущего года действует новое положение об особенностях порядка исчисления данного показателя(*4). В основном изменения носили технический характер. Они устранили несоответствия с нормами Трудового кодекса, но были и принципиальные поправки. Например, по-другому был изложен порядок учета премий при исчислении отпускных. Подробнее о новом положении вы можете прочитать в номере 2 нашего журнала за этот год.

Итак, расчетным периодом для исчисления отпускных являются 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Календарным месяцем при этом является период с 1-го по 30-е (31-е) число включительно (в феврале — 28-е (29-е) число). Заметим, что коллективным договором может быть установлен и другой расчетный период. Например, 6 месяцев. Главное, чтобы при этом не ухудшалось положение работников. Чтобы это определить, нужно рассчитать средний заработок за период, равный 12 месяцам, и за период, который установлен коллективным договором. Полученные величины необходимо сравнить.

Часто случается, что сотрудник идет в отпуск, отработав в организации менее года. В таком случае расчетным периодом для него будет фактический период работы.

Из расчетного периода исключают время, когда за работником сохранялся средний заработок, он болел, не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон, или если предоставлялся отпуск по беременности и родам и др. Соответственно, начисления за эти периоды не учитывают при исчислении среднего заработка. Кроме того, в расчет не включают выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (в частности, материальную помощь, оплату стоимости проезда, питания, обучения, коммунальных услуг и др.).

Алгоритм расчета отпускных

Порядок расчета отпускных показан на схеме выше. Разберемся с данным порядком на примере.

 Пример
Сотрудник работает в компании с 1 апреля 2007 г. С 3 марта 2008 г. ему предоставлен очередной отпуск на 14 календарных дней. Следовательно, расчетным периодом для исчисления среднего заработка будет период с 1 апреля 2007-го по 29 февраля 2008 г. включительно. С 5 по 14 ноября 2007 г. работник болел, а с 17 по 20 декабря того же года находился в командировке. Значит, сотрудник отработал 9 полных месяцев.
Оклад сотрудника составляет 25 000 руб. За ноябрь 2007 г. ему было выплачено пособие по временной нетрудоспособности — 4965,56 руб. и зарплата за отработанные дни — 16 666,67 руб., а за декабрь средний заработок за время нахождения в командировке — 4678,36 руб. и зарплата — 20 238,1 руб.
Рассчитаем заработок, начисленный за расчетный период:
25 000 руб./мес. x 9 мес. + 16 666,67 руб. + 20 238,1 руб. = 261 904,77 руб.
Определим количество календарных дней в каждом неполном месяце:

• в ноябре — 19,6 календар. дн. (29,4 : 30 x (30 — 10));
• в декабре — 25,6 календар. дн. (29,4 : 31 x (31 — 4)).

Рассчитаем средний дневной заработок сотрудника:
261 904,77 руб. / (29,4 x 9 мес. + 19,6 календар. дн. + 25,6 календар. дн.) = 845,4 руб./календар. дн.
Начисляем отпускные работнику:
845,4 руб. / календар. дн. x 14 календар. дн. = 11 835,6 руб.

Отпускной бухгалтерский...

Суммы начисленных отпускных в бухгалтерском учете относят к расходам по обычным видам деятельности(*5). Если весь отпуск укладывается в один календарный месяц, то сумму отпускных единовременно списывают на затраты следующей проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44... ) КРЕДИТ 70
— начислены отпускные, относящиеся к текущему месяцу.

Если часть отдыха работника приходится на следующий месяц, то сумму отпускных необходимо разделить на 2 части. В расходы текущего месяца следует включить только суммы отпускных, относящиеся к этому месяцу. Оставшуюся часть выплат учитывают так:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70
— начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на следующий месяц.

Когда этот месяц наступит, то данную сумму можно будет включить в себестоимость:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44... ) КРЕДИТ 97
— учтены в расходах отпускные, выплаченные в прошлом месяце.

Некоторые компании формируют резерв на предстоящую оплату отпусков. Тогда ежемесячно бухгалтер компании делает следующую запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44... ) КРЕДИТ 96
— отражены отчисления в резерв на оплату отпусков за текущий месяц.

А предоставление работникам отпусков отражает проводкой:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70
— начислены отпускные за счет резерва.

О тонкостях создания отпускного резерва вы можете прочитать в номере 1 журнала за 2008 год.

... и налоговый учет

Сумму выплаченных работнику отпускных облагают всеми зарплатными налогами и взносами. То есть с нее нужно начислить:

• налог на доходы физических лиц;
• единый социальный налог;
• взносы в Пенсионный фонд;
• взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

НДФЛ удерживают в момент фактической выплаты дохода. То есть уплатить налог компания должна в день получения денег из банка на выплату отпускных или перечисления отпускных на счет работника. Некоторое время назад шли жаркие споры по поводу того, как правильно отражать в справке о доходах (форма N 2-НДФЛ) суммы отпускных, если отдых пришелся на 2 отчетных (налоговых) периода. Сейчас можно сказать определенно: в таком случае сумму отпускных распределять не нужно. При заполнении справки о доходах и налоговой карточки по учету доходов (форма N 1-НДФЛ) отпускные отражают в тех месяцах, в которых они фактически выплачены. Таково последнее слово финансового и налогового ведомств по этому вопросу(*6).

Единый соцналог, взносы в Пенсионный фонд и "по травме" на сумму отпускных исчисляют в том месяце, когда отпускные фактически начислены. Даже если отдых приходится более чем на один месяц. Расходы в виде сумм налогов и сборов, начисленных в установленном законодательством порядке, относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Всю сумму ЕСН, взносов в Пенсионный фонд и "по травме" включают в расходы для целей налогообложения одновременно в момент начисления (при методе начисления) или в момент уплаты (при кассовом методе).

При расчете налога на прибыль отпускные учитывают в составе расходов на оплату труда. При методе начисления данные затраты признают ежемесячно. То есть отпускные расходы учитывают в том месяце, на который приходится время отпуска, независимо от того, когда деньги были фактически выплачены. Таким образом, если отдых сотрудника выпадает на 2 месяца, то сумму отпускных нужно распределить пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый месяц. Данный порядок действует и в том случае, если отпуск растянулся на 2 налоговых периода(*7). По мнению Минфина России, распределять отпускные не нужно, только если отпуск полностью приходится на один отчетный период (квартал). Однако, несмотря на это, с целью сближения бухгалтерского и налогового учета целесообразнее все-таки делить отпускные между месяцами.

При кассовом методе все просто: отпускные учитывают в расходах в момент их выплаты из кассы или списания денег с расчетного счета компании на банковскую карту сотрудника(*8).