Налогообложение при возмещении сотруднику потраченных им средств на покупку билетов в командировку

Работник был направлен в служебную командировку. Гражданин сначала купил авиабилеты, а на следующий день ему перечислили деньги в подотчет.
Можно ли принять к вычету НДС по авиабилетам? Правомерно ли компенсировать командировочные расходы работнику, если он приобрел билеты за свой счет, а только потом получил деньги в подотчет?

На практике возникают ситуации, когда работники первоначально расходуют свои личные средства, а потом отчитываются за них, и уже после этого организация компенсирует расходы. Хотя законодательством это не запрещено, но норм, регламентирующих такой порядок выдачи денег на хозяйственно-операционные расходы или командировку, не существует. Соответственно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок и сроки составления авансового отчета для такой ситуации. Отметим также, что для случаев, когда сотрудник аванс на хозяйственные расходы не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Ведь форма АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Поэтому, по нашему мнению, организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах (при этом никто не запрещает выбрать форму N АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55)).

Также следует учитывать, что, по сути, денежные средства, выданные работнику на компенсацию расходов, осуществленных им за счет собственных средств, нельзя назвать авансом, а сотрудника - подотчетным лицом. Работнику в такой ситуации не за что отчитываться перед организацией. Фактически он ее кредитует.

С точки зрения гражданского законодательства кредитор обязан принять исполнение, предложенное за должника третьим лицом, если исполнение обязательства возложено должником на указанное третье лицо (п. 1 ст. 313 ГК РФ). Согласно ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Соответственно, работодателю необходимо будет впоследствии одобрить сделку по приобретению работником товаров, работ или услуг, оплаченную сотрудником из собственных средств, чтобы приобретенное имущество (результат работ, услуга) перешла в собственность (считалась оказанной) работодателю, а не работнику. Полагаем, что об одобрении работодателем сделок, совершенных работниками за их счет, но в интересах работодателя, могут свидетельствовать:

- заявление сотрудника с просьбой компенсировать произведенные расходы, утвержденное руководителем;

- отчет сотрудника об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату товаров (работ, услуг).

Нормы НК РФ не ставят правомерность учета командировочных расходов на командировки и возможность принятия к вычету НДС по таким расходам в зависимость от факта выплаты аванса. Такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, а НДС по ним принят к вычету в случае их обоснованности, документального подтверждения и направленности на получение дохода (ст. 252, 171, 172 НК РФ). Прямых разъяснений контролирующих органов по этой теме, к сожалению, обнаружить не удалось. Отсутствуют и материалы судебной практики, вероятно, в связи с тем, что споров по данной теме не возникает на практике.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Вопрос: Каким образом в организации оформить возмещение расходов сотруднику, который приобрел за счет собственных средств и в интересах организации МПЗ при условии, что денежные средства не выдавались под отчет? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2022 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

6 ноября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.