Письмо Минфина России от 17 января 2020 г. N 02-06-10/2185 Об отражении в учете суммы произведенных подотчетным лицом расходов

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент), рассмотрев письмо (далее - письмо), в рамках своей компетенции сообщает следующее.

В соответствии с Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 329, Минфин России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере бюджетной деятельности, при этом Минфину России не предоставлено право официального толкования законодательных или иных нормативных правовых актов.

Кроме того, в Минфине России, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных операций.

Вместе с тем Департамент полагает возможным обратить внимание на отдельные положения законодательства Российской Федерации, в том числе на положения нормативно-правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского (бюджетного) учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Согласно статье 9 федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) совершение факта хозяйственной жизни подтверждается первичным учетным документом.

Пунктом 7 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), также определено, что основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы.

К фактам хозяйственной жизни относятся сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (статья 3 Закона N 402-ФЗ).

Принятие к бухгалтерскому учету расходов, произведенных подотчетными лицами, является фактом хозяйственной жизни, подлежащим оформлению бухгалтерскими записями в учете.

В соответствии с пунктом 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

При этом отражение корреспонденций в бухгалтерском учете в отсутствие первичных учетных документов законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Требования к оформлению первичных учетных документов, установленные законодательством Российской Федерации, обязательны к применению при совершении сделок на территории Российской Федерации.

В случае осуществления расходов по сделкам за границей Российской Федерации, при оформлении указанных сделок применяется законодательство соответствующей страны пребывания подотчетного лица.

Регламентация порядка осуществления расходов представителями за границей Российской Федерации, а также предоставления отчета о произведенных ими расходах (в том числе, в случае, когда законодательством страны пребывания не предусмотрено оформление кассовых чеков при осуществлении платежа наличным денежным расчетом и (или) расчетом с использованием платежных карт), по мнению Департамента, устанавливается актами работодателя (наймодателя), направляющего своего сотрудника в качестве представителя для выполнения работы вне территории Российской Федерации.