Приказ Федерального архивного агентства от 11 февраля 2014 г. N 13 "О приеме в РГАЭ документов по личному составу организаций - источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ и порядке проведения этой работы"
В связи с отсутствием свободных площадей в архивохранилищах ГА РФ и РГАЛИ для осуществления приема документов по личному составу от ликвидированных министерств и ведомств СССР, РСФСР и Российской Федерации, приказываю:
1. РГАЭ (Е.А. Тюрина) организовать прием в архивохранилище в поселении Вороновское (Новая Москва) на временное хранение в сроки, определенные заранее согласованным графиком, документов по личному составу организаций - источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ, их учет и использование.
2. ГАРФ (С.В. Мироненко), РГАЛИ (Т.М. Горяева) обеспечить:
2.1. Представление в РГАЭ описей дел по личному составу, согласованных соответственно ЭПК ГА РФ и РГАЛИ, не позднее чем за 2 недели до начала работ по приему документов.
2.2. Участие представителей ГА РФ и РГАЛИ в приеме-передаче профильных им документов в РГАЭ.
2.3. Устранение в 2-х недельный срок недостатков в описании и учете дел, если таковые будут выявлены по результатам приема документов на временное хранение в РГАЭ.
3. Установить, что акт приема-передачи документов с прилагаемым к нему листом проверки наличия и состояния дел при приеме составляется РГАЭ в 3-х экз., подписывается тремя сторонами - РГАЭ, ведомством и соответственно ГА РФ или РГАЛИ.
4. Утвердить Порядок планирования передачи на временное хранение в РГАЭ и учета документов по личному составу организаций - источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ (прилагается).
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П. Тарасова
Руководитель Росархива | А.Н. Артизов |
Приложение
к приказу Федерального
архивного агентства
от 11 февраля 2014 г. N 13
Порядок
планирования передачи на временное хранение в РГАЭ и учета документов по личному составу организаций - источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ*
1. ГА РФ и РГАЛИ ежегодно в период до 1 октября направляют в РГАЭ сведения об объемах документов по личному составу организаций - источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ, планируемых к передаче в РГАЭ в течение года.
РГАЭ не позднее 1 ноября года, предшествующего планируемому, на основании представленной информации и исходя из производственных возможностей составляет годовой план-график приема с поквартальной разбивкой, отражающий согласованные с ГА РФ и РГАЛИ объемы и сроки приема документов.
2. Переданные на временное хранение в РГАЭ документы по личному составу организаций - источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ учитываются только РГАЭ в отдельном списке фондов РГАЭ для документов по личному составу ГА РФ и РГАЛИ (далее - отдельный список фондов РГАЭ) за номерами, которые присвоены фондам этих организаций в ГА РФ и РГАЛИ, с добавлением индекса "Л" после номера фонда.
3. В целях составления итоговой записи к отдельному списку фондов РГАЭ указанные фонды нумеруются в валовом порядке (через дробь к номеру фонда). Валовая нумерация носит вспомогательный характер и не является составной частью номера фонда.
4. Общее количество фондов, хранящихся в РГАЭ, учитывается путем суммирования данных итоговых записей отдельного списка фондов РГАЭ и списка фондов РГАЭ и отражается в паспорте РГАЭ в строке 105, графе 2 "Количество ед.хр. документов по личному составу".
5. В шифры дел по личному составу добавление индекса "Л" проводится по мере их выдачи из архивохранилищ.
6. Ссылки на документы по личному составу, учтенные в отдельном списке фондов РГАЭ, оформляются в установленном порядке в соответствии с местом хранения фондов и их индексацией, например:
РГАЭ, ф. 10025Л, ...
РГАЭ, ф. Р-9635Л, ...
7. ГА РФ и РГАЛИ сведения о месте хранения профильных им документов по личному составу включает в соответствующие справочники системы НСА со ссылкой на РГАЭ.
______________________________
* Документы по личному составу организаций - источников комплектования ГА РФ, РГАЛИ могут передаваться на временное хранение в РГАЭ только после приема их документации по основной деятельности в ГА РФ, РГАЛИ и присвоения номера фонда организации по списку фондов ГА РФ, РГАЛИ.
Обзор документа
Документы по личному составу ликвидированных министерств и ведомств СССР, РСФСР и Российской Федерации решено временно разместить в архивохранилище в поселении Вороновское (Новая Москва).
Это обусловлено тем, что в архивохранилищах ГА РФ и РГАЛИ отсутствуют свободные площади.
Урегулирован порядок планирования передачи на временное хранение и учета указанных документов.