Проект Приказа Федерального архивного агентства "Об утверждении примерного положения об архиве организации" (подготовлен Росархивом 19.02.2018)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034),

приказываю:

1. Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 18 августа 1992 г. N 176 "О примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия".

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного агентства
от _________2017 г. N ____

Примерное положение об архиве организации

I. Общие положения

1. Примерное положение об архиве организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее - Архив организации).

3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация (далее - соответствующий архив).

4. На основе Примерного положения организация разрабатывает положение об Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях*(1), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и по личному составу организаций - предшественников (при их наличии);

в) личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (микрофотокопии и другие копии документов, в том числе на электронных носителях, необходимые для практической работы организации) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:

7.1.  Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II Примерного положения.

7.2.  Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3.  Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4.  Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5.  Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий архив.

7.6.  Методическое руководство и контроль формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачи их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1.  Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2.  Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3.  Представляет в соответствующий архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации*(2).

8.4.  Осуществляет систематизацию и размещение документов, образовавшихся в деятельности организации, поступающих на хранение в Архив организации.

8.5.  Готовит и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения, государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6.  Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий архив.

8.7.  Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.8.  Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов Архива организации в соответствии с установленными правилами.

8.9.  Организует выдачу документов из архивохранилища, копий документов работникам организации, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам, иным пользователям.

8.10.  Исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.11.  Обеспечивает защиту сведений ограниченного доступа, содержащихся в архивных документах при организации работы и использовании документов архива организации.

8.12.  Ведет учет использования документов Архива организации.

8.13.  Создает фонд пользования документов Архива организации и организует его использование.

8.14.  Ведет и совершенствует справочно-поисковые средства к документам Архива организации.

8.15.  Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.16.  Консультирует юридических и физических лиц по вопросам местонахождения архивных документов.

8.17.  Участвует в разработке нормативных и методических документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.18.  Оказывает методическую помощь:

а)  службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б)  структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

8.19.  Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

V. Права

9. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, входящим в компетенцию Архива организации;

г) требовать от структурных подразделений организации своевременной передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

-------------------------------------------

*(1) Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

*(2) Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).