Доработанный текст проекта Приказа Министерства юстиции РФ "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78" (подготовлен Минюстом России 09.02.2018)

Досье на проект

УТВЕРЖДЕНЫ
решением Правления Федеральной нотариальной палаты
от _______________ N _____

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Министерства юстиции Российской Федерации
от _______________ N _____

Изменения, вносимые в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78

В Правилах нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78 (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N 32095), с изменениями, внесенными приказом Минюста России от 21.12.2016 N 297 (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883):

1) абзац первый пункта 1 изложить в следующей редакции:

"1. Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (далее - Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, применением печатей и замены печатей нотариусов, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры и журналы единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 02.06.2014, приказом Минюста России от 17.06.2014 N 128 (зарегистрирован Минюстом России 18.06.2014, регистрационный N 32711 и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 02.06.2014, приказом Минюста России от 17.06.2014 N 129 (зарегистрирован Минюстом России 18.06.2014 N 32716).";

2) в абзаце четвертом пункта 7 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

3) пункт 9 дополнить словами "за исключением организационно-распорядительных документов, подлежащих специальному учету (приказы по личному составу, распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса)";

4) в пункте 13:

а) в подпункте "б" после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

б) подпункты "е" и "з" дополнить словами "(при наличии)";

в) дополнить подпунктом "к" следующего содержания:

"к) сведения об адресате (при наличии сведений).";

г) абзац одиннадцатый изложить в следующей редакции:

"Реквизиты, указанные в настоящем пункте, могут располагаться в произвольном порядке.";

д) в абзаце двенадцатом слова "в подпунктах "а" - "ж"" заменить словами "в подпунктах "а" - "д"";

5) в первом предложении абзаца второго пункта 21 слова "(приложение N 3)" исключить;

6) пункт 22 дополнить словами: ", а также образы электронных документов на бумажном носителе, а также отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящаяся в открытом доступе, в случаях, предусмотренных Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным приказом Минюста России от 30.08.2017 N 156 (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный N 48092)";

7) в пункте 23:

а) слова "приложение 4" заменить словами "приложение N 34";

б) дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме.";

8) пункт 27 дополнить абзацем четвертым следующего содержания:

"В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения письменно сообщается обратившемуся лицу.";

9) раздел 5 дополнить пунктом 30.1 следующего содержания:

"Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме.

10) в пункте 31:

а) слова "приложение 5" заменить словами "приложение N 35";

б) дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме.";

в) абзац второй считать абзацем третьим.

11) в пункте 32:

а) после слова "непосредственно" дополнить словами "заявителю или";

б) после слов "по почте" дополнить словами ", а также электронной почте."

12) Главу V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса изложить в новой редакции:

"Глава V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса"

35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022, Указом Президента Российской Федерации от 22.07.2002 N 767 "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3036), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III), ст. 5587), ГОСТом Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).

36. На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

38. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене:

при изменении нотариального округа нотариуса, наименования нотариального округа, указанных на печати;

при изменении наименования государственной нотариальной конторы, указанного на печати;

изменения фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса;

при наличии на печати нечитаемого текста и иных дефектов;

утраты печати.

О необходимости замены печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в указанных в настоящем пункте случаях нотариус уведомляет нотариальную палату и территориальный орган.

В случаях указанных в настоящем пункте выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется территориальным органом в течение одного рабочего дня после получения печати от специализированного полиграфического или штемпельно-граверного предприятия - изготовителя.

38.1. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене при централизованной замене печатей нотариусов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с утверждением нового образца таких печатей в сроки и порядке, установленные Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Минюстом России.

Выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации при ее централизованной замене осуществляется территориальным органом, который ведет учет актов сдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и учет актов выдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

38.2. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит изъятию при прекращении полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы.

В случае изъятия печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с увольнением нотариуса из государственной нотариальной конторы, прекращения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган не позднее 30 дней со дня увольнения, прекращения полномочий.

38.3. В случаях, предусмотренных пунктами 38 - 38.2 Правил, за исключением случая утраты нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печать, подлежащая замене или изъятию, передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса, составленному в двух экземплярах (приложение N 6).

При утрате нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариус в уведомлении в территориальный орган указывает обстоятельства утраты печати.

Подлежащая замене печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган одновременно с получением новой печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При сдаче печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации печать приводится в состояние, делающее невозможным ее дальнейшее использование, путем нанесения надрезов.

Переданная нотариусом печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации остается на хранении до момента ее уничтожения в территориальном органе в запечатанном конверте, который скрепляется подписью уполномоченного лица, принимающего печать и нотариуса ее сдающего, в конверт также помещается один экземпляр листа с шестью оттисками печати, произведенными при ее сдаче в территориальный орган до нанесения надрезов, делающих невозможным ее дальнейшее использование.

38.4. При получении печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариус оставляет в территориальном органе три экземпляра листов с шестью оттисками печати и образцами подписей нотариуса на каждом. Один экземпляр остается в делах территориального органа, один экземпляр подлежит направлению в Министерство юстиции Российской Федерации, один экземпляр подлежит направлению в нотариальную палату.

39. Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации утверждается территориальным органом.

Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в номенклатурное дело территориального органа.

40. При оформлении документов (документировании) нотариусом, занимающимся частной практикой, или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий; нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы.

41. Личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы могут быть угловыми или продольными.

Личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и имеют следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность нотариуса; фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.

В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса и бланках государственной нотариальной конторы также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса и бланка государственной нотариальной конторы размещаются центрованно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

Организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

42. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление или дописывание части номера с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия (полностью или частично), даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа), суммы освобождения от уплаты государственной пошлины (нотариального тарифа), суммы, взысканной платы за услуги правового и технического характера при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

43. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в территориальный орган. Неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки, а также бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (приложение N 7). Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

13) абзац пятый пункта 51 изложить в следующей редакции;

"В графе 5 номенклатуры дел "Примечание" проставляются отметки о неначатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные пометки.";

14) в пункте 54:

а) в первом абзаце после слов "По окончании года" дополнить словами "или в случае прекращения полномочий нотариуса в течение календарного года";

а) во втором и третьем абзацах после слова "дел" дополнить словами "(частей, томов)";

б) в абзаце четвертом после слов "наследственные дела" дополнить словами "(части, тома)".

15) в абзаце первом пункта 60 слова "постановления о приостановлении совершения нотариальных действий" исключить;

16) пункт 64:

а) в абзаце третьем после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

б) абзац шестой дополнить предложениями следующего содержания: "Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: "Номенклатура дел на 2017 год"). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записей в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника.";

17) в пункте 70:

а) абзац третий изложить в следующей редакции:

"По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, за соответствующий год (приложения N 11 и N 12), опись наследственных дел (приложение N 17), опись дел, срок хранения которых не установлен (приложение N 37), а также акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 13).";

18) в абзаце первом пункта 73 слова "и территориального органа" исключить;

19) абзац второй пункта 76 после слов "При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле" дополнить словами "перед новым листом-заверителем. Старый лист-заверитель не нумеруется.";

20) пункт 77

а) в абзаце втором слова "отчествами", "отчество", "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

б) в абзаце третьем слова "и подшитых к нему" исключить;

21) пункт 80 изложить в следующей редакции:

"80. В течение двух месяцев после окончания календарного года составляются отдельные описи на оконченные дела постоянного хранения (приложение N 11), оконченные дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 12), наследственные дела, оконченные в соответствующем году (приложение N 17), дела, срок хранения которых не установлен (приложение N 37).";

22) пункт 97 дополнить абзацами третьим - четвертым следующего содержания:

"Журнал передачи полномочий ведется в электронной форме в соответствии с Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Минюста России от 29.06.2015 N 148 "Об утверждении Порядка замещения временно отсутствующего нотариуса" (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2015, регистрационный N 37822) и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным приказом Минюста России от 17.06.2014 N 129 "Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата" (зарегистрирован Минюстом России 18.06.2014, регистрационный N 32716).

Если учет передачи полномочий в журнале передачи полномочий в электронной форме невозможен по объективным причинам нотариус учитывает передачу полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий дел нотариуса и печати на бумажном носителе (приложение N 19) с указанием причин, по которым регистрация передачи полномочий в электронной форме невозможна, в том числе: отсутствие возможности внесения сведений в единую информационную систему нотариата по техническим причинам (например: отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", к единой информационной системе нотариата в связи с плановыми профилактическими работами).";

23) в пункте 99 абзац восьмой изложить в следующей редакции:

"В случае временного отсутствия нотариуса (от 21 календарных дней до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, наследственные дела для дальнейшего производства, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел подлежат передаче нотариусом другому нотариусу.";

24) добавить пункт 99.1 следующего содержания:

"99.1. При сложении полномочий нотариусом по собственной инициативе, нотариус обязан ко дню прекращения полномочий подготовить номенклатурные дела к архивному хранению в порядке, предусмотренном настоящими Правилами, индивидуальную номенклатуру с описью дел и итоговой записью для их последующей передачи.

При прекращении полномочий нотариуса по иным причинам указанные номенклатурные дела готовит комиссия. Данная комиссия создается нотариальной палатой в течение пяти рабочих дней со дня прекращения полномочий нотариуса.

Не подлежат передаче номенклатурные дела, предусмотренные разделом 01 Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Минюста России от 19.12.2013 N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940), состоящие из документов, относящихся к нотариусу как к налогоплательщику и (или) работодателю, которые невозможно передать иному лицу в случае сложения полномочий, в том числе при назначении в другой нотариальный округ.";

25) пункт 107 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

"При передаче дел в случаях, предусмотренных абзацем восьмым пункта 99 Правил, акт передачи дел подписывается нотариусом, передающим дела, и нотариусом, принимающим дела, без утверждения акта нотариальной палатой или территориальным органом. Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится у нотариуса, передавшего дела, другой - у нотариуса, принявшего дела на временное хранение.";

26) абзац первый пункта 111 изложить в следующей редакции: "Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов (приложение N 13), составляемый в двух экземплярах.";

27) в пункте 113 слова "и территориальный орган" исключить;

28) в пункте 116:

а) слова "и территориальный орган" исключить;

б) слова "остальные передаются" заменить словами "другой передается";

29) пункт 130 изложить в следующей редакции:

"130. После выдачи всех соответствующих свидетельств о праве на наследство всем наследникам на все наследственное имущество, сведения о котором имеются в наследственном деле, и в установленных законом случаях свидетельства о праве собственности пережившему супругу, производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил).";

30) в пункте 131:

а) абзац второй изложить в следующей редакции:

"а) нотариусу поступило решение суда, вступившее в законную силу, разрешившее по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня поступления нотариусу вступившего в законную силу решения суда;";

б) абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"в) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство в течение 3 лет со дня открытия производства по наследственному делу;";

31) абзац одиннадцатый подпункта а пункта 133 изложить в следующей редакции:

"свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов по заявлению пережившего супруга;";

32) пункт 136 изложить в новой редакции:

"136. Если нотариус, в компетенцию которого входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется нотариусу, указанному в заявлении лица (лиц) принявшего наследство, а при отсутствии согласия лиц, принявших наследство, или их заявления - нотариусу по месту открытия наследства по усмотрению нотариуса, передающего наследственное дело. Одновременно с направлением наследственного дела другому нотариусу в бумажной форме, нотариус, передающий дело направляет его соответствующему нотариусу в электронной форме в соответствии с пунктом 140 Правил.";

33) пункт 137 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Нотариус, передавший наследственное дело по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле "Особые отметки" реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин передачи наследственного дела.";

34) пункт 138 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле "Особые отметки" реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин получения наследственного дела.";

35) пункт 140 изложить в новой редакции:

"Направление копии наследственного дела от одного нотариуса другому нотариусу осуществляется путем создания отправителем электронного образа наследственного дела, который включает в себя электронные образы всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя и направления адресату с использованием единой информационной системы нотариата.

При невозможности направления копии наследственного дела в электронной форме, копия наследственного дела направляется в следующем порядке:

снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе - внутренней описи;

прошиваются листы копий документов;

нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.";

36) в пункте 141 слова "нотариусу" исключить;

37) наименование "Вексельные протесты" признать утратившим силу;

38) пункты 162 - 166 признать утратившими силу;

39) пункт 167 изложить в следующей редакции:

"167. Реестр регистрации нотариальных действий, реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, направленных в электронной форме и реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью используются в течение календарного года.

Одновременно нотариус может вести несколько томов реестра регистрации нотариальных действий. При одновременном ведении нескольких томов реестра регистрации нотариальных действий нотариус издает приказ, в котором назначает помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, ответственное за ведение томов реестров регистрации нотариальных действий.

При заведении нового тома реестра регистрации нотариальных действий издается дополнительный приказ. Нотариус вправе самостоятельно осуществлять записи в любом томе реестра регистрации нотариальных действий, независимо от того, на какого помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, возлагается ответственность за ведение тома. При увольнении помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, на которое возложена ответственность за ведение тома реестра регистрации нотариальных действий, нотариус вправе возложить ответственность за ведение данного тома на нового помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса.

При ведении реестра регистрации нотариальных действий каждому тому присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3.

По окончании тома реестра регистрации нотариальных действий нотариус заводит следующий по порядку том реестра.

При регистрации нотариальных действий в каждом томе реестра регистрации нотариальных действий применяется нумерация от единицы до последнего порядкового номера записи нотариального действия в томе реестра.

Нотариус вправе вести одновременно один том реестра регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, направленных в электронной форме и один том реестра списков участников обществ с ограниченной ответственностью";

40) Главу XIII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, изложить в новой редакции:

"Глава XIII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, изложить в новой редакции

179. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.

180. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители территориального органа и нотариальной палаты.

181. Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.

В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.

182. В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, подлежащего проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).

183. Утвержденные ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика, в том числе посредством его размещения на официальном сайте территориального органа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

184. Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней в пределах рабочего времени нотариуса. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

185. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются территориальным органом не позднее, чем за 7 дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается территориальным органом не позднее, чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

186. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.

187. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

188. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки. При невозможности участия члена комиссии в проведении проверки в состав комиссии вносится изменения.

189. В ходе плановой проверки проводится выборочная проверка номенклатурных дел за предшествующие проверке четыре года.

В ходе проверки комиссия вправе делать копии документов, в случае, если в них не содержится информация о персональных данных и(или) сведения, составляющие нотариальную тайну.

Предметом контроля в ходе плановой проверки являются следующие вопросы:

1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;

2) наличие описей дел постоянного и временного сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность их предоставления в нотариальную палату;

3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного срока хранения;

4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;

5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;

6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;

7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.

Перед проведением плановой проверки нотариальная палата предоставляет членам комиссии справку, содержащую сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, а также сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных несвоевременно.

Комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в единой информационной системе нотариата, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил.

190. По итогам проверки составляется справка (приложение N 36), в которой указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен;

адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений в электронной форме;

место нахождения нотариальной конторы;

замечания, выявленные в ходе проверки, с описанием нарушения и указанием нарушенной нормы Правил;

предложения по результатам проверки;

особое мнение членов комиссии (при наличии);

сведения о наличии возражений проверяемого по итогам проверки.

Выявленные и исправленные в ходе проведения проверки нарушения Правил включаются в справку с пометкой "устранено в ходе проверки".

191. Комиссия вправе отразить в справке по итогам проверки положительный опыт соблюдения Правил нотариусом.

192. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее 14 рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку.

Справка передается нотариусу, в отношении которого проводилась проверка, для ознакомления в течение одного рабочего дня после ее подписания. Справка может передаваться нотариусу лично, нарочным, направляться по почте или электронной почте

По итогам проверки Комиссия вправе принять следующие решения (одно или несколько), которые отражаются в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;

3) назначить повторную проверку;

4) направить материалы проверки в нотариальную палату для решения вопроса о возможности привлечения нотариуса к дисциплинарной ответственности в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации.

В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных нарушений Правил, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

192.1. В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями Комиссии, указанными в справке по итогам проверки, он вправе представить возражения в течение трех рабочих дней, со дня получения справки, которые прилагаются к справке по итогам проверки. Возражения могут быть направлены нотариусом в электронной форме на адреса электронной почты нотариальной палаты и территориального органа, указанные в справке.

При наличии возражений на отраженные в справке по итогам проверки нарушения Правил со стороны нотариуса и/или особого мнения члена (членов) комиссии, комиссия повторно рассматривает справку по итогам проверки в течение 30 рабочих дней со дня поступления возражений.

Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.

Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки по итогам проверки не препятствует ее рассмотрению.

Решение комиссии по итогам рассмотрение возражений отражается в дополнении к справке и направляется нотариусу, в нотариальную палату и территориальный орган в течение трех рабочих дней.

192.2. Экземпляры справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

192.3. В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению нарушений Правил в территориальный орган и нотариальную палату.

Невыполнение нотариусом решения комиссии о необходимости устранить выявленные нарушения, является основанием для проведения повторной проверки. В этом случае решение о проведении повторной проверки принимается территориальным органом по согласованию с нотариальной палатой. При проведении повторной проверки комиссией проверяются вопросы применения норм Правил, по которым были выявлены нарушения при проведении плановой проверки.

Персональный состав комиссии, дата начала повторной проверки и вопросы, по которым проводится повторная проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 184 Правил в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении повторной проверки.

Повторная проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил, с учетом особенностей повторной проверки.

193. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по независящим от комиссии причинам (например: болезнь, отпуск нотариуса). При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется справка, содержащая помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

По итогам повторной проверки комиссия принимает одно из следующих решений, которое отражается в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) направить материалы проверки в нотариальную палату для решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации.

194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса нарушений Правил, нотариальной палатой могут быть применены меры дисциплинарной ответственности к нотариусу, допустившему:

1) систематические нарушения Правил, то есть одни и те же нарушения, выявленные двумя проверками;

2) утрату номенклатурных дел или их части;

3) неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата нотариального действия не в день его совершения без объективных причин.

195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.

195.1 Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки. Персональный состав комиссии, дата начала внеплановой проверки и вопросы, по которым проводится внеплановая проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 184 Правил в течении трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении внеплановой проверки.

Внеплановая проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил, с учетом особенностей внеплановой проверки.

196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190 - 193 Правил.

В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений Правил территориальный орган и нотариальная палата назначают повторную проверку нотариуса, допустившего их нарушения.";

41) в пункте 200:

а) дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.";

б) абзац второй считать абзацем третьим ;

42) в пункте 201:

а) абзац первый дополнить следующими словами: ",за исключением случаев получения нотариусом информации из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров.";

б) в абзаце втором слова "или в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов" исключить;

в) абзац третий признать утратившим силу;

г) в абзацах четвертом - шестом слово "Электронный" исключить.

43) в абзаце первом пункта 203 слова "в соответствии с" заменить словами "в случаях, установленных";

44) в пункте 204:

а) абзац первый дополнить словами ", при этом файлы электронного дела по окончании календарного года записываются на отчуждаемый машинный носитель (CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для переноса информации), который помещается в бумажный конверт)".

б) дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Отчуждаемый машинный носитель, помещенный в бумажный конверт, формируется в номенклатурное дело, которое оформляется в соответствии с пунктом 62 Правил без нумерации листов и составления внутренней описи.";

45) в приложении N 2 после слова "отчество" добавить слова "(при наличии)";

46) приложения N 3-5 признать утратившими силу;

47) в приложении N 6 после слов "отчество", "отчество", "отчества" добавить слова "при наличии";

48) в приложении N 7 после слов "отчество", "отчества" добавить слова "при наличии";

49) в приложении N 8 после слов "отчество", "отчество" добавить слова "при наличии";

50) в приложении N 9:

а) после слова "отчество" добавить слова "(при наличии)";

б) после строки с заголовком "Временного (до 10 лет включительно)" дополнить строкой с наименованием "Срок хранения, которых не установлен";

51) в приложении N 10 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

52) в приложении N 11 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

53) в приложении N 12 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

54) в приложении N 13:

а) слова "Утверждаю Наименование органа нотариальной палаты" заменить словами "Утверждаю Наименование органа и должность";

б) слова "Утверждаю Начальник территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (подпись) (фамилия, имя, отчество) "___" _____________ 20__ г." исключить;

в) после слов "отчество", "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

г) слова "Одобрен Экспертной комиссией" заменить словами "Согласован Экспертной комиссией";

55) в приложении N 17:

а) после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

б) дополнить таблицу графой 2 с наименованием "номер наследственного дела";

в) графы 2 - 6 считать графами 3 - 7;

56) в приложении N 18 после слов "отчество", "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

57)приложение N 19 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 19

Образец журнала учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати

Журнал учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати

N п/п	Номер и дата приказа о замещении нотариуса	Сдача полномочий, дел и печати		Подписи		Основания передачи полномочий, предусмотренные перечнем уважительных причин, причины невозможности передачи полномочий в электронной форме	Прием полномочий, дел и печати		Подписи
		дата, время	номер тома реестра, передаваемый неиспользованный номер записи по реестру	нотариус	лицо, исполняющее обязанности нотариуса		дата, время	номер тома реестра, принимаемый неиспользованный номер записи по реестру	лицо, исполняющее обязанности нотариуса	нотариус
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

58) приложение 20 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 20

Образец акта приема-передачи дел на временное хранение

Утверждаю
(наименование органа нотариальной палаты)
(подпись)		(фамилия, имя, отчество (при наличии)

"		"		20		г.

Акт приема-передачи дел на временное хранение

Место составления

Основание: приказ		от		N		.
	(орган, издавший приказ)

В связи с

(причина передачи архива)

нотариус

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование нотариальной палаты

и нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы)

передал, а нотариус

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование нотариальной палаты

и нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы)

принял на временное хранение:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Номер наследственного дела или Номер тома	Дата дела	Количество листов в деле (томе)	Срок хранения дела	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

К передаче отобрано Дел (томов)

(количество дел цифрами и прописью)

(наименование должности(ей) лица(лиц), передающего(их) дела)		(подпись(и))		(расшифровка подписи(ей))

(дата)

(наименование должности(ей) лица(лиц), принимающего(их) дела)		(подпись(и))		(расшифровка подписи(ей))

(дата)";

59) в приложении N 25:

а) слова "Наследственное дело" заменить словами "Наследственное дело N";

б) после слов "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

60) в приложении N 26 пояснения к графе 6 изложить в следующей редакции:

"в графе 6 указывается дата совершения распоряжения об отмене завещания или нового завещания, отменяющего полностью или частично предыдущее завещание, и реестровый номер указанных документов.";

61) в приложении N 27 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

62) в приложении N 29 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

63) в приложении N 30 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

64) в приложении N 27 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

65) в приложении N 27 после слова "отчество" дополнить словами "(при наличии)";

66) приложение N 34 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 34

Образец электронного журнала регистрации входящих электронных документов

Журнал регистрации входящей корреспонденции

N п/п	Дата регистрации документа	Дата и номер (при наличии) документа, указанные отправителем	Откуда поступил документ (отправитель)	Наименование (при наличии) и краткое содержание документа	Индекс номенклатурного дела или номер наследственного дела, в которое помещается документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

67) приложение 35 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 35

Образец электронного журнала регистрации исходящих электронных документов

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

N п/п	Дата регистрации исходящего документа	Кому адресован документ (адресат)	Наименование (при наличии) и краткое содержание документа	Индекс номенклатурного дела или номер наследственного дела, в котором находится документ	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение N 36

Образец справки по итогам проверки правил нотариального делопроизводства

Справка по итогам проверки правил нотариального делопроизводства

В соответствии с (реквизиты приказа территориального органа о проведении проверки Правил нотариального делопроизводства) комиссия в составе (фамилии, имена, отчества членов комиссии) провела (указывается вид проверки: плановая, внеплановая, повторная) проверку соблюдения правил нотариального делопроизводства нотариусом (фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса) по месту нахождения нотариальной конторы (место нахождения нотариальной конторы).

Проверка начата: (указывается час и день начала проверки).

Проверка закончена: (указывается час и день окончания проверки).

Электронная почта территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений нотариуса_____________________________________

По итогам проверки было выявлено:

Нарушен (указывается пункт Правил нотариального делопроизводства) выразившееся в (указывается в чем выразилось нарушение).

По итогам проверки нотариусу предлагается:

(указываются конкретные предложения по исправлению нарушений).

Принято решение:

(указывается одно из следующих решений:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;

3) назначить повторную проверку;

4) направить материалы проверки в нотариальную палату для решения вопроса о возможности привлечения нотариуса к дисциплинарной ответственности в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации.)

Особое мнение членов комиссии

______________________________ (указывается при наличии).

Подписи членов комиссии

Возражения проверяемого по итогам проверки имеются/не имеются (нужное подчеркнуть).

68) добавить приложение N 37 следующего содержания:

"Приложение N 37

Образец описи дел, оконченных в соответствующем году, срок хранения которых не установлен

Фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, его должность, наименование нотариальной палаты и нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы

ОПИСЬ ДЕЛ,
оконченных в _______ году, срок хранения которых не установлен

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Номер тома (части тома)	Дата дела	Количество листов в деле (томе)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7