Проект Приказа Министерства юстиции РФ и Министерства иностранных дел РФ "Об утверждении Порядка передачи записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации" (подготовлен Минюстом России 07.08.2017)

Досье на проект

Пояснительная записка

Во исполнение пункта 3 статьи 76 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2012, N 47, ст. 6394; 2016, N 26 (ч. 1), ст. 3888), в соответствии с Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. N 1313 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4108; 2005, N 44, ст. 4535, N 52 (ч. 3), ст. 5690; 2006, N 12, ст. 1284,N 19, ст. 2070, N 23, ст. 2452, N 38, ст. 3975, N 39, ст. 4039; 2007, N 13, ст. 1530, N 20, ст. 2390; 2008, N 10 (ч. 2), ст. 909, N 29 (ч. 1), ст. 3473, N 43, ст. 4921; 2010, N 4, ст. 368, N 19, ст. 2300; 2011, N 21, ст. 2927, ст. 2930, N 29, ст. 4420; 2012, N 8,ст. 990, N 18, ст. 2166, N 22, ст. 2759, N 38, ст. 5070, N 47, ст. 6459, N 53 (ч. 2),ст. 7866; 2013, N 26, ст. 3314, N 49 (ч. 7), ст. 6396, N 52 (ч. 2), ст. 7137; 2014,N 26 (ч. 2), ст. 3515, N 50, ст. 7054; 2015, N 14, ст. 2108, N 19, ст. 2806, N 37,ст. 5130; 2016, N 1 (ч. 2), ст. 207, ст. 211, N 19, ст. 2672, N 51, ст. 7357; 2017, N 16, ст. 2397, N 17, ст. 2549), Положением о Министерстве иностранных дел Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. N 865 "Вопросы Министерства иностранных дел Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 28,ст. 2880; 2005, N 19, ст. 1782, N 43, ст. 4371; 2007, N 5, ст. 637, N 38,ст. 4511; 2008, N 37, ст. 4181, N 43, ст. 4921; 2009, N 1, ст. 91, N 45, ст. 5323; 2010, N 6, ст. 628, N 18, ст. 2213, N 19, ст. 2302, N 29, ст. 3906; 2012, N 29, ст. 4079,N 35, ст. 4773; 2013, N 52 (ч. 2), ст. 7137; 2015, N 4, ст. 641, N 6, ст. 940, N 11,ст. 1587, N 52 (ч. 1), ст. 7589; 2016, N 14, ст. 1983, N 44, ст. 6120; 2017, N 1 (ч. 1), ст. 148), приказываем:

1. Утвердить прилагаемый Порядок передачи записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Министерства иностранных дел Российской Федерации от 2 сентября 2008 г. N 175/13527 "Об утверждении Правил передачи первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации".

3. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2019 года.

Министр юстиции Российской Федерации

А.В. Коновалов

Министр иностранных дел Российской Федерации

С.В. Лавров

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства юстиции Российской Федерации
и Министерства иностранных дел Российской Федерации
от______________ N _________

Порядок передачи записей актов гражданского состояния,составленных консульскими учреждениями Российской Федерации
за пределами территории Российской Федерации, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с пунктом 3 статьи 76 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (далее - Федеральный закон) и устанавливает правила передачи Министерством иностранных дел Российской Федерации записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации на бумажном носителе (далее - консульские учреждения, записи актов соответственно), в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации.

2. Консульские учреждения осуществляют хранение составленных ими записей актов в течение одного календарного года.

По истечении указанного срока записи актов, а также документы и материалы, указанные в разделе II настоящего Порядка, направляются в Министерство иностранных дел Российской Федерации ближайшей дипломатической почтой,но не позднее 1 марта ежегодно.

Также консульские учреждения по истечении года направляют в Министерство иностранных дел Российской Федерации сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния либо сообщение о том, что государственная регистрация актов гражданского состояния не производилась.

3. Передача записей актов, составленных консульскими учреждениями, вместе с прилагаемыми документами и материалами на хранение производится Министерством иностранных дел Российской Федерации до 1 апреля года, следующего за годом составления записей.

4. Записи актов вместе с делами, сформированными из документов, послуживших основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, материалов о перемене имени, по внесению изменений и исправлений в записи актов, передаются в орган исполнительной власти города Москвы,в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории города Москвы (или его структурное подразделение) (далее - уполномоченный орган ЗАГС города Москвы).

5. Финансирование расходов уполномоченного органа ЗАГС города Москвы, связанных с обеспечением хранения и использования записей актов, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации, осуществляется за счет субвенций из федерального бюджета, предусматриваемых на реализацию полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния.

II. Порядок оформления документов и формирования дел для передачи их на хранение

6. В целях передачи записей актов в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы до направления в Министерство иностранных дел Российской Федерации консульские учреждения:

1) группируют в пределах календарного года в хронологическом порядке по дате и номеру записи актов по каждому виду актов гражданского состояния;

2) формируют в отдельные дела, группируя в хронологическом порядке:

- документы, послужившие основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, по каждому виду актов гражданского состояния (по дате и номеру записи акта);

- материалы по перемене имени*(1) (по дате и номеру записи акта);

-°материалы по внесению исправлений и изменений в записи актов (по дате подачи заявления)*(2).

7. Материалы и документы, указанные в подпункте 2 пункта 7 настоящего Порядка, если их объем превышает 20 - 30 листов, подшиваются в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. На обложке дела указываются наименование консульского учреждения, заголовок дела, крайние даты.

Документы, послужившие основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, предварительно сгруппированные в хронологическом порядке по видам актов гражданского состояния, могут подшиваться в одно дело с учетом максимального объема в 250 листов.

Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом либо нумератором. Подшитые в дела документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

III. Порядок передачи записей актов гражданского состояния на хранение

8. Министерство иностранных дел Российской Федерации осуществляет сбор из консульских учреждений записей актов, сформированных дел, а также сведений о регистрации актов гражданского состояния либо сообщений о том, что государственная регистрация актов гражданского состояния не производилась, по каждому консульскому учреждению.

9. В рамках подготовки документов к передаче в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы Министерство иностранных дел Российской Федерации проверяет наличие, правильность и качество оформления записей актов, а именно: наличие всех записей актов по их номерам, наличие даты регистрации, номера записи акта, подписи уполномоченного должностного лица консульского учреждения, а также оттиска печати этого консульского учреждения.

10. В случае обнаружения ошибок Министерство иностранных дел Российской Федерации возвращает соответствующую запись акта в консульское учреждение, составившее документ, для устранения выявленных нарушений. Если их устранение возможно лишь на основании заявления гражданина, то Министерство иностранных дел Российской Федерации направляет ему уведомление о допущенных при составлении записи акта ошибках, разъясняет право на письменное обращение для внесения соответствующих исправлений или изменений, а также информирует о месте нахождения записи акта. В этом случае запись акта подлежит передаче на хранение в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы с приложением указанного уведомления.

При отсутствии записи акта Министерство иностранных дел Российской Федерации направляет запрос в соответствующее консульское учреждение о предоставлении непоступившего документа.

11. После проверки поступивших из консульских учреждений документов Министерство иностранных дел Российской Федерации составляет в двух экземплярах акт о передаче записей актов в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы (приложение N 1, далее - акт о передаче) и сформированных консульскими учреждениями дел, а также согласовывает с уполномоченным органом ЗАГС города Москвы график передачи документов.

12. Министерство иностранных дел Российской Федерации осуществляет доставку в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы записей актов, материалов и документов, подлежащих передаче в соответствии с настоящим Порядком,а также сообщает сведения о том, какими консульскими учреждениями государственная регистрация актов гражданского состояния за соответствующий год не производилась.

13. Прием документов осуществляется должностным лицом уполномоченного органа ЗАГС города Москвы, в присутствии должностного лица Министерства иностранных дел Российской Федерации в соответствии с актом о передаче.

При этом на обоих экземплярах акта о передаче напротив каждого документа или дела, включенного в акт, делается отметка о наличии.

В конце каждого экземпляра акта о передаче указываются цифрами и прописью количество фактически принятых уполномоченным органом ЗАГС города Москвы документов, их номера, дата приема-передачи. Каждый экземпляр акта о передаче подписывается должностными лицами Министерства иностранных дел Российской Федерации и уполномоченного органа ЗАГС города Москвы.

При приеме на хранение документов должностное лицо уполномоченного органа ЗАГС города Москвы проверяет правильность оформления записей актов и формирования дел прилагаемых документов, соответствие количества и содержания документов актам о передачи.

В случае выявления при приеме на хранение документов отсутствия записи акта или иных документов либо выявления технической ошибки (ошибок) в передаваемой записи акта должностные лица Министерства иностранных дел Российской Федерации и уполномоченного органа ЗАГС города Москвы составляют акт об отсутствии документа (приложение N 2) или акт об обнаружении ошибки (приложение N 3) соответственно. При этом запись акта с отсутствующими реквизитами приему на хранение не подлежит и остается у должностного лица Министерства иностранных дел Российской Федерации. Министерство иностранных дел Российской Федерации в течение месяца осуществляет дооформление записи акта отсутствующими реквизитами, после чего она подлежит передаче на хранение по отдельному акту.

14. После принятия документов на хранение уполномоченный орган ЗАГС города Москвы собирает из записей актов прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью книги государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - актовые книги) и обеспечивает их сохранность.

15. Актовые книги хранятся в уполномоченном органе ЗАГС города Москвы в течение ста лет. По истечении указанного срока актовые книги передаются на постоянное хранение в государственный архив.

16. Уполномоченный орган ЗАГС города Москвы оказывает консультационную помощь ответственному структурному подразделению Министерства иностранных дел Российской Федерации в работе с передаваемыми на хранение записями актов.

ПРИЛОЖЕНИЕ N1
к Порядку передачи записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями Российской Федерации
за пределами территории Российской Федерации на хранение в органы
записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации

Рекомендуемый образец

АКТ
о передаче в _______________________________________________________
(наименование уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)
записей актов гражданского состояния и дел, сформированных из документов, послуживших основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, материалов по перемене имени и внесению исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния за 20__ год

____________________________________________________________________ _____

(должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица МИДа России)

____________________________________________________________________ _____

передал _________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица

уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

____________________________________________________________________ _____

N п/п	Наименование записей актов гражданского состояния	Номер записи акта гражданского состояния	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5
1	записи о рождении:
2	записи о заключении брака:
1	2	3	4	5
3	записи о расторжении брака:
4	записи об усыновлении (удочерении):
5	записи об установлении отцовства:
6	записи о перемене имени:
7	записи о смерти:

Всего записей актов гражданского состояния _________________________________

____________________________________________________________________ _____

(количество цифрами и прописью)

N п/п	Наименование дела	Количество листов	Примечание
1
2

Всего дел ________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _____

(количество цифрами и прописью)

Акт составлен ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование должности)

____________________________________________________________________ _____

МП _____________________________________________________

(подпись, фамилия и инициалы должностного лица МИДа России)

"____" _____________ 20__ г.

Записи актов гражданского состояния принял _________________________________

____________________________________________________________________ _____

(фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование должности)

МП _____________________________________________________

(подпись, фамилия и инициалы должностного лица

уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

"____" _____________ 20__ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Порядку передачи записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями Российской Федерации
за пределами территории Российской Федерации на хранение в органы
записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации

Рекомендуемый образец

АКТ
об отсутствии документа

____________________________________________________________________ _____

(должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица МИДа России)

____________________________________________________________________ _____

и _______________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица

уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

____________________________________________________________________ _____

обнаружили отсутствие следующих документов:

N п/п	Наименование отсутствующего документа	Примечание
1
2
3
Всего отсутствуют:

Акт составлен ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование должности)

____________________________________________________________________ _____

МП _____________________________________________________

(подпись, фамилия и инициалы должностного лица МИДа России)

"____" _____________ 20__ г.

МП _____________________________________________________

(подпись, фамилия и инициалы должностного лица

уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

"____" _____________ 20__ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ N3
к Порядку передачи записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями Российской Федерации
за пределами территории Российской Федерации на хранение в органы
записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации

Рекомендуемый образец

АКТ
об обнаружении ошибки

____________________________________________________________________ _____

(должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица МИДа России)

____________________________________________________________________ _____

и _______________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица

уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

обнаружили следующие ошибки в записи(ях) акта гражданского состояния:

N п/п	Вид записи акта гражданского состояния	номер и дата составления	Ошибка (указать, какая именно ошибка допущена)	Наименование консульского учреждения, составившего документ
1
2

Акт составлен ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование должности)

____________________________________________________________________ _____

МП _____________________________________________________

(подпись, фамилия и инициалы должностного лица МИДа России)

"____" _____________ 20__ г.

МП _____________________________________________________

(подпись, фамилия и инициалы должностного лица

уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

"____" _____________ 20__ г.

-------------------------------------------

*(1) В соответствии с главой VII Федерального закона к материалам по перемене имени относятся: заявление лица о перемене имени, копии записей актов, в которые вносятся изменения в связи с переменой имени, иные собранные по делу документы.

*(2) В соответствии с главой IX Федерального закона к материалам по внесению исправлений и изменений относятся: заявление о внесении исправлений и изменений, документы, перечисленные в пункте 2 статьи 69 Федерального закона, а также иные собранные по делу документы.