Письмо Минфина России от 13 мая 2022 г. № 02-06-09/44419 О применении первичных документов при отражении расходов, понесенных подотчетным лицом

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел письмо по вопросу применения первичных документов при отражении расходов, понесенных подотчетным лицом, и сообщает.

В соответствии с Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н, в целях принятия решения о выдаче подотчетному лицу денежных средств для осуществления закупки малого объема предусмотрено формирование Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) в соответствии с которой выдаются (резервируются) денежные средства под отчет. В этом случае информация о расходах подотчетного лица отражается в Отчете о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

К таким закупкам малого объема, по своему экономическому содержанию относятся расходы подотчетного лица, связанные с приобретением товаров, услуг, в целях проведения мероприятий по приему иностранных делегаций (представительские расходы).

В тоже время, выдача денежных средств уполномоченному лицу учреждения в целях совершению контрольной закупки, в том числе совершению сделки, путем заключения основанного на риске соглашения о выигрыше, получения выигрыша по результатам азартной игры с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа, обеспечения сотрудников Федеральной таможенной службы проездными документами в целях выполнения служебного задания, а также компенсации работнику в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации за использование его личного имущества в интересах работодателя, осуществляется на основании документов, предусмотренных в соответствии с правовыми актами, регламентирующими порядок осуществления соответствующих полномочий (выплат). При этом, по мнению Департамента, в указанных случаях для отчета о фактических расходах подотчетного лица следует применять Авансовый отчет (ф. 0504505).