Управленческий учет: постановка и автоматизация в 2024 году

Как сейчас оперативно управлять бизнесом по цифрам, чтобы оставаться на плаву? Как контролировать текущие изменения и менять сценарии? В статье приведен алгоритм действий в период кризиса, обозначены ключевые задачи, а также приведены кейсы из практики и примеры расчетов важнейших финансовых показателей.

Управленческий учет: 3 экспресс-услуги для бизнеса

Шеф, пропало НЕ все!

«Люди забираются в скорые поезда, но они уже сами не понимают, чего ищут. Поэтому они не знают покоя и бросаются то в одну сторону, то в другую. И все напрасно...»

(А. Сент-Экзюпери «Маленький Принц»)

Важно! Шеф, пропало НЕ все! И бросаться «то в одну сторону, то в другую» точно не стоит. Мы живем в большой стране, окружены своими партнерами, клиентами, потребителями — словом, мы по-прежнему нужны друг другу.

Мы вкладывали свою энергию, креативность, время и деньги в выращенные нами бизнесы. Теперь нужно по-новому искать резервы и решать задачи — пересматривать условия договоров, кредитную политику, подход к управлению оборотным капиталом и многое другое. Поэтому качественный управленческий учет — оперативный и достоверный — лучший помощник!

Как же его организовать и перенастроить, если необходимого опыта нет? И права на ошибку в текущей ситуации нет. Оптимизационный аудит с привлечением аудиторов, юристов, финансистов, экспертов в области постановки и автоматизации управленческого учета позволяет сделать это быстро, профессионально и максимально безболезненно с точки зрения последствий принятых решений. В статье поделимся кейсами из практики оптимизационного аудита от «Правовест Аудит».

Как увеличить доходность: фокус на управление ресурсами

Вспомним историю Робинзона Крузо. Мы тоже оказались на острове и окружены водой на многие километры вокруг. Материальные ресурсы в ближайшее время придется вырабатывать самим. Поэтому их ценность существенно вырастает, а, соответственно, вырастает и цена.

Кейс 1.

Производственная компания имеет фасовочные линии. Мощности недозагружены, поэтому получение заказа от стороннего контрагента на фасовку кажется удачным стечением обстоятельств. Правда, спустя некоторое время непропорционально вырастают расходы на ФОТ. В ходе проверки выясняется, что неритмичные заказы требуют постоянной переналадки оборудования, из-за чего приходится увеличивать количество часов работы наладчиков. Последующая оптимизация производственной программы вернула расходы на ФОТ на прежний уровень и сохранила прибыль от выполнения стороннего заказа.

Кейс 2.

Оптовая компания торгует продуктами питания. Коммерческий отдел регулярно получает бонусы, но прибыль компании падает. При детальном анализе выясняется, что потери, связанные с хранением скоропортящегося товара, относятся на общехозяйственные расходы компании, никак не влияя на маржу по категории и, соответственно, премию категорийного менеджера. Поэтому менеджер закупает товар со скидками за объем, скидками на оставшийся срок годности, и не беспокоится о его дальнейшей судьбе. Ревизия косвенных расходов позволила скорректировать политику закупок и систему мотивации отдела закупок, потери снизились на 34 %.

Как увеличить доход, не вкладывая дополнительные средства?

Вообще, «margin» переводится с английского как прибыль, а также наценка, норма прибыли и еще несколько разных вариантов. Соответственно, в нашем обиходе это может быть валовая маржа (разница между выручкой и себестоимостью), коммерческая маржа (валовая маржа минус расходы на доставку) и даже чистая маржа (прибыль). В нижеследующем кейсе использовано определение маржи как разницы между выручкой и переменными расходами. К слову, переменные расходы – это расходы, увеличивающиеся пропорционально объему производства или продаж.

На практике это называется АВС-анализ.

Кейс 3.

Розничный интернет-магазин торгует косметикой. Наценка на различные продукты отличается.

Крем для лица «SPA» артикул 1874 – наценка 68%

Маска для лица «BB» артикул 6520 – наценка 103%

Гель для душа «Arnic» артикул 3401 – наценка 32%

Крем для рук «Well» артикул 2093 – наценка 91 %

Вроде бы очевидно, что, чем выше наценка, тем выгоднее. В примере лидерами выглядят маска для лица «ВВ» и крем для рук «Well». А как на это влияет оборачиваемость?

*Маржинальный доход по продукции = Величина торговой наценки х (Количество дней периода / Период оборота продукции).

С учетом фактора оборачиваемости лидерами по марже становятся крем для лица «SPA» и гель для душа «Arnic», не смотря на двукратную разницу в наценке.

Ну а выводя низкомаржинальные и слабооборачиваемые ресурсы из обихода — мы автоматически сокращаем свои переменные затраты, вбрасывая освободившиеся деньги в оборотный капитал бизнеса.

Кейс 4.

При оптимизационном аудите компании по продаже сантехнического оборудования выяснилось, что часть дебиторской задолженности сформировалась из-за отсутствия первичных документов. Например, в феврале не было проведено 28 % накладных за ноябрь и 16 % за октябрь прошлого года. Основная причина – расхождения по суммам либо ассортименту, поэтому документы «зависали» между поставщиком и покупателем. Кроме того, часть первичных документов поступала в бухгалтерию с большим опозданием (иногда спустя 4-6 месяцев после получения комплектующих). Все это приводило к занижению себестоимости и завышению суммы НДС, подлежащего к уплате. Выводы и рекомендации аудиторов помогли грамотно наладить документооборот, быстро получать корректные первичные документы и снизить суммы НДС к уплате более чем на 20%.

Разобраться с неэффективно используемыми ресурсами можно самостоятельно либо в рамках аудита.

В 93% аудиторских проверок мы находим нарушения и говорим в телеграм-канале о наиболее значимых, делимся опытом по налоговым спорам и судебной практике. Вы найдете множество полезных материалов, которые помогут дружить с налогами без ошибок и личных рисков. Здесь подробнее о рубриках канала. Подписывайтесь и рекомендуйте нас коллегам для уверенности в налогах и учете!

Как сократить постоянные расходы

Постоянные расходы — это расходы, не зависящие от объема производства или продаж. Например, расходы на аренду, офисные расходы, ФОТ в части окладов и премий административного и обслуживающего персонала, отдельные виды рекламы, абонентская плата.

Постоянные расходы тоже можно и нужно сократить.

Кейс 5.

Пищевое производство «Т» выполняет заказы известной розничной сети. Выручка поступает регулярно, но фактическая прибыль «Т» по итогу года оказалась существенно ниже плановой. К слову, помимо этих заказов, продукция поступает в собственную розницу. В ходе проверки выясняется, что рентабельность работы по внешним заказам формируются только в плановом контуре. Раздельный учет фактической себестоимости производства не ведется. Кроме того, норматив постоянных расходов по внешнему контракту рассчитывался из объема производства, в 1,8 раза превышающего фактический. Как следствие – суммарная маржа по внешнему контракту ниже плановой, фактическая доля постоянных расходов в структуре издержек «Т» увеличилась в ущерб доле чистой прибыли. Фиксирование объемов в контракте позволило пищевому производству удержать цены и компенсировать постоянные издержки.

Когда экономика растет – растет количество и стоимость услуг, стимулирующих рост выручки. Например, различные виды рекламы.

Кейс 6.

Производственно –торговый холдинг. Оборудование, в основном, импортное, соответственно, стоимость запчастей зависит от курса евро. Анализ маржинальности и косвенных расходов по группам выпускаемой продукции позволил вывести часть оборудования из использования, сократив при этом расходы на его обслуживание без ущерба для общего финансового результата.

Алгоритм антикризисных действий и сценарный анализ

Робинзон Крузо делал насечки на дереве, чтобы ориентироваться во времени. В его ситуации было не критично забыть сделать насечку и потерять несколько дней.

Но нам проще, чем Робинзону. У нас есть команда. Создаем антикризисный комитет, включаем в него ключевых сотрудников, анализируем риски и совместно рисуем дорожную карту — кто, что, когда и каким образом.

Комитет действует по алгоритму:

1 шаг: Определяются риски компании;

2 шаг: Рассчитывается точка безубыточности (далее ТБ) в руб.;

3 шаг: Корректируется Прогноз Прибылей и Убытков с учетом рисков с учетом ТБ;

4 шаг: Корректируется Прогноз Движения Денег с учетом изменений плана прибылей и убытков;

5 шаг: Рассчитывается потребность в оборотном капитале при различных сценариях;

6 шаг: Управленческий баланс привязывается к различным сценариям.

Нефинансистам придется углубиться в финансы, потому что финансы – это ресурсы, ответственность за которые ложится на антикризисный комитет.

Что делать, если управление финансами происходит в ручном режиме либо с использованием импортного программного обеспечения, попавшего под санкции?

Обращаемся к российским разработкам, выбираем сервисы, которые позволяют развернуться максимально быстро.

Кейс 7.

Сетевая пиццерия собирала данные по кассовой выручке в google-sheets. Санкции толкнули компанию на поиск нового решения, результатом которого стало обращение в компанию – разработчика альтернативной учетной системы. Систему развернули в течение недели и смогли консолидировать потоки денежных средств, учет по которым до сих пор происходил с использованием гугл-таблиц. Теперь в течение 2-3 недель разработчик планирует построить отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс в понятном пользователю формате и, главное, с объективными управленческими данными. А при интеграции с 1Спиццерия сможет самостоятельно формировать формы отчетов без привлечения сторонних специалистов и траты времени на подготовку и корректировку техзадания.

О самых важных управленческих отчетах и их взаимоувязке читайте здесь >>

Кейс 8.

Компания сегмента HoReCa исправно платила бонусы коммерческому директору за экономию бюджета закупок, ведь фактические оплаты были ниже плановых. В компании единственным ориентиром был Отчет о движении денег, об Управленческом балансе никто не задумывался.

Спустя несколько месяцев выяснилось, что поставщикам просто не доплачивали! А растущую кредиторку никто не контролировал. После внедрения в управленческий учет Отчета и прибылях и убытках и Управленческого баланса компания смогла сравнивать динамику запасов с динамикой задолженности, а также контролировать уровень запасов и налоговую нагрузку в режиме реального времени.

Решения, доступные при верно настроенной автоматизации «управленки»

Часто встречающиеся проблемы:

• управленческий учет автоматизирован частично, приходится делать ручные корректировки;
• нельзя раскрыть суммы в отчете и изучить детали;
• нет уверенности в полноте и достоверности;
• приходится слишком долго ждать отчеты;
• нет консолидации данных, не исключены внутрихолдинговые обороты;
• сложно определить эффективность продукта/направления бизнеса.

Давайте посмотрим, как существующие сложности могут быть решены, если грамотно настроить автоматизацию: