Эксперты службы Правового консалтинга "Гарант" проанализировали, как отражаются в бухгалтерском учете представительские расходы. Они отметили, что термин "представительские расходы" в бухучете отсутствует.

При этом все расходы подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99; далее – ПБУ 10/99). По мнению специалистов, представительские расходы относятся к первой группе расходов (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99). И никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов в бухгалтерском учете нет.

Главное, чтобы они отвечали условиям, при выполнении которых можно признать расходы в бухучете (п. 16 ПБУ 10/99):

• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
• сумма расхода может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Представительские расходы в бухучете нужно отразить по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу" (если организация занимается торговой деятельностью) в корреспонденции со счетами 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Если же произведенные затраты не могут быть признаны представительскими расходами, они относятся в бухгалтерском учете к прочим расходам и отражаются по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы". Это же касается ситуаций, когда отсутствуют оправдательные документы.