Статья "Ошибка кадровика"

На сегодняшний день действует несколько документов, затрагивающих ведение, заполнение и хранение трудовых книжек. Это Трудовой кодекс РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 N 69. Несмотря на детальное регламентирование вопросов по заполнению трудовых книжек, на практике при внесении в них записей допускается множество нарушений.

Что такое трудовая книжка и кто ее оформляет

В статье 66 ТК РФ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В соответствии с п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1.01.2004, при этом имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Таким образом, на сегодняшний день существуют следующие образцы трудовых книжек: образец трудовой книжки, утвержденный указанным выше Постановлением, образец трудовой книжки, утвержденный постановлением СМ СССР и ВЦСПС от 6.09.73 N 656, образец трудовой книжки колхозника, утвержденный постановлением СМ СССР от 21.04.75 N 310, и образец трудовой книжки, утвержденный постановлением СНК СССР от 20.12.38  N 1320. Поэтому если к вам пришли устраиваться на работу люди со "старыми" трудовыми книжками, не надо этого пугаться. Просто продолжайте вносить в них записи.

Обязанность ведения трудовой книжки возложена на работодателя (за исключением работодателей — физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями и не имеют права оформлять трудовые книжки). Так, работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) должен заводить трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для работника основной (ст. 66 ТК РФ и п. 3 Правил). Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Однако в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил). Следует отметить, что решением Верховного Суда РФ от 19.05.2007 N ГКПИ07-564 подтверждено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, поскольку это не противоречит ТК РФ, в котором не содержится норм, возлагающих на работодателя обязанность за счет собственных средств обеспечивать трудовыми книжками работников.

Типичные ошибки кадровиков

В трудовую книжку вносятся данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность), выполняемых им обязанностях, квалификации, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также причины прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Все записи делаются на основании соответствующих документов, а не со слов соискателя или устных указаний работодателя. Так, например, сведения о работнике (ФИО и дата рождения) вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а записи о принятии на работу, переводе или об увольнении — на основании приказа (распоряжения) работодателя.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). В некоторых организациях существует практика записывать в трудовые книжки работников замечания, что является незаконным.

Еще одной распространенной ошибкой кадровиков при оформлении трудовых книжек является использование сокращений. Такая практика противоречит п. 11 Правил. Не допускается писать "ст." вместо "статья", "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен", "РФ" вместо "Российская Федерация" и тому подобное.

Иногда в трудовых книжках можно встретить разногласия в написании дат: некоторые при обозначении месяцев используют цифры, некоторые пропись. Поэтому отметим, что в соответствии с пунктом 1.1 Инструкции даты во всех разделах трудовых книжек должны указываться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 6 мая 2008 года, в трудовой книжке делается запись: "06.05.2008". При этом в Инструкции уточняется, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Наиболее часто сотрудники кадровых служб допускают ошибки при внесении в трудовые книжки данных об увольнении (неверно формулируют основание увольнения, ссылаются на другие статьи ТК РФ и т. д.). В соответствии с п. 14 Правил причины прекращения трудового договора должны указываться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ, а при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, — со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ (соответственно п. 15, 16 и 17 Правил).

Исправить никогда не поздно

В процессе работы у сотрудника могут измениться его персональные данные (фамилия, имя, отчество). В таких случаях изменение записей в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество) и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы), согласно п. 2.3 Инструкции. При получении работником нового образования, профессии или специальности на титульном листе трудовой книжки указываются соответствующие дополнения без зачеркивания предыдущих записей.

Неверно сделанную запись в трудовой книжке необходимо исправить. Процедура внесения исправлений детально регламентирована в пункте 1.2 Инструкции. Так, в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. При необходимости изменения записи об увольнении (например, в случае признания незаконности увольнения самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе, либо изменения формулировки причины увольнения) в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер и дата внесения, а в графе 3 делается пометка: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись (например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе"). При изменении формулировки причины увольнения следует уточнить: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, ошибочная запись из которого внесена в трудовую книжку. Либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Этим же пунктом Инструкции работнику предоставляется право подать письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Разумеется, при приеме на работу большинство работодателей обращает внимание на содержание трудовой книжки будущего сотрудника. Наверняка никому не понравилось бы иметь в столь важном документе о трудовой деятельности запись об увольнении за проступок, даже если впоследствии она была признана недействительной. Один работодатель может отнестись к подобным сведениям спокойно, а другой — с подозрением. Дубликат трудовой книжки оформляется по общим правилам, предусмотренным выше. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат", а на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки отмечается: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.