Расходы на деловые переговоры: вопросы учета Можно ли отнести к прочим затратам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, стоимость услуг питания при проведении деловых переговоров?

Налоговый учет
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. На это указывает пункт 1 статьи 252 НК РФ.
Согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 НК РФ.
Пункт 2 статьи 264 НК РФ относит к представительским расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
По мнению Минфина России, изложенному в письме от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Однако затраты на подобные мероприятия должны быть экономически оправданными. При этом расходы, связанные с проведением деловых переговоров, должны быть подтверждены соответствующими документами, оформленными в соответствии с законодательством.
Такими документами, в частности, могут являться:
– приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
– смета представительских расходов;
– первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
– акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;
– отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям.
В отчете о представительских расходах, составленном по проведенным представительским мероприятиям, отражаются (письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019@):
– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
– дата и место проведения;
– программа мероприятий;
– состав приглашенной делегации;
– участники принимающей стороны;
– величина расходов на представительские цели.
Все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм).
При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в целях налогообложения прибыли согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ.
Отметим, что расходы на завтраки, обеды и ужины, если они не носят официальный характер, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств (письмо Минфина России от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они возникли, независимо от времени фактической оплаты. Никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов в бухгалтерском учете нет, в отличие от налогового учета.
Согласно пункту 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы признаются в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий:
– расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
– сумма расхода может быть определена;
– имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.
В соответствии с пунктами 5 и 7 ПБУ 10/99 представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и принимаются к учету в полном объеме.
Расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 18 ПБУ 10/99).
Представительские расходы отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (если организация занимается торговой деятельностью) в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и другими счетами учета расчетов и расходов.
При этом факт осуществления расходов должен быть подтвержден документально (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Выше мы уже привели перечень документов, служащих для подтверждения представительских расходов.
Типовых форм большинства из этих документов нет, поэтому организация должна разработать их самостоятельно и приложить к приказу об учетной политике (ст. 313 НК РФ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).