Письмо Минфина России от 29 ноября 2019 г. N 02-07-10/93673 О документальном подтверждении подотчетными лицами учреждения расходов по проезду

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) в рамках своей компетенции рассмотрел письмо Министерства обороны Российской Федерации по вопросу документального подтверждения подотчетными лицами учреждения расходов по проезду и сообщает.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты.

В соответствии с пунктом 3 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н к бухгалтерскому учету принимаются надлежаще оформленные первичные учетные документы, в том числе в целях подтверждения произведенных расходов.

Согласно пункту 3.1. статьи 1.2. Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Федеральный закон N 54-ФЗ) в случае, если обязанность по предоставлению кассового чека (бланка строгой отчетности) обеспечивается путем отражения QR-кода, который позволяет покупателю (клиенту) осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) и структура данных которого включает в себя дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа (далее - QR-код), на дисплее компьютерного устройства пользователя или печати такого QR-кода на бланке документа в случаях, предусмотренных Федеральным законом N 54-ФЗ, получение кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме с реквизитами, предусмотренными статьей 4.7. Федерального закона N 54-ФЗ, осуществляется покупателем (клиентом) самостоятельно с использованием информационного сервиса уполномоченного органа, порядок использования которого определяется уполномоченным органом, или официального программного средства уполномоченного органа для мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства (далее - мобильное приложение уполномоченного органа) путем считывания указанного QR-кода с использованием мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства покупателя (клиента), который обеспечивает доступ покупателя (клиента) к такому информационному сервису уполномоченного органа или указанному мобильному приложению уполномоченного органа.

Кассовый чек (бланк строгой отчетности), полученный покупателем (клиентом) в соответствии с настоящим пунктом, в том числе распечатанный им на бумажном носителе, приравнивается к кассовому чеку (бланку строгой отчетности), полученному на бумажном носителе или в электронной форме.

В соответствии с пунктом 5 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ предусмотрена возможность при осуществлении расчетов в безналичном порядке, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов, с применением устройств, подключенных к сети "Интернет" и обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов обязаны обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем (клиентом) до совершения расчетов. При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе пользователем может не печататься.

Согласно пункту 5.7. статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ в случаях, предусмотренных пунктом 5.6 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ, обязанность по выдаче (направлению) покупателю (клиенту) кассового чека (бланка строгой отчетности) помимо способов, указанных в статье 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ, может быть исполнена пользователем путем обеспечения покупателю (клиенту) возможности в момент расчета считать с дисплея мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства QR-код.

Правила оформления железнодорожных проездных документов (билетов и багажных квитанций) на поезда дальнего следования, в том числе в электронном виде, установлены приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 19.12.2013 N 473 "Об утверждении Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом" (далее - Приказ Минтранса России N 473).

Особенности перевозок пассажиров с использованием электронного проездного документа (билета) отражены в разделе IX Приказа Минтранса России N 473, согласно которому пассажир осуществляет посадку в поезд дальнего следования по предъявлении документа, удостоверяющего личность пассажира, на основании которого был оформлен электронный проездной документ (билет), и посадочный купон (выписки из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) к электронному проездному документу (билету) (пункт 78).

В соответствии с пунктами 8-10 Приказа Минтранса России N 473 на билете в поездах дальнего следования указывается наименование перевозчика, номер поезда и тип или класс вагона, класс обслуживания, номер места, станция отправления и назначения маршрута следования пассажира, фамилия, гражданство и иные персональные данные пассажира, наименование и номер документа, удостоверяющего личность пассажира, даты (день, месяц, год) и время отправления поезда, общая стоимость проезда с выделением в тарифе стоимости билета (инфраструктурная, локомотивная и вокзальная составляющие тарифа) и стоимости плацкарты (вагонная, моторвагонная составляющая тарифа), сборов и иных платежей.

Посадочный купон к электронному проездному документу (билету) предъявляется на бумажном либо электронном носителе.

При этом выдаваемый пассажиру проездной документ (билет), оформленный по ручной технологии, должен иметь компостерные или штемпельные отметки.

Учитывая изложенное, документы (в том числе электронные), подтверждающие произведенные работником денежные выплаты (чек контрольно-кассовой машины, чека слипа, платежного документа или бланка строгой отчетности, выписка из автоматизированной информационной системы, электронный кассовый чек с QR-кодом), содержащие обязательные реквизиты, могут являться обоснованием расходов по приобретению билетов и, по мнению Департамента, организация бюджетной сферы вправе принять такой документ к учету в целях возмещения работнику расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом электронные документы, подтверждающие приобретение через агента электронных проездных документов (в том числе с оплатой банковской картой), принимаются к учету по условиям работы агента.

В случае если оплата услуг в командировке производилась с банковской карты третьего лица, возмещение расходов в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации осуществляется работнику, направленному работодателем в служебную командировку, на основании Авансового отчета, если первичные учетные документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командировки и обратно, соответствуют требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, а также согласованы с представителем нанимателя.