Письмо Минфина России от 16 августа 2019 г. N 02-06-10/62943 Об отражении в учете расходов на оплату сотруднику отпуска, предоставленного авансом

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел письмо по вопросу отражения расходов на оплату сотруднику отпуска, предоставленного авансом, и сообщает следующее.

Согласно статьям 114 и 115 Трудового кодекса Российской Федерации работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Согласно статье 122 Трудового кодекса Российской Федерации оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Принимая во внимание нормы трудового законодательства, следует отметить, что у государственного учреждения возникает обязательство перед работником по его гарантированному праву получения ежегодных оплачиваемых отпусков (далее - отпускные), при условии, что по данному обязательству отсутствует определенность во времени его исполнения (предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время ввиду, например, возможного изменения запланированных дат отпусков), а также величина такого обязательства до начисления отпускных не может быть точно определена.

Согласно пункту 302.1 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), счет 040160000 "Резервы предстоящих расходов" предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения, в том числе предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения.

При этом резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан.

Вместе с тем согласно пункту 308 Инструкции N 175н обязательства учреждения, величина которых определена на момент их принятия условно (расчетно) и (или) по которым не определено время (финансовый период) их исполнения, при условии создания в учете учреждения по данным обязательствам резерва предстоящих расходов являются отложенными обязательствами.

С учетом изложенного, резервы на оплату отпусков (счет 040160000 "Резервы предстоящих расходов") формируются в целях формирования полной и достоверной информации об отложенных обязательствах государственного учреждения по методу начисления, предусматривающему отражение расходов в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены денежные средства, а также для равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения.

Согласно Трудовому кодексу работодатель вправе предоставить отпуск до отработки работником соответствующего периода, за который предоставляется отпуск. На такие выплаты на счетах резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, начисления не производятся.

Обязательства по начислению отпускных в текущем отчетном периоде, если работник фактически не отработал период, за который начислены отпускные, отражаются по кредиту счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" в корреспонденции с соответствующими аналитическими счетами счета 040150000 "Расходы будущих периодов" (авансом в счет будущих отчетных периодов) в соответствии с пунктом 302 Инструкции N 157н.

Обращаем внимание, что согласно Инструкции N 157н отражение обязательств по предстоящей оплате отпусков за фактически отработанное время, включая платежи по обязательному социальному страхованию на указанные выплаты, на счете резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, является обязанностью учреждения. При этом порядок формирования резервов (виды формируемых резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т.д.) устанавливается учреждением в рамках формирования его учетной политики.