Письмо Федерального казначейства от 16 июля 2018 г. N 07-04-05/05-14896 Об оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления и минимизации наличного денежного обращения

Федеральное казначейство в рамках проводимых мероприятий по оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления и минимизации наличного денежного обращения, направляет для использования в работе (с учетом рекомендаций, прилагаемых к настоящему письму) письма Банка России от 31.05.2018 N 04-45-7/4048 и Минфина России от 06.07.2018 N 09-02-07/47375.

Приложение на 3 л. в 1 экз.

Приложение
к письму Федерального казначейства
от 16.07.2018 N 07-04-05/05-14896

Рекомендации,
направленные на оптимизацию процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления и минимизации наличного обращения.

В целях оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами и обеспечения сохранности средств, предназначенных для выдачи (внесения) наличных денег, Федеральное казначейство рекомендует:

1. Провести с представителями организаций, обеспечение наличными денежными средствами которых осуществляется через счета, открытые территориальным органам Федерального казначейства (далее - ТОФК) в кредитных организациях (подразделениях Банка России) на балансовом счете N 40116 "Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществление расчетов по отдельным операциям" (далее - клиенты), кредитными организациями - поставщиками финансовых услуг для клиентов в рамках "зарплатных проектов" рабочие встречи (совещания) по обсуждению положений письма Банка России.

2. Информировать клиентов о возможности применения положений письма Банка России в отношении физических лиц - сотрудников клиентов, которым выданы расчетные (банковские) карты платежной системы "МИР" в рамках "зарплатных проектов" (далее - "зарплатная карта").

3. Обратить внимание клиентов на:

- их ответственность по обеспечению соблюдение сроков возврата/перечисления денежных средств (неиспользованных и (или) внесенных) с "зарплатной карты" на соответствующие счета ТОФК, а также по обеспечению целевого использования денежных средств;

- обязательность соблюдения ограничения по осуществлению операций, не связанных с получением и взносом наличных денег - не более 100 000 рублей в день по одной карте;

- недопущение наличия остатка денежных средств клиента на "зарплатной карте" при завершении финансового года (за исключением зарезервированных).

4. В случае невозможности перечисления денежных средств, связанных с выплатами социального характера, оплатой расходов, связанных со служебными командировками и (или) хозяйственной деятельностью на "зарплатную карту" физического лица - сотрудника клиента, а также с оплатой по договорам гражданско-правового характера с привлекаемыми лицами, указанные средства могут быть перечислены на "зарплатную карту" сотрудника организации, являющегося материально ответственным лицом (далее - уполномоченное лицо).

При этом рекомендуем обратить внимание и проанализировать причины, по которым у привлекаемых лиц отсутствует "карточный счет".

В целях осуществления контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную "зарплатную карту" уполномоченному лицу.

5. В случае готовности клиента на изменение порядка обеспечения наличными денежными средствами в ТОФК необходимо представить письмо с указанием ФИО уполномоченных лиц и номерами банковских карт, на которые подлежат перечислению денежные средства для обеспечения наличными денежными средствами.

6. Для получения денежных средств организация представляет в ТОФК не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, расчетный документ с указанием в нем информации о номере карты, на которую подлежат перечислению денежные средства.

7. ТОФК обрабатывает документ в установленном порядке и перечисляет денежные средства на счет, открытый сотруднику организации/уполномоченному лицу в рамках "зарплатного проекта" в кредитной организации.

8. После зачисления средств на "зарплатную карту" сотрудник организации/уполномоченное лицо осуществляет оплату товаров, работ, услуг с использованием "зарплатной карты" и (или) наиболее удобным для него способом снимает наличные денежные средства с "зарплатной карты" для осуществления последующих операций с использованием наличных денежных средств.

9. Взнос наличных денежных средств (неиспользованных/излишне полученных/доходов от платных услуг) может быть осуществлен как через кассу кредитной организации, так и с использованием устройств, функционирующих в автоматическом режиме и предназначенных для приема наличных денег от организаций в порядке, установленном Центральным банком Российской Федерации, на "карточный счет" в кредитной организации с обеспечением последующего перечисления средств на соответствующие счета ТОФК с указанием в платежном документе информации достаточной для отражения операции по зачислению денежных средств на соответствующем лицевом счете, открытом клиенту в ТОФК.

В этой связи целесообразно обратить внимание на необходимость проведения анализа объемов и структуры денежных средств классифицированных как "неиспользованные/ излишне полученные" в целях минимизации расходов, связанных с оплатой клиентом комиссии кредитной организации по проведению операции по перечислению внесенных средств на счета ТОФК.

10. При необходимости клиент информирует ТОФК не позднее следующего рабочего дня о проведенной операции по взносу наличных денежных средств.