Приказ Минсельхоза РФ от 29 ноября 2012 г. № 614 “Об утверждении Регламента использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России”

В целях обеспечения своевременного прохождения и исполнения документов в Минсельхозе России с использованием Системы электронного документооборота приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

Министр

Н.В. Федоров

Приложение
к приказу Минсельхоза РФ
от 29 ноября 2012 г. № 614

Регламент
использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования Системы электронного документооборота (СЭДО) при организации делопроизводства в Минсельхозе России (далее - Министерство).

1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.3. В целях настоящего Регламента используются следующие термины и определения:

администратор СЭДО - работник Министерства, отвечающий за эксплуатацию СЭДО;

пользователи - работники Министерства, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее - Депуправделами), и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);

регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

резолюция - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате наложения резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистрация документа - присвоение регистратором документу постоянного регистрационного номера с внесением в регистрационную карточку сведений о документе.

1.4. Для осуществления работниками Министерства обязанностей, устанавливаемых настоящим Регламентом, производится и поддерживается соответствующая настройка рабочих мест пользователей СЭДО.

1.5. Работники Министерства (пользователи СЭДО) обязаны знакомиться с руководством пользователя СЭДО (размещается в СЭДО и на информационном корпоративном портале (интранет-портале) Министерства), иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент.

1.6. Организация делопроизводства в Министерстве с использованием СЭДО осуществляется Депуправделами.

2. Прием и регистрация входящей документации в СЭДО

2.1. Прием и регистрация в Министерстве входящих документов (в электронной форме, в том числе поступающих по системе межведомственного электронного документооборота, и на бумажном носителе) осуществляются отделом правительственной и общей корреспонденции Депуправделами (далее - отдел правительственной и общей корреспонденции) с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа). Регистрация входящих документов, полученных в департаментах на бумажном носителе, по факсу или нарочным, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа).

2.2. При регистрации входящего документа производятся: создание регистрационной карточки в СЭДО с автоматическим присвоением регистрационного номера документу, внесение сведений о документе в регистрационную карточку, сканирование документа (если документ поступил в Министерство на бумажном носителе) из карточки документа и прикрепление электронного образа (файла) документа к регистрационной карточке в СЭДО (если документ поступил в электронном виде). В случае наличия в документе информации о ранее данных поручениях (ранее направленных документах) устанавливается связь с регистрационными карточками соответствующих документов. При регистрации документа «Для служебного пользования» делается соответствующая пометка в поле «гриф», указывается номер экземпляра.

2.3. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы (файлы) следующих документов:

с пометкой «Для служебного пользования»;

содержащие персональные данные;

нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.).

2.4. Отделом правительственной и общей корреспонденции зарегистрированные документы в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе, передаются:

на имя Министра - помощнику Министра на доклад Министру, в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра - в отдел обеспечения деятельности руководства Министерства Депуправделами (далее - отдел обеспечения деятельности руководства Министерства) и непосредственно в департаменты.

2.5. Обращения граждан передаются из отдела правительственной и общей корреспонденции и департаментов в отдел контроля, проверки исполнения и архива Депуправделами для регистрации в СЭДО и организации исполнения.

3. Порядок рассмотрения входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции и в отделе обеспечения деятельности руководства Министерства

3.1. Сотрудники отдела правительственной и общей корреспонденции подготавливают проекты резолюций Министра в СЭДО на входящие зарегистрированные документы на имя Министра в соответствии с Перечнем документов, подлежащих представлению Министру (приложение к настоящему Регламенту). Документы для доклада Министру передаются помощнику Министра. Документы, не находящиеся в исключительной компетенции Министра, распределяются сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции между заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

3.2. Сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства подготавливают проекты резолюций заместителей Министра на входящие зарегистрированные документы в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между ними в адрес департаментов. На документы по вопросам временно отсутствующего заместителя Министра готовятся проекты резолюций за подписью заместителя Министра в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра.

3.3. Документы подлежат рассмотрению сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции и передаче сотрудникам отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, а также в департаменты в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе в течение рабочего дня, срочные - в течение часа

3.4. На сотрудников отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, ответственных за подготовку проектов резолюций Министра и заместителей Министра, возлагаются следующие основные обязанности:

мониторинг документов, поступающих в электронные папки Министра, заместителей Министра в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременное получение документов на бумажном носителе, при наличии, из отдела правительственной и общей корреспонденции;

своевременное рассмотрение документов (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа) и создание в СЭДО проектов резолюций Министра, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, полномочиями департаментов Министерства, полномочиями подведомственных Министерству федеральной службы и федерального агентства;

постановка в СЭДО поручений на «контроль в Министерстве» по перечню, определяемому Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;

утверждение резолюций в СЭДО после их подписания и передача документов, поступивших на бумажных носителях, в отдел правительственной и общей корреспонденции для направления на исполнение в департаменты и подведомственные Министерству федеральную службу и федеральное агентство.

3.5. На начальника отдела правительственной и общей корреспонденции возлагаются следующие обязанности:

работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций Министра;

своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания Министру.

3.6. На сотрудников отдела обеспечения деятельности руководства Министерства возлагаются следующие обязанности:

работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций заместителей Министра;

своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания заместителям Министра.

3.7. При возникновении не урегулированных нормативными актами Министерства вопросов по определению головных исполнителей и соисполнителей по входящим документам сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства должны принять все меры по их решению и незамедлительно доложить заместителю Министра. О разногласиях между заместителями Министра по вопросу определения головных исполнителей и соисполнителей докладывается Министру.

3.8. В особых случаях документы по поручению Министра, заместителя Министра могут быть направлены для исполнения с резолюцией за подписью уполномоченного в установленном порядке должностного лица.

3.9. Резолюция подлежит утверждению в СЭДО. При утверждении резолюции в СЭДО поручение автоматически передается в электронные папки департаментов, определенных в резолюции исполнителями.

3.10. Поручение доводится до исполнителей (департаментов) путем передачи в соответствующую электронную папку и передачи экземпляра на бумажном носителе (при наличии).

4. Порядок рассмотрения документов в департаментах

4.1. Работники департамента, ответственные за делопроизводство в департаменте:

осуществляют мониторинг документов, поступающих в электронные папки департамента в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременно получают из отдела правительственной и общей корреспонденции документы на бумажных носителях (при наличии), передаваемые непосредственно в адрес департамента, а также документы с указаниями по исполнению (резолюциями);

своевременно рассматривают документы (в течение рабочего дня, срочные - в течение часа) и создают проекты резолюций директора департамента, заместителя директора департамента в СЭДО;

осуществляют постановку поручений на «контроль в департаментах Министерства» в СЭДО в соответствии с Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;

утверждают резолюции в СЭДО после их подписания директором департамента, заместителем директора департамента;

обеспечивают доведение документов на бумажных носителях (при наличии) до ответственных исполнителей (заместителей директора департамента, начальников отделов, заместителей начальников отделов, иных работников);

вносят в регистрационные карточки документов информацию о списании исполненных документов в дело.

4.2. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до пользователя СЭДО с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО или получения такого документа с резолюцией на бумажном носителе (при наличии).

4.3. Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения резолюций в департаментах наделяются:

директора департаментов и их заместители;

начальники отделов и их заместители;

иные пользователи СЭДО, на основании распоряжений директоров департаментов;

работники, ответственные за делопроизводство в департаментах.

4.4. В обязанности исполнителя по работе в СЭДО входят:

мониторинг и рассмотрение документов (поручений), поступающих в электронную папку исполнителя;

создание регистрационной карточки подготовленного исходящего либо внутреннего документа;

заполнение полей регистрационной карточки документа;

установление связи регистрационной карточки подготовленного документа с другими регистрационными карточками;

добавление файла подготовленного документа (за исключением документов, перечисленных в пункте 2.3 настоящего Регламента);

заполнение поля «Отчет об исполнении» поступившего документа и при необходимости полей вкладки «журнал» регистрационной карточки подготовленного документа.

4.5. Исполнитель обязан обеспечить соответствие прикрепленного к регистрационной карточке в СЭДО файла документа подлиннику.

5. Порядок прохождения внутренних документов в СЭДО

5.1. Внутренние документы, подготавливаемые соисполнителями (департаментами), подлежат направлению головному исполнителю (департаменту) после регистрации в СЭДО работником департамента, ответственным за делопроизводство в департаменте.

5.2. Регистрация и визирование внутренних документов в СЭДО, могут осуществляться с использованием электронной подписи (ЭП), которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Использование ЭП в СЭДО возможно после установки и настройки необходимого программного обеспечения на рабочем месте пользователя. Порядок использования ЭП в СЭДО определяется отдельным регламентом.

6. Регистрация в СЭДО исходящих документов

6.1. Работниками отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства при приеме на подпись или согласование проектов исходящих документов осуществляется проверка правильности их оформления, соответствия Регламенту Министерства, утвержденному приказом от 5 октября 2011 г. № 351, Инструкции по делопроизводству в Министерстве, утвержденной приказом от 23 марта 2007 г. № 175 и другим нормативным правовым актам Министерства. При наличии замечаний проекты документов возвращаются на доработку исполнителям.

6.2. При наличии разногласий с департаментами-соисполнителями, а также с подведомственными Министерству федеральной службой и федеральным агентством по вопросам их компетенции заместитель Министра или директор департамента, ответственный за подготовку материалов, по согласованию с курирующим заместителем Министра, докладывает Министру по сути разногласий, а также о результатах проведенных согласительных процедур в форме служебной записки и действует в соответствии с указаниями Министра.

6.3. При передаче подготовленных проектов исходящих документов на подпись Министру, заместителям Министра исполнителем и сотрудниками отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, принимающими документы, заполняется поле «журнал» в регистрационной карточке документа.

6.4. Подписанный Министром, заместителем Министра исходящий документ визируется сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела обеспечения деятельности руководства Министерства (иным уполномоченным в установленном порядке работником), после чего передается исполнителем на регистрацию и отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции. Работники отдела правительственной и общей корреспонденции при поступлении подписанного исходящего документа проверяют наличие виз согласования на документе, заполнение полей временной регистрационной карточки в СЭДО исполнителем, осуществляют регистрацию документа в СЭДО с прикреплением файла либо возвращают неправильно оформленный документ исполнителю.

6.5. Исходящие документы, подписанные директорами департаментов, регистрируются в СЭДО работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, до передачи на отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции.

7. Учет количества документов, зарегистрированных в СЭДО

7.1. В Министерстве проводится учет количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год, месяц) по их регистрационным карточкам по форме, утверждаемой директором Депуправделами.

7.2. Информация об объеме документооборота представляется Депуправделами руководству Министерства.

8. Обязанности администратора СЭДО

В обязанности администратора СЭДО входят координация и контроль за работами по сопровождению программно-технического комплекса СЭДО, а также обеспечение выполнения следующих функций:

консультирование пользователей по вопросам работы в СЭДО по телефону, электронной почте, а также индивидуально на рабочих местах;

обучение пользователей работе в СЭДО при поступлении на работу, а также при изменении функциональных возможностей системы;

удаленная настройка через консоль администратора программного обеспечения клиентских рабочих мест, в том числе создание, изменение, переименование папок пользователей, а также настройка отчетов для получения статистических данных из СЭДО;

актуализация справочника сотрудников Министерства в соответствии с приказами по личному составу;

заполнение справочника организаций и удаление дублирующих записей;

ввод в СЭДО номенклатуры дел структурных подразделений Министерства;

ведение системных справочников СЭДО;

мониторинг работы пользователей в СЭДО и доведение результатов мониторинга до руководства структурных подразделений;

контроль корректности ввода данных в СЭДО.

9. Ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента

Работники Министерства (пользователи СЭДО) несут дисциплинарную ответственность за нарушение положений настоящего Регламента.

Приложение
к Регламенту использования
Системы электронного
документооборота при организации
делопроизводства в Минсельхозе
России

Перечень документов, подлежащих представлению Министру

№ пп	Вид документа	Статус исполнителя
1.	Поручения Президента Российской Федерации	Головной, соисполнитель
2.	Указы Президента Российской Федерации, содержащие поручения Министерству	Головной, соисполнитель
3.	Поручения Председателя Правительства Российской Федерации	Головной, соисполнитель
4.	Поручения первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации	Головной, соисполнитель
5.	Протоколы заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, в которых Министр является членом комиссии*	-
6.	Представления руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации*	-
7.	Акты Председателя и аудиторов Счетной палаты Российской Федерации*	-
8.	Обращения министров зарубежных государств, отвечающих за сельское хозяйство и (или) внешнюю торговлю*	-
9.	Иные виды документов по письменному поручению Министра	-

______________________________

*Документы, рассматриваемые заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.