Приказ Федеральной налоговой службы от 26 июля 2012 г. № ММВ-7-10/522@ “О внесении изменений в приказы ФНС России”

В целях уточнения правил ведения делопроизводства в системе налоговых органов приказываю:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате ФНС России, утвержденную приказом ФНС России от 29.10.2009 № ШТ-7-4/533@ (с внесенными изменениями и дополнениями), (далее - Инструкция) следующие изменения:

1.1. Пункты 2.1.2-2.1.4 Инструкции изложить в следующей редакции:

«2.1.2. При приеме внешней корреспонденции, поступившей по почте или фельдъегерской связью, в подразделении ДОУ проверяется:

правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;

целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - «Поступило в поврежденном виде», заверяет своей подписью с расшифровкой и указывает дату. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.

Поступившая корреспонденция вскрывается в подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений».

Конверты с надписью «Лично» вскрываются адресатом отправления. Конверты для конкурсной комиссии ФНС России с надписью «Не вскрывать» вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии.

2.1.3. Если документ представляется заявителем лично (через представителя), в подразделении ДОУ проверяется комплектность корреспонденции, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц. При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя (его представителя).

По просьбе заявителя (его представителя) на представленной им копии документа проставляется отметка о принятии и дате приема. При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника подразделения ДОУ.

2.1.4. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих структурных подразделений ФНС России - исполнителями документов.

При необходимости составляется соответствующий акт в двух экземплярах, подписанный работниками подразделения ДОУ и структурного подразделения ФНС России - исполнителя. Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в подразделении ДОУ».

1.2. Раздел 2 Инструкции дополнить подразделом 2.4 «Приём, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по системе МЭДО» следующего содержания:

«Для приёма межведомственной корреспонденции в форме электронных сообщений в ФНС России используется система межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) с применением специализированного программного обеспечения ПАК «Сопряжение-Д».

Для корреспонденции, поступившей в ФНС России по системе МЭДО, в СЭД ЦА автоматически создается РК:

для обращений физических и юридических лиц, направленных Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, - в БД «Канцелярия ЗГ»;

для остальных документов - в БД «Канцелярия экспедиция».

Для документов, поступивших по системе МЭДО, наличие УКЭП не требуется.

Регистрация корреспонденции, поступившей по системе МЭДО, и доведение её до адресатов осуществляется аналогично корреспонденции, поступающей в электронном виде средствами СЭД».

Подразделы 2.4 и 2.5 Инструкции считать подразделами 2.5 и 2.6 соответственно.

1.3. В пункте 6.1 Инструкции абзац 1 заменить текстом следующего содержания:

«6.1. Входящие документы поступают в приемные заместителей Руководителя согласно распределению их обязанностей. Во время отсутствия заместителя Руководителя корреспонденция направляется заместителю Руководителя, исполняющему его обязанности.

Входящие документы подразделяются на внешние документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения».

1.4. В пункте 6.1.2 Инструкции абзац 8 дополнить следующим предложением:

«Если резолюция подготовлена в приемной заместителя Руководителя, исполняющего обязанности другого заместителя Руководителя, документ дополнительно направляется замещаемому заместителю Руководителя - для информации».

1.5. Пункт 6.1.4 Инструкции дополнить абзацем следующего содержания:

«Если резолюция подготовлена в приемной заместителя Руководителя, исполнявшего обязанности другого заместителя Руководителя, который вновь приступил к исполнению своих обязанностей, структурное подразделение - ответственный исполнитель направляет служебную записку на рассмотрение заместителю Руководителя, вновь приступившему к исполнению своих обязанностей».

1.6. В пункте 8.7.1 Инструкции:

абзац 6 дополнить предложением следующего содержания:

«Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа)»;

абзацы 7 и 8 заменить текстом следующего содержания:

«Проекты служебных писем распечатываются:

в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, - если документы направляются в бумажном виде и количество адресатов не более четырех;

в двух экземплярах - если один экземпляр направляется в бумажном виде, а второй - в электронном;

в одном экземпляре - во всех остальных случаях».

1.7. Пункт 9.2.2 Инструкции изложить в следующей редакции:

«9.2.2. Исходящая корреспонденция рассылается в бумажном виде фельдъегерской или почтовой связью либо в электронном виде с помощью СЭД ЦА, по электронной почте или по системе МЭДО».

1.8. Пункт 9.2.3 Инструкции исключить.

Пункты 9.2.4 и 9.2.5 Инструкции считать пунктами 9.2.3 и 9.2.4 соответственно.

1.9. Раздел 9 Инструкции дополнить подразделом 9.6 «Отправка корреспонденции по системе МЭДО» следующего содержания:

«9.6.1. По системе МЭДО отправляются документы в электронном виде в органы государственной власти (после их подтверждения готовности к обмену и успешного тестирования доставки корреспонденции).

Список органов государственной власти, которым корреспонденция отправляется в электронном виде по системе МЭДО, создается, доводится до структурных подразделений центрального аппарата и поддерживается в актуальном состоянии подразделением ДОУ.

Для обеспечения отправки электронных документов по системе МЭДО администратор СЭД предварительно осуществляет настройку РК соответствующего органа государственной власти в БД «Внешние адресаты».

9.6.2. Отправка электронных документов по системе МЭДО осуществляется только при наличии в СЭД ЦА регистрационной карточки исходящего документа, оформленной аналогично РК документов, отправляемых по СЭД ЦА.

При этом в РК исходящего документа вкладывается сканированный образ бумажного оригинала, содержащий подпись, регистрационный номер и дату регистрации. Файл сканированного образа УКЭП не подписывается.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного образа документа, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе.

9.6.3. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде по системе МЭДО осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.

В случае неверно оформленной РК в СЭД ЦА отправка электронного документа не производится, а РК возвращается на доработку в структурное подразделение, подготовившее документ».

Подраздел 9.6 Инструкции считать подразделом 9.7 соответственно.

1.10. Пункт 10.2 Инструкции изложить в следующей редакции:

«10.2. Настоящий раздел не регламентирует порядок работы с жалобами физических и юридических лиц на действия или бездействие налоговых органов Российской Федерации и их должностных лиц, а также на акты налоговых органов ненормативного характера, которые рассматриваются в порядке досудебного урегулирования в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами».

1.11. В пункте 12.3.8 Инструкции:

абзац 2 дополнить предложением следующего содержания:

«Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа)»;

абзацы 4-8 заменить текстом следующего содержания:

«Для служебных писем, направляемых в бумажном виде от 1 до 4 адресатам, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа отдельного (визового) экземпляра служебного письма, который оформляется либо на чистом листе бумаги формата А4 (без бланка), либо с использованием электронного шаблона бланка (без герба).

В остальных случаях визы проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала (одного из оригиналов) документа. Для служебного письма на 1 листе визирование допускается оформлять на визовом экземпляре.

Виза на проектах служебных писем включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности. Все указанные реквизиты вписываются ручкой, расшифровка подписи карандашом не допускается».

2. Внести в Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную приказом ФНС России от 16.12.2009 № ШТ-7-4-/689@ (с внесенными изменениями и дополнениями), (далее - Типовая Инструкция) следующие изменения:

2.1. В пункте 7.6.1 Типовой инструкции:

абзац 5 дополнить предложением следующего содержания:

«Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа)»;

абзацы 6 и 7 заменить текстом следующего содержания:

«Проекты служебных писем распечатываются:

в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, - если документы направляются в бумажном виде и количество адресатов не более четырех;

в двух экземплярах - если один экземпляр направляется в бумажном виде, а второй - в электронном;

в одном экземпляре - во всех остальных случаях».

2.2. Абзац 1 пункта 9.2 Типовой инструкции изложить в следующей редакции:

«9.2. Настоящий раздел не регламентирует порядок работы с жалобами физических и юридических лиц на действия или бездействие налоговых органов Российской Федерации и их должностных лиц, а также на акты налоговых органов ненормативного характера, которые рассматриваются в порядке досудебного урегулирования в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами».

2.3. В пункте 11.3.9 Типовой инструкции:

абзац 2 дополнить предложением следующего содержания:

«Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа)»;

абзацы 3-7 заменить текстом следующего содержания:

«Для служебных писем, направляемых в бумажном виде от 1 до 4 адресатам, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа отдельного (визового) экземпляра служебного письма, который оформляется либо на чистом листе бумаги формата А4 (без бланка), либо с использованием электронного шаблона бланка (без герба).

В остальных случаях визы проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала (одного из оригиналов) документа. Для служебного письма на 1 листе визирование допускается оформлять на визовом экземпляре.

Виза на проектах служебных писем включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности. Все указанные реквизиты вписываются ручкой, расшифровка подписи карандашом не допускается».

2.4. В пункте 13.1.7 Типовой инструкции после словосочетания «в случае» добавить слово «значительных»;

2.5. Пункт 13.1.8 Типовой инструкции изложить в следующей редакции:

«13.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) являются названия структурных подразделений, содержащие цифровое обозначение.

Разделы сводной номенклатуры дел должны содержать все структурные подразделения утвержденной структуры Управления (Межрегиональной инспекции). Цифровое обозначение структурного подразделения присваивается непосредственно в территориальном налоговом органе и может не совпадать с порядковыми номерами, указанными в утвержденной структуре Управления (Межрегиональной инспекции).

В структурных подразделениях, осуществляющих несколько функциональных обязанностей, разделы номенклатуры дел (структурные подразделения) допускается разделять на подразделы в соответствии с функциональными обязанностями, и индексацию дел производить в пределах подразделов.

Допускается создавать разделы сводной номенклатуры дел для постоянно действующих комиссий (подкомиссий), рабочих групп и т.д.».

3. Внести в Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, утвержденный приказом ФНС России от 21.07.2011 № ММВ-7-10/459@, (далее - Порядок) следующее изменение:

Первое предложение абзаца 2 пункта 4.3 Порядка изложить в следующей редакции:

«- при необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначального ДСП-документа его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы  Д.В.Наумчева.

Руководитель Федеральной налоговой службы

М.В. Мишустин