Проект Приказа Федерального архивного агентства "Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии" (подготовлен Росархивом 20.03.2018)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 2 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317; N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

утвердить прилагаемый Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Утвержден
приказом Федерального архивного агентства
от_____________N_____

Порядок
признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии

1. Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317; N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях*(1), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 1 сентября 2017 г. N 143 (зарегистрирован Минюстом России 1 ноября 2017 г., регистрационный N 48765).

2. Порядок устанавливает правила организации работы государственных и муниципальных архивов (далее - архив) по отнесению документов Архивного фонда Российской Федерации к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии из состава документов Архивного фонда Российской Федерации, затребованных в установленном порядке для использования в читальный зал (просмотровый зал, комнату прослушивания фонодокументов) или в рабочую комнату архива пользователем архивных документов или работником архива (далее - пользователь).

3. Находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии признается документ Архивного фонда Российской Федерации (далее - архивный документ):

с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации, использование которого до проведения реставрационно-консервационных работ угрожает физической целостности архивного документа;

и/или для которого возможность зрительного и/или слухового восприятия содержащейся в нем информации без проведения реставрационно-консервационных работ затруднена или невозможна вследствие ее угасания, утраты, нестабильности и/или повреждения.

4. Решение о признании архивного документа находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии принимает руководитель архива или уполномоченное им лицо (далее - руководство архива) на основании экспертного заключения.

5. Экспертное заключение готовится по поручению руководства архива постоянно действующей комиссией архива, состоящей из квалифицированных специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов.

6. Основанием для рассмотрения руководством архива вопроса о проведении экспертизы архивного документа на предмет отнесения его к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии является служебная записка руководителя подразделения архива, ответственного за хранение архивных документов и выдачу их из архивохранилищ.

7. Служебная записка составляется на основании просмотра архивного документа при подготовке его к выдаче из архивохранилища по заказу (требованию) пользователя и визируется заведующим архивохранилищем (сотрудником, осуществляющим выдачу архивных документов).

8. Служебная записка с соответствующей резолюцией руководства архива вместе с архивным документом передается на рассмотрение постоянно действующей комиссии архива (пункт 5 Порядка) не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления пользователем заказа (требования) на его выдачу. Соответствующая отметка проставляется в заказе (требовании).

9. Срок подготовки экспертного заключения не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу архивного документа.

10. Экспертное заключение должно содержать мотивированные причины отнесения архивного документа к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии (пункт 3 Порядка), сроки и условия устранения повреждений и/или дефектов архивного документа.

11. В экспертное заключение в обязательном порядке включается указание на возможность (невозможность) изготовления в полном объеме или частично копии фонда пользования архивного документа до проведения работ по восстановлению его первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков.

12. Пользователь при получении заказа устно уведомляется о направлении интересующего его архивного документа на экспертизу, знакомится с отметкой в заказе (требовании) на выдачу архивного документа и расписывается в соответствующей графе заказа (требования).

13. После принятия решения руководством архива о признании интересующего пользователя архивного документа находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии (пункт 4 Порядка) и фиксации его в резолюции на экспертном заключении пользователь в устной форме информируется о планируемых сроках и условиях устранения повреждений и/или дефектов архивного документа и выдачи его пользователю.

14. Одновременно пользователю выдается в установленном порядке копия фонда пользования архивного документа, если в экспертном заключении признана возможность ее изготовления в полном объеме или частично до проведения реставрационно-консервационных работ с архивным документом.

15. По требованию пользователя информация о планируемых сроках и условиях выдачи пользователю архивного документа, признанного находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, предоставляется в письменном виде.

16. Пользователь вправе:

ознакомиться с экспертным заключением;

обжаловать в соответствии с законодательством Российской Федерации временное ограничение на доступ к архивному документу, признанному находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

17. Архивный документ, затребованный пользователем и признанный находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, ставится на учет для организации в приоритетном порядке реставрационно-консервационных работ по устранению повреждений и/или дефектов, препятствующих его использованию.

18. Сроки проведения названных работ устанавливаются с учетом наличия других архивных документов, ранее признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии из числа затребованных пользователями, и финансовых возможностей архива.

-------------------------------------------

*(1) Подпункт 1 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).