Проект Приказа Министерства промышленности и торговли РФ "Об утверждении Регламента мониторинга проектов с использованием автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации" (подготовлен Минпромторгом России 24.01.2017)

Досье на проект

Пояснительная записка

В целях обеспечения реализации разделов IV-VI Положения об организации проектной деятельности в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 23 ноября 2016 года N 4139 и абзаца 7 пункта 3 приказа Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 6 декабря 2016 года N 4356 приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент мониторинга проектов с использованием автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации (далее - Регламент).

2. Руководителям структурных подразделений Министерства обеспечить мониторинг проектов с использованием автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации в соответствии с Регламентом с 1 февраля 2017 года.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Осьмакова В.С.

Министр

Д.В. Мантуров

УТВЕРЖДЕН
приказом Минпромторга России
от ________ 2017г. N _______

Регламент
мониторинга проектов с использованием автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации

I. Общие положения

I.1. Настоящий Регламент определяет порядок мониторинга проектов с использованием автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации (далее - АИС ПУ).

I.2. Под мониторингом проектов в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее - Министерство) понимается деятельность ответственных сотрудников Министерства и других участников проектов по организации сбора и представления информации (отчетности) о ходе реализации проектов в объеме, необходимом для обеспечения эффективной реализации проектов.

I.3. Под оперативным управлением реализацией проекта понимается деятельность по ведению и контролю обязательных работ в рамках выполнения заявленных мероприятий реализации проекта.

I.4. Понятия, используемые в настоящем Регламенте, соответствуют терминам и определениям, установленным Положением об организации проектной деятельности в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации и функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденном Приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 23.11.2016 N 4139, а также нормативным и паровым актам Российской Федерации.

I.5. В настоящем Регламенте под проектом понимается комплекс взаимосвязанных мероприятий (задач), выполняемых в рамках заключенных с Министерством государственных контрактов и иных гражданско-правовых договоров, специальных инвестиционных контрактов и соглашений.

I.6. Мониторингу в АИС ПУ подлежат все проекты за исключением работ, выполняемых в рамках государственных контрактов, для поставки товаров и оказания услуг для федеральных нужд.

I.7. Ответственность за проведение мониторинга проектов по направлению деятельности несут структурные подразделения Министерства (далее - департаменты-администраторы расходов).

I.8. Ответственность за оперативное управление реализацией проектом и его результаты несет организация, реализующая проект (головной исполнитель).

I.9. Ответственность за обеспечение доступа в АИС ПУ департаментам-администраторам расходов и головным исполнителям несет Административный департамент.

II. Формирование проекта в АИС ПУ

II.10. Основанием для внесения проекта в АИС ПУ является принятое решение об одобрении проекта (в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации и функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденном Приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации N4139 от 23.11.2016) или заключенный с Министерством государственный контракт и иной гражданско-правовой договор, специальный инвестиционный контракт или соглашение (далее - Основание).

II.11. Специалист департамента-администратора расходов, в сферу ответственности которого входит мониторинг за ходом реализации проекта (далее - Специалист), в течение 7-ми рабочих дней с даты Основания, указанного в пункте 2.1 настоящего Регламента:

- Уведомляет Административный департамент о необходимости доступа в АИС ПУ, в том числе для головного исполнителя;

- создает*(1) новый проект в АИС ПУ;

- заполняет обязательные атрибуты проекта - назначение, отрасль, дату начала и дату окончания;

- включает участников в проект.

II.12. Административный департамент после получения уведомления в течение 2-х рабочих дней обеспечивает доступ в АИС ПУ Специалисту и головному исполнителю.

II.13. После создания проекта в АИС ПУ в течение 1-го рабочего дня Специалист уведомляет (по электронной почте) головного исполнителя о наличии проекта в АИС ПУ.

II.14. После получения уведомления указанного в пункте 2.3 головной исполнитель не позднее 10-ти рабочих дней или в срок, согласованный с директором департамента-администратора расходов, формирует план-график проекта*(2) в АИС ПУ и заполняет следующие сведения по проекту:

- цели проекта и плановые значения ключевых показателей его эффективности (КПЭ);

- плановый объем финансирования проекта;

- работы проекта, сроки их реализации и взаимосвязи между ними;

- результаты проекта;

- контракты*(3) и/или договора, заключенные с целью реализации работ по проекту и осуществляет связи их с соответствующим работам плана-графика проекта;

- риски и меры реагирования на них;

- документы проекта.

II.15. План-график проекта должен соответствовать следующим требованиям:

1) длительность работ:

- на ближайший квартал- не более 20% от длительности всего проекта;

- на ближайший год - не более 1-го квартала;

- не более полугода на остальной период реализации.

2) все работы плана-графика должны быть взаимосвязаны между собой - у каждой работы кроме первой работы проекта должны быть предшественники и у каждой работы кроме последней работы проекта должны быть последователи;

3) определены контрольные точки (вехи), отслеживаемые на уровне руководства Министерства;

4) для всех работ должны быть указаны ответственные за их реализацию.

II.16. После создания плана-графика проекта в АИС ПУ головной исполнитель проекта в течении 1-го рабочего дня уведомляет (по электронной почте) Специалиста.

II.17. Специалист в течение 3 рабочих дней с даты поступления уведомления, указанного в пункте 2.6, настоящего регламента рассматривает его и сохраняет в АИС ПУ в качестве базового плана.

II.18. После сохранения базовый план в течение 1-го рабочего дня направляется на утверждение директора департамента-администратора расходов.

II.19. С даты утверждения базового плана осуществляется мониторинг за ходом реализации проекта.

III. Мониторинг реализации проекта в АИС ПУ

III.20. Головной исполнитель с периодичностью, согласованной с директором департамента-администратора расходов, но не реже 1 раза в месяц вносит в АИС ПУ фактическую информацию (отчеты) о ходе реализации проекта и уведомляет Специалиста о внесении информации:

1) фактические значения ключевых показателей эффективности;

2) изменения в плановом финансировании проекта - выделяемых бюджетных ассигнованиях, привлечению собственных средств предприятий, полученной государственной поддержки и пр.;

3) информацию о ходе исполнения плана-графика, в том числе:

- фактические даты начала работ - если работа начались, измененные плановые даты начала работ - если прогнозируется сдвиг начала работ;

- измененные длительности работ - при отличии от текущей плановой длительности;

- % завершения работ;

4) информацию о планируемых и понесенных в ходе проекта затратах, в том числе:

- заключенные контракты*(4), договора с привязкой к работам плана-графика;

- подписанные акты, осуществленные платежи;

5) новые выявленные риски, изменение параметров существующих рисков, планируемые меры реагирования;

6) измененный состав участников проекта (при необходимости);

7) документы проекта.

III.21. Специалист после получения уведомления головного исполнителя о внесении фактической информации (отчетов) в течение 3-х рабочих дней совместно с головным исполнителем проводит в АИС ПУ анализ фактических результатов на предмет его отклонений от утвержденных параметров. Анализ производится путем сравнения фактических и прогнозируемых параметров проекта с параметрами, закрепленными в актуальном базовом плане проекта.

III.22. При наличии или прогнозировании отклонений головной исполнитель:

1) вводит в АИС ПУ причины отклонений;

2) формирует предложения по их устранению (по запросу Специалиста с пояснительными материалами), а также скорректированный на основе сформированных предложений план проекта и направляет их по Специалисту.

III.23. Специалист представляет на согласование директору департамента-администратора расходов предложения и скорректированный план проекта.

III.24. После согласования скорректированного плана директором департамента-администратора расходов Специалист в течение 2-х рабочих дней уведомляет головного исполнителя.

III.25. После получения уведомления головной исполнитель в течение 1 рабочего дня головной исполнитель сохраняет скорректированный план проекта в АИС ПУ в качестве базового плана.

III.26. Головной исполнитель по завершении внесения изменений уведомляет по Специалиста о внесении изменений.

III.27. Рассмотрение изменённого плана проекта осуществляется в соответствии с пунктами 2.6-2.8 настоящего регламента.

III.28. В случае отказа директора департамента-администратора расходов в согласовании корректировки плана проекта Специалист обеспечивает организацию необходимых мероприятий для решения вопроса.

IV. Закрытие проекта в АИС ПУ

IV.29. Завершенным проектом считается проект, по которому:

1) все работы выполнены на 100%;

2) по всем работам получено подтверждение об их выполнении - акты выполненных работ, заключения, протоколы и отчетные материалы.

IV.30. Головной исполнитель в течение 1-го рабочего дня с даты окончания работ по проекту уведомляет (по электронной почте) Специалиста о завершении проекта.

IV.31. Специалист проверяет наличие и актуальность размещенных в АИС ПУ материалов и информации, указанных в пункте 4.1 настоящего регламента в течение 5-ти рабочих дней с даты уведомления, указанного в пункте 4.2 настоящего регламента и представляет информацию о завершении проекта на рассмотрение директора департамента-администратора расходов.

IV.32. По результатам рассмотрения материалов директором департамента-администратора расходов Специалист присваивает проекту в АИС ПУ статус "завершен", не позднее 15 рабочих дней с даты окончания работ по проекту.

-------------------------------------------

*(1) Создание проекта осуществляется в соответствии с инструкцией по работе с АИС ПУ, размещенной в разделе "База знаний" АИС ПУ.

*(2) Порядок ввода информации о проекте в АИС ПУ

*(3) Государственные контракты и договора в автоматизированном режиме поступают из ИАС ИНКОР

*(4) Государственные контракты, этапы, освоение и платежи поступают в АИС ПУ из ИАС ИНКОР