В соответствии с подпунктом 16 пункта 6, пунктом 7 и подпунктом 8 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства", приказываю:

утвердить прилагаемый порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия указанного ограничения.

Зарегистрировано в Минюсте России 29 апреля 2025 г.
Регистрационный № 82018

УТВЕРЖДЕН
приказом Росархива
от 20.03.2025 г. № 38

Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия указанного ограничения

I. Общие положения

1. К служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, относится несекретная информация, распространение которой может создать потенциальную угрозу интересам Российской Федерации1.

2. Перечень служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (далее - Перечень), разрабатывается Росархивом по предложениям федеральных органов государственной власти и утверждается приказом Росархива2.

В подготовке Перечня принимают участие федеральные государственные органы, федеральные казенные учреждения, подведомственные Росархиву, созданные в соответствии с распоряжениями Правительства Российской Федерации от 26 января 2011 г. № 65-р и от 30 сентября 2016 г. № 2061-р (далее - федеральные архивные учреждения), государственные и муниципальные архивы, государственные корпорации.

Утвержденный Перечень является документом, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, и имеет пометку "Для служебного пользования".

3. Копии утвержденного Перечня направляются Росархивом федеральным органам государственной власти, федеральным архивным учреждениям, уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственным и муниципальным архивам. Копии утвержденного Перечня по решению руководителя Росархива направляются иным федеральным государственным органам, а также государственным корпорациям.

4. Перечень поддерживается Росархивом в актуальном состоянии. С целью актуализации Перечня Росархивом не позднее 1 сентября текущего года направляются федеральным органам государственной власти письменные запросы о предложениях по включению информации в Перечень и (или) исключению информации из Перечня. Росархивом направляются письменные запросы о предложениях по включению информации в Перечень и (или) исключению информации из Перечня иным федеральным государственным органам, государственным корпорациям, федеральным архивным учреждениям.

5. Актуализация Перечня осуществляется Росархивом до 15 января года, следующего за истекшим годом, на основании поступивших в Росархив предложений. Результаты актуализации Перечня оформляются приказом Росархива о внесении изменений в приказ Росархива, которым утвержден Перечень.

6. Федеральные архивные учреждения, государственные и муниципальные архивы при осуществлении деятельности по использованию архивных документов руководствуются утвержденным Перечнем.

II. Отнесение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятие указанного ограничения

7. Для рассмотрения вопросов отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (далее - архивные документы), к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия указанного ограничения, в Росархиве создается комиссия, действующая на постоянной основе, возглавляемая заместителем руководителя Росархива (далее - Комиссия).

8. В случае необходимости получения обоснованной позиции по вопросам отнесения архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия указанного ограничения, Росархивом направляются письменные запросы в федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, государственные корпорации.

9. Федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, государственными корпорациями направляются в Росархив в указанные в письменных запросах Росархива сроки на бумажном носителе обоснованные позиции о целесообразности отнесения архивных документов, предлагаемых для рассмотрения Комиссией, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, либо целесообразности снятия такого ограничения с архивных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) федерального органа государственной власти, руководителем (заместителем руководителя) федерального государственного органа, генеральным директором (заместителем генерального директора) государственной корпорации.

10. Основаниями для рассмотрения Комиссией возможности отнесения архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия такого ограничения, являются:

а) указы, распоряжения, поручения, указания Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

б) обращения федеральных органов государственной власти, федеральных государственных органов, государственных корпораций;

в) запросы пользователей архивными документами в федеральные архивные учреждения, государственные или муниципальные архивы о снятии ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения (в том числе запросы пользователей архивными документами о снятии ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, поводом для направления которых послужило исключение из Перечня соответствующей позиции, на основании которой был ограничен доступ к архивным документам);

г) обоснованная позиция Межведомственной комиссии по защите государственной тайны3 по результатам проведенной работы по рассекречиванию архивных документов - носителей сведений, составляющих государственную тайну, в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

11. Рассмотрению Комиссией возможности отнесения архивного документа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, либо снятия указанного ограничения подлежит подлинник архивного документа или его заверенная копия (ксерокопия, фотокопия, машинописная копия, рукописная копия, микрофиша, микрофильм, цифровое изображение на цифровом носителе и другие, сделанные с подлинника документа). Другие экземпляры (в том числе копии) такого архивного документа подлежат отнесению к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или снятию указанного ограничения только после принятия в соответствии с настоящим порядком решения об отнесении подлинника архивного документа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, либо снятия с подлинника архивного документа указанного ограничения.

12. В случаях, предусмотренных подпунктами "а", "б", "г" пункта 10 настоящего порядка, Росархивом направляются в федеральные архивные учреждения, государственные и муниципальные архивы письменные запросы о представлении подлинников архивных документов либо их заверенных копий для рассмотрения Комиссией. Федеральными архивными учреждениями, государственными и муниципальными архивами в указанные в письменных запросах Росархива сроки направляются в Росархив подлинники архивных документов либо их заверенные копии, а также перечень направляемых архивных документов (на бумажном носителе и в виде редактируемого файла (файлов) на электронном носителе).

При отсутствии в федеральном архивном учреждении, государственном или муниципальном архиве подлинника архивного документа федеральным архивным учреждением, государственным и муниципальным архивом направляются в Росархив копия архивного документа, а также копия письменного ответа из предполагаемого места хранения подлинника архивного документа, содержащего информацию о наличии либо отсутствии на хранении подлинника архивного документа.

13. В случае, предусмотренном подпунктом "в" пункта 10 настоящего порядка, федеральные архивные учреждения должны направлять в Росархив на бумажном носителе сопроводительное письмо с обоснованием необходимости рассмотрения вопроса об отнесении находящихся у них на хранении архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или о снятии указанного ограничения с приложением:

а) подлинника архивного документа либо его заверенной копии (но не более 25 архивных документов или их заверенных копий), подлежащих рассмотрению Комиссией на предмет возможности отнесения к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или снятия указанного ограничения. В случае, если рассмотрению Комиссией подлежит комплекс однотипных архивных документов, к сопроводительному письму, указанному в абзаце первом пункта 13 настоящего порядка, прилагаются справка, содержащая информацию по подлежащим рассмотрению архивным документам, и заверенные копии отдельных архивных документов;

б) копии запроса пользователя архивными документами, указанного в подпункте "в" пункта 10 настоящего порядка;

в) перечня направляемых архивных документов (на бумажном носителе и в виде редактируемого файла (файлов) на электронном носителе).

14. Государственные и муниципальные архивы должны направлять указанные в подпунктах "а" - "в" пункта 13 настоящего порядка материалы с сопроводительным письмом по подведомственности в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела в течение десяти рабочих дней рассматривают поступившие материалы и по результатам рассмотрения либо направляют указанные материалы с сопроводительным письмом в Росархив для рассмотрения вопроса о возможности отнесения архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или снятия указанного ограничения, либо возвращают материалы в государственный или муниципальный архив с обоснованием причин возврата.

15. Рассмотрение Комиссией вопросов о возможности отнесения архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или снятия указанного ограничения осуществляется на заседаниях Комиссии, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. В отдельных случаях по решению председателя Комиссии могут проводиться внеочередные заседания Комиссии.

16. Подготовка материалов к заседаниям Комиссии осуществляется структурным подразделением Росархива, в задачи и функции которого входит организационное и документационное обеспечение деятельности Комиссии.

17. По результатам заседания Комиссия принимает решения:

а) о возможности либо о невозможности отнесения архивных документов к документам, содержащим указанную в Перечне служебную информацию ограниченного распространения;

б) о возможности снятия ограничения на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, либо о сохранении ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения;

в) об оставлении представленных на заседание Комиссии материалов без рассмотрения.

18. Решения Комиссии, указанные в пункте 17 настоящего порядка, оформляются протоколом, который подписывается председателем Комиссии (председательствующим на заседании Комиссии) с проставлением даты и указанием места проведения заседания Комиссии. Протокол оформляется не позднее следующего рабочего дня после дня заседания Комиссии.

19. Не позднее пяти рабочих дней после дня оформления протокола заседания Комиссии руководителем Росархива (лицом, исполняющим обязанности руководителя Росархива) издаются приказы:

а) об отнесении архивных документов, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения;

б) о невозможности отнесения архивных документов, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения;

в) о снятии ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения;

г) о сохранении ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

20. Приказы Росархива, указанные в пункте 19 настоящего порядка, протоколы заседаний Комиссии, а также подготовленные к заседаниям Комиссии документы, за исключением рассмотренных на заседаниях Комиссии подлинников архивных документов или их заверенных копий, хранятся в Росархиве. Рассмотренные на заседаниях Комиссии подлинники архивных документов или их заверенные копии подлежат возврату в федеральные архивные учреждения или в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела для направления в государственные или муниципальные архивы.

21. Копии приказов Росархива, указанных в подпунктах "а", "в" пункта 19 настоящего порядка, направляются Росархивом по месту хранения подлинников архивных документов в федеральные архивные учреждения, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела для дальнейшего направления в государственные или муниципальные архивы с целью внесения федеральными архивными учреждениями, государственными и муниципальными архивами необходимых изменений в учетные документы.

22. Копии приказов Росархива, указанных в подпунктах "б", "г" пункта 19 настоящего порядка, направляются Росархивом по месту хранения подлинников архивных документов в федеральные архивные учреждения, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела для дальнейшего направления в государственные или муниципальные архивы для сведения и учета в работе.

23. По решению руководителя Росархива (лица, исполняющего обязанности руководителя Росархива) копии приказов Росархива, указанных в пункте 19 настоящего порядка, направляются федеральным органам государственной власти, иным федеральным государственным органам, государственным корпорациям.

24. В случае принятия Комиссией решения, указанного в подпункте "в" пункта 17 настоящего порядка, Росархивом по месту хранения подлинников архивных документов направляются информационные письма в федеральные архивные учреждения, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела для дальнейшего направления в государственные или муниципальные архивы.

25. Доступ к архивным документам, отнесенным в соответствии с настоящим порядком к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, ограничивается федеральным архивным учреждением, государственным или муниципальным архивом со дня внесения ими необходимых изменений в учетные документы на основании приказа Росархива.

26. Ограничение доступа к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, отменяется со дня внесения федеральным архивным учреждением, государственным или муниципальным архивом изменений в учетные документы о снятии такого ограничения на основании приказа Росархива.

27. Приказы Росархива, изданные в соответствии с пунктом 19 настоящего порядка, протоколы заседаний Комиссии являются документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, и имеют пометку "Для служебного пользования".

28. Переписка Росархива с федеральными органами государственной власти, иными федеральным государственным органами, государственными корпорациями, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, федеральными архивными учреждениями, государственными и муниципальными архивами по вопросам отнесения архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия указанного ограничения осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности".

------------------------------

1 Абзац второй пункта 1.2 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности".

2 Подпункт 17 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства".

3 Статьи 14, 20 Закона Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне".