Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 21 февраля 2023 г. № 14-6/ООГ-1101 О временном обмене документами, в том числе документами, связанными с работой, между работодателем и работником, не осуществляющими взаимодействие посредством электронного документооборота, в форме электронного документа

Вопрос: В силу части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Как определяется срок, в который стороны должны предоставить документы на бумажном носителе? Может ли такой срок быть установлен в локальном нормативном акте, которым определен порядок временного обмена электронными документами? Если работник не предоставляет работодателю документы на бумажном носителе, может ли он быть привлечен к дисциплинарной ответственности?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение от 30 января 2023 г. по вопросу временного обмена документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в Вашем обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

Согласно части 1 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) под электронным кадровым документооборотом (далее - ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных Кодексом.

Пунктом 11 статьи 22.3 Кодекса установлено, что при подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (статья 62 настоящего Кодекса) работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника.

В соответствии с частью 13 статьи 22.3 Кодекса в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Исходя из смысла части 13 статьи 22.3 Кодекса временный обмен документами, в том числе документами, связанными с работой (включая выдачу копий документов, связанных с работой работника), в форме электронного документа или электронного образа документа возможен на основании принятого локального нормативного акта работодателя в исключительных случаях, с обязательным последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.