Письмо Минфина России от 27 мая 2022 г. N 02-07-10/50875 О порядке хранения организациями бюджетной сферы электронных первичных документов и регистров бухучета; о предъявлении контролирующим органам электронных документов и печати на бумажном носителе

Вопрос:

О порядке хранения организациями бюджетной сферы электронных первичных документов и регистров бухучета; о предъявлении контролирующим органам электронных документов и печати на бумажном носителе.

Ответ:

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел обращение автономного учреждения от 29.04.2022 о порядке хранения подписанных электронной подписью первичных документов, а также о предъявлении контролирующим органам регистров бухгалтерского учета (далее - Обращение) и сообщает.

В соответствии с положениями постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 329 "О Министерстве финансов Российской Федерации" Министерству финансов Российской Федерации не предоставлено право официального толкования законодательных или иных нормативных правовых актов, а также оценки конкретных хозяйственных операций.

Вместе с тем Департамент полагает возможным обратить внимание на следующее.

По вопросу организации хранения электронных первичных документов и электронных регистров бухгалтерского учета (далее - электронных документов)

Согласно пункту 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации.

Требования к организации хранения документов бухгалтерского учета установлены статьей 29 Закона N 402-ФЗ.

В соответствии с пунктом 2 статьи 2 Закона N 402-ФЗ при ведении бюджетного учета нефинансовых и финансовых активов и обязательств Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, операций, изменяющих указанные активы и обязательства, а также при составлении, представлении, рассмотрении и утверждении бюджетной отчетности положения Закона N 402-ФЗ применяются с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации.

Согласно пункту 33 Федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", устанавливающего единые требования к ведению бюджетного (бухгалтерского) учета для организаций бюджетной сферы (утвержден приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 N 256н) (далее - СГС "Концептуальные основы"), субъект учета обеспечивает хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в Российской Федерации, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.

При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на электронных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

При хранении первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться защита их данных от несанкционированных исправлений.

В соответствии с пунктом 14 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности организуется руководителем субъекта учета и (или) руководителем централизованной бухгалтерии. При этом согласно пункту 15 Инструкции N 157н хранение первичных (сводных) документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Приказ N 526) установлены в том числе правила хранения электронных документов.

В соответствии с пунктом 2.30 Приказа N 526 обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля.

Если при организации бухгалтерского учета субъектом учета выбрана технология обработки (предоставления (обмена)) учетной информации бухгалтерского учета посредством автоматизированной информационной системы, предусматривающей автоматизированное ведение бухгалтерского учета, хранение электронных документов обеспечивается средствами единой информационной системы.

Учитывая изложенное, субъектом учета самостоятельно устанавливается порядок хранения электронных документов, в том числе первичных (сводных) учетных электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, с учетом требования законодательства к организации хранения электронных документов.

По вопросу предъявления контролирующим органам электронных документов и печати на бумажном носителе электронных документов

Законом N 402-ФЗ установлена обязанность экономического субъекта за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, копии регистра бухгалтерского учета, копии бухгалтерской (финансовой) отчетности, составленных в виде электронного документа, в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, по требованию другого лица или государственного органа (часть 6 статьи 9, часть 7 статьи 10, часть 7.1 статьи 13 Закона N 402-ФЗ).

Одновременно сообщаем, что Министерством финансов Российской Федерации созданы условия, обеспечивающие доступ всех заинтересованных пользователей к текстам нормативных правовых актов и методических рекомендаций по их применению, разрабатываемых департаментами ведомства. Интернет-адрес сайта - http://www.minfin.gov.ru.