Письмо Федерального архивного агентства от 10 сентября 2021 г. N 4/2797-А "О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2022 г. и их отчетности за 2021 г."

При планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2022 г. следует исходить из вероятности продолжения пандемии коронавирусной инфекции и, соответственно, пролонгации противоэпидемических мер, влекущих за собой ограничение режима работы читальных залов архивов, периодический перевод части трудовых коллективов на удаленный режим работы. В этой ситуации, выполняя традиционные задачи архивной отрасли, особенно важно опережающее внедрение сервисов удаленного использования электронного фонда пользования и научно-справочного аппарата архивов, применение гибких, в том числе дистанционных, форм организации выполнения функций и оказания государственных (муниципальных) услуг в установленной сфере деятельности, а также сокращение до минимума числа массовых мероприятий.

С учетом этого целесообразно помимо работ, выполняемых ежегодно в рамках уставной деятельности архивных учреждений, включить в их планы на 2022 г. мероприятия по:

- в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

 - актуализации нормативных правовых и локальных актов о пожарной безопасности и антитеррористической защищенности архивных объектов;

 - снижению рисков утраты архивных документов за счет внедрения соответствующих организационных и инженерно-технических мер, повышения уровня готовности должностных лиц и работников архивных учреждений к действиям в режиме ЧС, а также усиления контроля за соблюдением нормативных требований противопожарного и охранного режимов;

 - обеспечению контроля за сохранностью архивных документов при их самостоятельном копировании пользователями в читальных залах;

 - формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;

 - сокращению объемов неописанных архивных документов, поставленных на государственный учет;

 - завершению работ по ликвидации последствий чрезвычайного происшествия в РГАЛИ;

 - подготовке к перемещению документов РГАФД;

 - вводу в эксплуатацию лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск), продолжению возведения архивного комплекса ГАРФ (Калужская область, г. Обнинск);

- в сфере комплектования:

 - реализации постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 11.08.2021 N 40/323-8, связанного с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации восьмого созыва;

 - подготовке проекта перспективного плана приема в архивный комплекс ГА РФ (Калужская область, г. Обнинск) после ввода его в эксплуатацию документов федеральных органов государственной власти, разработке и экспериментальному внедрению ГИС "Платформа ЦХЭД" (ГА РФ);

 - продолжению внедрения в практику работы архивных учреждений:

  - Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 N 155 (https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-ntd-2020.shtml),

  - Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15.06.2020 N 69 (https://archives.gov.ru/documents/other/tipovye-funkcionalnye-trebovaniya-sed-shed.shtml),

  - Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 (https://archives.gov.ru/documents/prik44_2018.shtml);

 - оказанию методической помощи федеральным органам государственной власти в разработке перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также деятельности подведомственных им организаций в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 26.03.2020 N ДЧ-П-44-2409 (ГА РФ, ВНИИДАД);

- в сфере использования архивных документов:

 - организации работы читальных залов с соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1/2.1.0199-20);

 - организации рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2021-2025 годы (только федеральные архивы), планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

 - расширению практики предоставления государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц в электронном виде, в том числе в рамках электронного взаимодействия с территориальными органами ПФР, при исполнении социально-правовых запросов граждан;

 - информационной поддержке памятных дат отечественной истории: 80-летия начального периода Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., 210-летия Отечественной войны 1812 г., 100-летия образования СССР, 350-летия со дня рождения Петра I, 1100-летия крещения Республики Северная Осетия - Алания, 100-летия образования Республики Саха (Якутия);

 - подготовке и пополнению федерального архивного проекта "Преступления нацистов и их пособников против мирного населения СССР в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг." (РГАСПИ, РГВА, ГА РФ, РГАЭ, РГАНИ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

 - подготовке комплекса оцифрованных архивных документов, кино- и фотоматериалов "Вторая мировая война в архивных документах" для размещения на сайте Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина(РГАСПИ, ГА РФ, РГВА, РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАКФД, РГАФД, РГАВМФ, РГА в г. Самаре, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

 - продолжению подготовки сборников документов: "Оборонно-промышленный комплекс СССР. 1946-1963 гг." (серия "История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900-1963"). Т. 6, часть 1 (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГА в г. Самаре), "Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. - декабрь 1945 г.". Т. 2, части 2-3 (август 1944 - январь 1945 гг.) (ГА РФ, РГАСПИ, РГВА), "Советская модель экономики: Союзный центр и республики Прибалтики. 1975-1991 гг." (РГАЭ, ГА РФ, РГАНИ), "Секретариат ЦК КПСС. Протокольные рабочие записи и стенограммы заседаний. Том 3. 1970-1971 гг." (РГАНИ), "Письма и бумаги императора Петра Великого". Т. XIV, часть 2 (РГАДА), "Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654-1764 гг.". Т. 2 (РГАДА), "Россия и белорусские земли в XVII - первой половине XVIII вв.". Т. 3 (РГАДА), в том числе с участием зарубежных партнеров: "Восстановление промышленности Белоруссии. 1944-1950 гг." (РГАЭ), "Голод в Казахстане и России в 1928-1934 гг." (РГАЭ, ГА РФ, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ), "Монголия и СЭВ: на пути евразийской экономической интеграции" (РГАЭ, ГА РФ), "Коминтерн и Венгрия" (РГАСПИ), "Политические отношения между СССР и МНР в 1952-1966 гг." (РГАНИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАКФД), "Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1956-1980-х гг." (РГАНИ), "Советско-китайские экономические связи. 1949-1959 гг." (ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД, РГА в г. Самаре, архивные учреждения Хабаровского и Приморского краев), "СССР и Вьетнам в годы второй Индокитайской войны. Парижская конференция 1973 г." (РГАСПИ, РГАНИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАКФД), "Македонцы в России, русские в Македонии. Конец XIX - начало ХХ вв.". (ГА РФ, РГИА, РГВИА, РГАДА, Главархив Москвы), "Восстание в Варшавском гетто" (ГА РФ, РГАСПИ, РГАКФД), "Казахстан в годы Великой Отечественной войны" (РГАСПИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАКФД);

 - проведению историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках в соответствии со специальным планом Росархива;

 - пополнению межархивных Интернет-проектов "Победа. 1941-1945", "Архивы - школе", "Крым в истории России" и других Интернет-проектов по специальному плану Росархива;

 - реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством, планов (программ) совместных действий с архивистами Белоруссии, Казахстана, Венгрии, Вьетнама, Китая и Монголии, совместных проектов с Российским историческим обществом;

- в сфере информационных ресурсов и технологий:

 - реализации региональных и ведомственных планов цифровой трансформации в части архивного дела;

 - выполнению планов перевода заголовков архивных дел в машиночитаемый вид, включение их в ПК "Архивный фонд" и размещение в сети Интернет как основного публичного справочно-поискового средства;

 - пополнению Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов, пополнению Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу, в том числе сведениями об организациях, документы по личному составу которых на хранение не поступали, и пути их розыска исчерпаны, сведениями о местах хранения архивных документов по личному составу архивных учреждений субъектов Российской Федерации и государств - участников СНГ;

 - ведению сайтов и страниц архивов в социальных сетях, подготовке информационных материалов для страницы Росархива в социальной сети "ВКонтакте";

- в части организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

 - внедрению (после утверждения в установленном порядке):

  - Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях,

  - Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами,

  - Положения о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,

  - Перечня платных услуг (работ), оказываемых федеральными государственными архивами, и порядка определения их стоимости;

 - участию:

  - (в случае привлечения) в проведении уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела федерального и регионального контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

  - в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве на базе Комитета Ставропольского края по делам архивов* и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

  - в совещании-семинаре главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Уральского федерального округа по обмену опытом работы в области обеспечения сохранности документов (г. Екатеринбург)**;

  - в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАЛИ, РГАЭ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАСПИ, РГВИА), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; ГА РФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области), совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАНИ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встреч архивистов России и Белоруссии (г. Рязань; федеральные архивы, ВНИИДАД, Главное архивное управление Рязанской области), российских и армянских архивистов (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД)*;

  - в XXI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ГА РФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики)*;

  - в XXIX международной научно-практической конференции "Документация в информационном обществе" (г. Москва, ноябрь)**.

В текстовой части годовых отчетов просим подробно отразить:

- работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

- участие в реализации различных региональных программ развития;

- изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

- работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 25.12.2019 (ГА РФ, РГИА, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);

- работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела).

Обращаем внимание на необходимость:

- представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и подведомственных архивах;

- незамедлительного информирования соответствующих уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

- оперативного представления материалов о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны, для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

- актуализации контактной информации на странице соответствующего архива на портале "Архивы России" и регулярного размещения новостной информации о деятельности архивных учреждений в соответствии с письмом Росархива от 09.02.2016 N 8/281-А (https://archives.gov.ru/documents/letter-09-02-2016.shtml).

Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно приложениям: N 1 - федеральные государственные архивы, N 2 - уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, N 3 - базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. Обращаем внимание федеральных архивов, что заполнение статистической формы N 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса необходимо осуществить до 31 декабря 2021 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2022 г. - для отчетных показателей.

______________________________

* Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

** Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

Приложение 1
к письму Росархива
от 10.09.2021 N 4/2797-А

Таблица представления федеральными архивами планово-отчетной документации 2021/2022

Приложение 2
к письму Росархива
от 10.09.2021 N 4/2797-А

Таблица представления уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела планово-отчетной документации 2021/2022

Приложение 3
к письму Росархива
от 10.09.2021 N 4/2797-А

Таблица представления базовыми органами НМС архивных учреждений федеральных округов планово-отчетной документации 2021/2022