(1).jpg)
Приказ Минсельхоза РФ от 23 марта 2007 г. № 175 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Минсельхозе России»
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Минсельхозе России, согласованную с Росархивом.
2. Признать утратившим силу приказ Минсельхоза России от 22 мая 2002 г. N 509 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Минсельхоза России".
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Депгосслужбу.
| Министр | А.В. Гордеев |
Инструкция
по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации
(утв. приказом Минсельхоза РФ от 23 марта 2007 г. N 175)
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2006, N 10), и согласована с Федеральным архивным агентством.
1.2. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами и является обязательной для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) Министерства.
1.3. Министерство ведет делопроизводство в соответствии с Регламентом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденным приказом Минсельхоза России от 20.10.2005 N 186 (зарегистрирован в Минюсте России 27.12.2005 N 7320), настоящей Инструкцией, а также другими нормативно-методическими документами по делопроизводству.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль выполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30(ч. II), ст. 3165).
1.6. Организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами (включая хранение и использование документов), методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве, систематический контроль за исполнением указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства, а также поручений руководства Министерства осуществляет Департамент управления делами и государственной службы (Депгосслужба).
1.7. Непосредственное выполнение работ по документационному обеспечению деятельности департаментов осуществляют лица, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах Министерства.
1.8. Ответственность за организацию работы с документами в департаментах и отделах несут директора департаментов Министерства.
Директора департаментов:
обеспечивают тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
принимают меры к сокращению внутренней переписки и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов) от подведомственных Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному контролю, Федерального агентства по рыболовству (далее - Федеральная служба и Федеральное агентство соответственно), от других организаций;
обеспечивают ознакомление вновь принятых гражданских служащих со структурой Министерства, положением о департаменте, должностным регламентом и настоящей Инструкцией, а также с установленным порядком работы, добиваясь соблюдения трудовой дисциплины, повышения оперативности и эффективности труда.
1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.
Использование сведений, содержащихся в документах, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается в установленном порядке с письменного разрешения руководства Министерства.
1.10. Документы, оформленные на бланках Министерства установленного образца, подписываются руководством Министерства. Все документы за подписью руководства Министерства регистрируются и направляются адресатам только через Департамент управления делами и государственной службы (Депгосслужбу).
Документы, оформленные на бланках департаментов установленного образца, подписываются руководством департаментов в пределах их компетенции. Документы за подписью руководства департаментов подлежат регистрации в департаментах и отправляются через Депгосслужбу.
1.11. Переписка между департаментами по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.
1.12. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в отпуск или отъезда в длительную командировку гражданские служащие Министерства передают документы по указанию соответствующего руководителя другим гражданским служащим через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах Министерства. Назначенные на должность гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах, должны в 3-дневный срок с момента назначения на должность пройти инструктаж по работе с документами в Депгосслужбе.
1.13. Должностные лица, виновные в нарушении положений настоящей Инструкции, привлекаются к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
2.1.1. Министерство осуществляет разработку проектов федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.
Законопроект, вносимый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован Министром или лицом, исполняющим его обязанности, Министерством юстиции Российской Федерации, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.
К законопроектам, которые вносятся в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти - головными исполнителями законопроектов, прилагаются следующие материалы:
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции законопроекта (пункт 2.1.5);
финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
перечень актов федерального законодательства, подлежащих в связи с данным законопроектом признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию, в том числе актов Президента Российской Федерации и Правительства, необходимых для обеспечения действия норм законопроекта;
заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;
проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации.
Проекты федеральных законов, оказывающих влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.
Проекты федеральных законов, регулирующих отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающих влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляются на заключение в Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации.
2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения на представление в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4, как правило, через два межстрочных интервала (24 пт) (пт - пункт - единица измерения, используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала).
Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.
2.1.3. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается в две строки через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по левой границе.
На расстоянии двух межстрочных интервалов (24 пт) от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
2.1.4. Законопроект имеет следующие реквизиты.
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами (36 пт) и печатается через 1 интервал (12 пт), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?".
Название кодекса оформляется следующим образом, например: "Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации". Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с
принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса
Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды
Текст законопроекта отделяется от заголовка тремя-четырьмя межстрочными интервалами (36 - 48 пт) и печатается через два межстрочных интервала (24 пт).
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа (1,25 см от левой границы текста). Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком ".", имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
. 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал (12 пт). Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
2.1.5. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 через полтора межстрочных интервала (18 пт) и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на два межстрочных интервала (24 пт), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона
Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"
Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами (24-36 пт) и печатается шрифтом размером N 14 через полтора межстрочных интервала (18 пт) с абзацного отступа.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
2.2.1. Подготовка и оформление проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
Проекты актов Президента Российской Федерации визирует Министр или лицо, исполняющее его обязанности.
Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
К проекту акта Президента Российской Федерации, предусматривающего принятие актов Правительства Российской Федерации, прилагаются соответствующие, связанные с ним проекты актов Правительства Российской Федерации.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 сантиметров.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в приложении N 2.
2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты.
Наименование вида акта - Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (12 пт).
Начало и конец каждой строки заголовка располагаются по центру относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным двойным интервалом (24 пт) и печатается через полуторный интервал (18 пт). Допускается уменьшение интервалов между заголовком, текстом, подписью и местом издания при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю:", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
В проектах указов Президента Российской Федерации следует употреблять полные наименования федеральных органов власти. В проектах распоряжений Президента Российской Федерации, в документах справочного характера и приложениях (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации рекомендуется употреблять сокращенные официальные наименования федеральных органов исполнительной власти.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным тройным межстрочным интервалом (36 пт) и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" располагается по центру относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом в четыре межстрочных интервала (48 пт) и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" полуторным межстрочным интервалом (18 пт). Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" полуторным межстрочным интервалом (18 пт).
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Приложения к проектам актов Президента Российской Федерации визируются Министром.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через полуторный межстрочный интервал (18 пт) дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита располагаются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал (12 пт). При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
________N_______
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно три межстрочных интервала (36 пт). Длина черты составляет 2 - 3 сантиметра.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "утверждено" или "утвержден" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
________ N_______
Слова "утверждено" и "утвержден" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения печатают на расстоянии шести межстрочных интервалов (72 пт) от даты и номера акта. Текст от заголовка отделяют двойным межстрочным интервалом (24 пт).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски, как правило, печатается через один межстрочный интервал шрифтом размером N 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - строчными буквами с закрывающейся скобкой. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, "1.2."). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, "2.3.1."). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, "1.2.2.1.").
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
2.3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
Проекты актов Правительства Российской Федерации визирует Министр или лицо, исполняющее его обязанности. Проекты актов Правительства Российской Федерации, направленные в Министерство на согласование, визирует Министр или заместитель Министра.
Проекты актов вносятся в Правительство с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.
В сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта. Письмо подписывается Министром.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом N 14 через полуторный интервал (18 пт).
Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в приложении N 3.
2.3.3. Проект акта имеет следующие реквизиты.
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двойным межстрочным интервалом (24 пт), оформляется словесно-цифровым способом, печатается по центру, проставляется при подписании акта.
Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.
Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двойным межстрочным интервалом (24 пт) и печатается по центру.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (12 пт).
Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами (24-36 пт) и печатается шрифтом размером N 14 с полуторным интервалом (18 пт).
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста тройным межстрочным интервалом (36 пт) и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" - по центру относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации соответствует оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (пункты 2.2.2. и 2.2.3. Инструкции).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 2; 2005, N 3, (ч. I), ст. 6)".
Если проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций. В проектах распоряжений, а также в документах справочного характера и приложениях (нетекстовых) к постановлениям Правительства Российской Федерации, в положениях о федеральных органах государственной власти, утверждаемых актом Правительства Российской Федерации, рекомендуется употреблять сокращенные официальные наименования федеральных органов власти.
2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить проектом акта Правительства Российской Федерации, прилагаются к данному проекту акта.
2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, на два межстрочных интервала (24 пт) ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами через один интервал (12 пт), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами (36 пт), печатается шрифтом размером N 14 через полтора межстрочных интервала (18 пт). Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки вопроса и экспертизы.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт). Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал (12 пт) и располагается по центру относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой одним-двумя межстрочными интервалами (12-24 пт).
2.4. Общие требования к подготовке и оформлению нормативных правовых и распорядительных документов Министерства
2.4.1. Министерство в пределах своей компетенции издает нормативные правовые акты и распорядительные документы, в том числе: приказы, распоряжения, положения, инструкции, правила. Решения коллегии Министерства оформляются протоколом.
2.4.2. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
2.4.3. Порядок подготовки и оформления Министерством нормативных правовых актов и распорядительных документов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), Регламентом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденным приказом Минсельхоза России от 20.10.2005 N 186 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2006, N 3), а также настоящей Инструкцией.
2.4.4. При подготовке документов рекомендуется:
применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14, (допускается для оформления табличных материалов, сносок к тексту, фамилии и телефона исполнителя использовать шрифт N 12);
текст располагать через один межстрочный интервал (12 пт);
при оформлении текста поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
2.4.5. Если в тексте проекта нормативного правового акта Министерства упоминаются иные нормативные правовые акты, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 15, ст. 2)". Ссылки в тексте нормативного правового акта на неопубликованные акты, а также акты, не прошедшие в установленном порядке государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, не допускаются.
2.4.6. При подготовке нормативных правовых актов и распорядительных документов Министерства, протоколов заседаний и совещаний, выпускаемых в Министерстве, используются установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.
Слова "министерство", "федеральная служба", "федеральное агентство", "комиссия" во множественном числе или не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти слова употребляются в документе вместо полного наименования или при повторении, рекомендуется их написание с прописной буквы. При отсутствии полного наименования слова "служба", "департамент", "главное управление", "управление" пишутся со строчной буквы.
2.5. Бланки документов
2.5.1. Документы Министерства оформляются, как правило, на бланках установленного образца (приложения NN 4-14).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа оформляется как на бланке, так и без него, в соответствии с пунктом 2.4.4 Инструкции.
2.5.2. Бланки документов Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленные по заказу Министерства, полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
2.5.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.5.4. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.5.5. При переписке между подразделениями Министерства бланки не используются.
2.5.6. Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению Депгосслужбы.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся Депгосслужбой.
2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов и писем Министерства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2.6.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов, издаваемых Министерством, в черно-белом варианте на щите в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, (ч. I), ст. 5021).
2.6.2. Полное и сокращенное наименование Министерства соответствует наименованию, закрепленному в Положении о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 N 164 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст. 1543).
Сокращенное наименование Министерства на бланке помещают в скобках ниже полного.
2.6.3. Справочные данные о Министерстве включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Министерства (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.)
Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556): название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс.
2.6.4. Наименование вида документа, создаваемого в Министерстве, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.6.5. Датой документа является дата его регистрации или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 14.03.2005).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 14 марта 2005 г.)
2.6.6. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
В состав регистрационного номера документа обязательно входит порядковый номер, который в установленных случаях дополняется другими буквенными или цифровыми индексами.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных через косую черту в порядке перечисления авторов документа.
2.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.6.8. Место издания или составления документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.6.9. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:
Администрации субъектов
Российской Федерации
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство образования и
науки Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему консультанту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:
наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский
институт документоведения
и архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Бельдовой М.В.
Саянская ул., д. 12, кв. 32,
Москва, 111531
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты (не более 20 субъектов). Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл.,...., Ханты-Мансийского АО".
2.6.10. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Допускается его располагать на полуторном межстрочном расстоянии (18 пт) от следующей строки.
При утверждении документа уполномоченным должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом, коллегией Министерства гриф утверждения состоит из слов "утверждено", "утверждена" или "утвержден", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, печатается прописными буквами (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ).
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минсельхоза России
от 16.05.2005 N 150
2.6.11. В состав реквизита резолюция входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), подпись, дата, а также при необходимости содержание поручения и срок исполнения.
Например:
А.И. Ивановой
М.И. Сидоровой
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой
группой "ABC" к 05.10.2005
Личная подпись
Дата
Резолюция в Министерстве оформляется, как правило, на отдельном бланке (приложение N 15).
Бланк резолюции оформляется на листе белой бумаги формата А6 (105 х 148 мм) и содержит наименование должности руководителя (для руководства Министерства - "Министр сельского хозяйства Российской Федерации" и "Заместитель Министра сельского хозяйства Российской Федерации", для руководства департаментов наименование должности содержит краткое наименование департамента, например: "Директор Депгосслужбы Минсельхоза России"), инициалы и фамилию руководителя, ссылку на дату резолюции и номер документа, к которому относится резолюция.
На бланке резолюции (поручения) в левом нижнем углу проставляется дата резолюции, а в правый нижний угол переносится регистрационный номер документа, по которому дается поручение.
В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или "...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно допускать двойного толкования (например: ".. .Для рассмотрения и ответа...").
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.
2.6.12. Заголовок к тексту документа должен передавать краткое содержание документа (размер заголовка, как правило, не более четырех строк с длиной строки 8 - 9 см). Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?") например:
а) заголовок к приказу:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
б) заголовок к должностному регламенту:
Должностной регламент
заместителя директора Департамента рыболовства
в) заголовок к письму:
О передаче имущества ФГУ...
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок может не составляться.
2.6.13. Реквизит отметка о контроле за исполнением поручения состоит из слова или штампа "Контроль" (буквы "К") и даты исполнения поручения.
2.6.14. Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами либо строчными буквами с закрывающей скобкой.
В распорядительных документах Министерства, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым";
от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает"). В письмах, направляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, как правило, используется слово "доложить".
Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются, начиная со второй, в середине верхнего поля.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).
2.6.15. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Или:
Приложение: на 4 л.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров (больше 1 экземпляра). При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Справка о ... на 3 л.
2. Проект ... на 8 л. в 2 экз.
3. Копия письма...на 2 л. в 5 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к нормативному правовому или распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к приказу Минсельхоза России
от N
Приложение на лицевой стороне последнего листа содержит визу директора департамента (или замещающего его должностного лица), подготовившего приложение.
2.6.16. В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая, должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "врио", "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Например:
И.о. директора Депветживотноводства Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Заместитель Министра Личная подпись И.О. Фамилия
Директор Деппродрынков Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляют не на бланке.
Например:
Директор Депнаучтехполитики Директор Депадминистрации Личная Личная подпись И.О. Фаимилия подпись И.О. Фамилия
Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются руководством Министерства. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются руководством департамента.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра и при необходимости визируются директором Депправа в установленном порядке.
Документы, направляемые в ответ на обращения глав субъектов Российской Федерации, подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра.
Заместитель Министра подписывает документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю Министра или на то есть соответствующее поручение Министра.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам подписываются Министром, его заместителем или директором департамента в соответствии с компетенцией и при необходимости визируются директором Депправа в установленном порядке.
2.6.17. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза может включать в себя также сокращенное наименование департамента, директор которого визирует документ, или сокращенное наименование подведомственных Федеральной службы или Федерального агентства в случае, если документ визирует соответствующий руководитель.
В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, Федеральной службе, Федеральном агентстве, подведомственных и других заинтересованных организациях.
При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в письменном виде. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа могут быть оформлены на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Например:
Замечания прилагаются
Депветживотноводство
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
В случае если замечания исполнителем учтены, должностное лицо, сделавшее замечание, перечеркивает запись и визирует повторно со словом "учтены".
Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.
В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Министерства проектов нормативных правовых, распорядительных актов и иных документов директор Депправа (его заместитель), не визируя документ, должен дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, директор Депправа вправе сообщить об этом руководству.
Внешнее согласование - согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия Дата
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе при этом делается отметка "Лист согласования прилагается" либо ".. .согласованный с...".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Министерства;
с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.6.18. Оттиск печати. Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) и иные печати согласно Положению о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации.
Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых в обязательном порядке ставится оттиск гербовой печати, приведен в приложении N 16. Решение о заверении гербовой печатью документов, не входящих в указанный перечень, принимает руководство Министерства, а также директор Депгосслужбы.
Оттиск простых круглых печатей (без изображения государственной символики) ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.6.19. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Ведущий специалист-эксперт отдела кадров (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства, Депгосслужбы, Депадминистрации соответственно.
2.6.20. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию исполнителя и номер его телефона, напечатанные, как правило, шрифтом N 12, например:
Максимова 334 46 46
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.6.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем департамента, подготовившего документ.
2.6.22. Отметка о поступлении документа в Министерство содержит дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Проставляется от руки или в форме штампа на обороте первого листа документа.
2.6.23. Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул) - в случае необходимости проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит, как правило, наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Министерства
2.7.1. Приказ, распоряжение
Подготовка приказа (распоряжения) включает оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.
2.7.1.1. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на рассмотрение руководства Министерства департаменты на основании поручений Министра, его заместителя либо в инициативном порядке.
Указанные проекты должны быть согласованы с заинтересованными департаментами, подведомственными Федеральной службой и Федеральным агентством.
Проекты приказов (распоряжений), вносимых на основании поручений Министра или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.
Поручения, содержащиеся в приказах (распоряжениях), должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.
Ответственность за качество проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление несут директора департаментов, руководители Федеральной службы и Федерального агентства, которые осуществляют подготовку проекта документа и вносят его на рассмотрение руководству Министерства.
Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов (распоряжений) осуществляет Депадминистрация.
2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, представляемые на подпись руководству Министерства, визируются в следующем порядке:
исполнитель и директор департамента (руководители Федеральной службы, Федерального агентства), внесшие проект на рассмотрение;
директора департаментов, руководители Федеральной службы, Федерального агентства (уполномоченные на то их заместители), если проект содержит в их адрес обязательства или поручения;
заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей);
директор Депправа,
директор Депадминистрации.
При этом дополнительно каждый лист проекта приказа (распоряжения) визируется на оборотной стороне руководством Депправа.
Проекты приказов (распоряжений) о признании утратившими силу нормативных правовых, распорядительных актов, как правило, визируют: исполнитель, директор департамента, подготовившего документ, директор Депправа, заместитель Министра - в случае, если документ подписывает Министр, а также директор Депадминистрации.
Проекты приказов (распоряжений) во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых не установлены конкретные поручения, визируют: исполнитель, директор департамента, подготовившего документ, заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей), директор Депправа, и директор Депадминистрации.
Распоряжения, издаваемые для утверждения предпроектной и проектной документации по объектам, финансируемым за счет средств федерального бюджета, Депправом не визируются.
2.7.1.3. В случае, когда получен отказ в государственной регистрации нормативного правового акта из Министерства юстиции Российской Федерации, Депправо подготавливает проект приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано. После подписания Министром (или лицом, исполняющим его обязанности) приказ об отмене указанного нормативного правового акта регистрируется в Депадминистрации.
Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, направляется Депправом в Министерство юстиции Российской Федерации в течение 10 дней со дня получения отказа.
2.7.1.4. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа (распоряжения), проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 2.6.17 Инструкции).
Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа (распоряжения) возражения или замечания излагаются на отдельном листе, подписываются директором соответствующего департамента, руководителями Федеральной службы, Федерального агентства или уполномоченными на то их заместителями и прикладываются к указанному проекту.
При наличии разногласий по проекту документа вносящие его директора департаментов, руководители Федеральной службы и Федерального агентства должны обеспечить обсуждение проекта заинтересованными сторонами на согласительном совещании у заместителя Министра с целью поиска взаимоприемлемого решения.
Проект документа может быть представлен на подпись руководству Министерства с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания у заместителя Министра и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими директорами департаментов, руководителями Федеральной службы, Федерального агентства, имеющими разногласия. Окончательное решение принимает Министр.
2.7.1.5. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.7.1.6. Проекты приказов (распоряжений) могут быть возвращены внесшим их департаментам Министерства, Федеральной службе, Федеральному агентству Депправом и Депадминистрацией для доработки либо в связи с отсутствием оснований для их издания.
2.7.1.7. Приказы подписывает Министр, а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности. В подписи в этом случае указывается должность "Врио Министра".
Распоряжения подписывает Министр или его заместитель (в соответствии с распределением обязанностей).
Подписанные приказы (распоряжения) по основной деятельности Министерства, а также по иным вопросам, находящимся в ведении Министерства, регистрируют, соответственно, в установленном порядке Депадминистрация, Депгосслужба и Депэкономика.
Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись руководству Министерства только через Депадминистрацию.
Внесение поправок в подписанный приказ (распоряжение) не допускается.
2.7.1.8. Датой приказа является дата его регистрации.
2.7.1.9. Копии подписанных приказов (распоряжений), зарегистрированных в Депадминистрации, Депгосслужбе или Депэкономике, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Копии приказов (распоряжений) при необходимости заверяются оттиском печати Депадминистрации, Депгосслужбы или Министерства соответственно.
2.7.1.10. Приказы (распоряжения) оформляются на бланках установленного образца (приложения NN 4 и 5) и имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации;
Наименование Министерства;
Наименование вида документа - приказ (распоряжение);
Дата и номер. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
Место составления приказа (распоряжения).
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и может выравниваться по левой границе или по центру текста. В случае если заголовок приказа выравнивается по левой границе текста, длина строки заголовка - 8 - 9 см от границы левого поля. Рекомендуемый размер заголовка - не более четырех строк, напечатанных через один межстрочный интервал (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
О конкурсе на звание "Лучший
бухгалтер агропромышленного комплекса"
При наличии заголовка к распоряжению он выравнивается по центру.
Заголовок допускается располагать на расстоянии двух - четырех межстрочных интервалов (24 - 48 пт) от предшествующих реквизитов на бланке документа.
Текст отделяется от заголовка приказа (распоряжения) двумя - тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт), печатается шрифтом размером N 14 через один межстрочный интервал (12 пт) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Поля устанавливаются в соответствии с пунктом 2.4.4 Инструкции. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи", "в соответствии" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование издавшей организации, дата, номер и заголовок. В исключительных случаях в распоряжениях преамбула может отсутствовать.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку (в распоряжениях это слово отсутствует).
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (в случае необходимости их допускается нумеровать арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой).
Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений и содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение (в качестве исполнителей указываются департаменты, подведомственные Федеральная служба, Федеральное агентство или конкретные должностные лица) - срок выполнения поручения - суть поручения.
Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а также подведомственным Федеральной службе и Федеральному агентству (их должностным лицам) даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через взаимодействующие с ними департаменты, например:
"1. Деппищепрому организовать работу ФГУ "Возрождение" по подготовке......
Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:
"1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2006 г. подготовить соответствующие материалы...".
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный аналогичный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
2.7.1.11. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице или департаменте, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.
Указанный пункт может отсутствовать, если приказ (распоряжение) содержит только нижеследующие пункты:
о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;
об утверждении Правил (Порядка, Методики, Нормативов, Положений и т.п.);
об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативно-правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений и дополнений.
При наличии других пунктов в приказе (распоряжении) пункт о контроле за выполнением приказа (распоряжения) должен быть в обязательном порядке.
2.7.1.12. В приказ (распоряжение) не следует включать пункт о доведении его до сведения кого-либо. Организации, департаменты, должностные лица, до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
2.7.1.13. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра проекта приказа (распоряжения) в нижней части. Допускается оформление виз в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта приказа (распоряжения), если текст проекта указанных документов занимает более половины последнего листа.
При визировании проекта приказа (распоряжения) неукоснительно соблюдается правило: от одного департамента - одна виза - директора департамента (или лица, замещающего его).
2.7.1.14. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности располагается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
2.7.1.15. Приложение к приказу (распоряжению) оформляется в том случае, если в документе имеется на него ссылка, например: "прилагаемый порядок", "(прилагается)", "(приложение N 3)", "согласно приложению" и т.п. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, "приложение N 2". Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.
Если приложением к приказу (распоряжению) является перечень, план (мероприятий), состав (совета, оргкомитета, рабочей группы, комиссии) и другие подобные документы, то наименование такого документа печатается жирным шрифтом N 14 прописными буквами, как правило, вразрядку, центрируется, а заголовок печатается через один интервал (12 пт) после наименования со строчной буквы, центрируется.
Например:
СОСТАВ
организационного комитета по подготовке и проведению
1-й Всероссийской выставки "День садовода"
или
ПОРЯДОК
организации ветеринарного надзора за переадресовкой
импортного сырья
При издании утверждаемого приказом (распоряжением) приложения как самостоятельного документа в правом углу первого листа указанного документа проставляется гриф утверждения со ссылкой на номер и дату утвердившего его приказа (распоряжения).
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) шрифтом N 14 (в исключительных случаях допускается применять шрифт N 12).
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.
Например:
Весь текст документа, касающегося сроков производства* тракторов, не приводится.
Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен Министерством.
Сноски допускается печатать шрифтом N 12. На каждой странице не должно проставляться более трех сносок.
Приложение, дублирующее документ, утвержденный другим органом, визируется директором департамента и в левом верхнем углу первого листа указывается, кем был утвержден документ.
Приложение к приказу (распоряжению) визируется директором департамента (или замещающим его лицом), подготовившего указанное приложение, на лицевой стороне последнего листа.
2.7.1.16. Совместный приказ федеральных органов исполнительной власти печатается на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка. Количество подлинников приказа соответствует количеству органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько органов исполнительной власти участвует в издании приказа.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа (приказ или распоряжение) располагается по центру;
дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
2.7.1.17. Выписка из приказа оформляется на общем бланке Министерства (приложение N 9) и заверяется печатью Депадминистрации, Депгосслужбы, Депэкономики соответственно.
Выписка из приказа содержит реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);
дата и номер (те же, что у приказа);
место составления;
заголовок приказа;
часть текста (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово "п р и к а з ы в а ю: " и необходимая часть текста);
подпись (указывается наименование должности и инициалы с фамилией должностного лица, подписавшего приказ);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).
2.7.2. Положение, правила, инструкция, регламент
2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции, регламенте излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции, регламента соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых и распорядительных документов Министерства (пункт 2.4).
2.7.2.3. Положение (правила, инструкция, регламент) применяется как самостоятельный правовой акт, утверждаемый руководством Министерства.
В случае, когда утверждение оформляется изданием приказа (распоряжения) Министерства, положение (правила, инструкция, регламент) регистрируются в установленном порядке.
Нормативные документы, разрабатываемые департаментами Министерства по вопросам, касающимся их деятельности и носящие методический и разъяснительный характер (правила, инструкция, регламент и др.), утверждаются руководством Министерства как самостоятельные документы и регистрируются в Депадминистрации. Вышеуказанные документы, не прошедшие регистрацию в Депадминистрации, признаются недействительными. Подлинники указанных выше документов после регистрации в Депадминистрации передаются для хранения в представившие их департаменты.
2.7.2.4. Проект положения (правил, инструкции, регламента) печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом N 14 и оформляется как приложение к приказу (распоряжению) либо с грифом утверждения.
В грифе утверждения слова "утверждаю", "утверждено" печатаются прописными буквами шрифтом N 14, следующие строки печатаются через один межстрочный интервал (12 пт) на расстоянии полутора межстрочных интервалов (18 пт) от грифа утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
Российской Федерации
Личная подпись (И.О. Фамилия)
Дата
Если положение (правила, инструкция) утверждаются приказом (распоряжением), то вышеуказанные документы оформляются как приложение:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минсельхоза России
от N
Наименование документа "положение" ("правила", "инструкция", "регламент") печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и располагается по центру.
Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос "о чем?".
Например:
Положение
о Департаменте ветеринарии и животноводства
Заголовок к тексту правил, инструкции, регламента отвечает на вопрос "кого?" "чего?" (например: Должностной регламент главного специалиста, Правила проведения...).
Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа.. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента), как правило, служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой.
2.7.3. Протокол
2.7.3.1. Протокол совещания (заседания) в Министерстве издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы совещаний, подписанные Министром или заместителями Министра, регистрируются и хранятся в Депадминистрации.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Депадминистрации.
Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 2.7.3.6), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью Депадминистрации.
2.7.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, и принятые по ним решения.
В случае, когда оформляется "протокол совещания в Минсельхозе России" или "протокол совместного совещания", указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".
В вводной части протокола совещания у конкретного должностного лица Министерства слово "председательствующий" не указывается.
Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Присутствовавших на совещании гражданских служащих Министерства и подведомственных Федеральной службы и Федерального агентства допускается объединять в группы с указанием должности, например: "заместители директоров департаментов", "начальник, заместители начальника отдела Депправа", "начальник, заместители начальников управлений Россельхознадзора" и т.д. Должности представителей иных организаций и ведомств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласительного (межведомственного совещания) - расшифровываются в обязательном порядке.
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения.
Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об") и печатается по центру шрифтом без выделения и отчеркивается.
Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.
Затем указывается принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: департамент или должностное лицо, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: "принять к сведению информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.
Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а также подведомственным Федеральной службе и Федеральному агентству или их должностным лицам даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через курирующие департаменты, например:
"1. Деппищепрому организовать работу ФГУ "Возрождение" по подготовке......
Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:
"1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2006 г. подготовить соответствующие материалы...".
2.7.3.3. Визирует протокол исполнитель, директор департамента (или замещающее его лицо) - инициатора проведения совещания, директор департамента (или замещающее его лицо), в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос, референт заместителя Министра или помощник (советник) Министра соответственно.
Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем соответствующего департамента.
2.7.3.4. Подписывает протокол председательствовавший на заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).
2.7.3.5. Протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства оформляются на бланках установленного образца (приложения NN 6-8) шрифтом N 14 и имеют следующие реквизиты.
Наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид совещания печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Отделяется от следующего текста сплошной линией.
Место проведения совещания выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания (заседания), проводимого руководством Министерства, включает буквенный индекс руководителя Министерства или его заместителя, проводившего совещание, дефис, делопроизводственный индекс департамента, готовившего совещание, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.
Номер протокола совещания, проводимого руководством департамента, включает делопроизводственный индекс департамента, дефис, порядковый номер в пределах календарного года.
Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании.
Подпись отделяется от текста тремя-четырьмя межстрочными интервалами (36 - 48 пт) и включает наименование должности лица, проводившего совещание, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
2.7.3.6. Выписка из протокола оформляется на общем бланке Министерства (приложение N 9) и имеет реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
заголовок протокола;
дата и номер (те же, что у самого протокола);
место составления;
часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании с соответствующим решением);
подпись (председательствовавшего без личной подписи);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).
2.7.4. Служебные письма
2.7.4.1. Служебные письма составляются в Министерстве:
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной, представительной и судебной власти, органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
2.7.4.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или А5 шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).
Служебные письма, напечатанные на бланках писем Министерства, руководства Министерства (приложения NN 10 - 13), подписываются соответствующим руководителем Министерства.
Служебные письма, напечатанные на бланках писем департаментов (приложение N 14), подписываются руководством соответствующих департаментов.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти включаются в наименование должности лиц, указанных органов, подписавших письмо, в реквизите "подпись".
2.7.4.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк, или оформленные на бланках формата А5.
Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" и печатается вверху слева шрифтом N 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см.
В случае если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз - либо в начале текста, либо в заголовке.
2.7.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.7.4.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должны быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.
Например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов..."
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: "Министерство считает...", "Минсельхоз России рассмотрел...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Минсельхоз России докладывает".
2.7.4.6. Проект письма за подписью руководства Министерства визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, директор департамента, подготовившего письмо, директор департамента - соисполнителя документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), референт заместителя Министра - в случае, если письмо подписывает заместитель Министра; заместитель Министра и помощник Министра - в случае, если письмо подписывает Министр. Если письмо содержит вопросы, входящие в компетенцию Депправа, второй экземпляр также визирует директор Депправа или его заместитель. При необходимости второй экземпляр также визирует руководитель Федеральной службы, Федерального агентства, подведомственной организации или его заместитель.
Проект письма за подписью Министра может не содержать визу заместителя Министра в случаях, когда проект составляется во исполнение поручения Министра, данного непосредственно руководителю департамента.
Для соисполнителей, визирующих второй экземпляр проекта письма, представляемого на подпись руководству Министерства, неукоснительно соблюдается правило: от одного департамента (Федерального агентства, Федеральной службы) - одна виза (директора департамента или замещающего его лица, руководителя Федерального агентства, Федеральной службы или его заместителя).
Визы всех остальных лиц, участвующих в подготовке письма (заместителей директоров департаментов, начальников отделов, их заместителей, иных гражданских служащих) при необходимости проставляются на третьем экземпляре письма.
Письмо за подписью руководства департамента визируется исполнителем и начальником отдела (замещающим его лицом). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра проекта письма.
2.7.4.7. В целях сокращения сроков визирования документа целесообразно проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, Федеральной службе, Федеральном агентстве, подведомственных и других заинтересованных организациях.
В случае, если департамент-соисполнитель представил головному исполнителю предложения по проекту документа в письменном виде, виза этих департаментов при подготовке головным исполнителем окончательного варианта проекта документа, представляемого на подпись руководству Министерства, как правило, не требуется.
При наличии у визирующих проект письма должностных лиц замечаний (возражений) проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 2.6.17 Инструкции).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.
2.7.4.8. На подпись руководству Министерства служебное письмо представляется исполнителем в трех экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством Министерства, регистрируется Депгосслужбой и отправляется адресату;
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами (подпункт 2.7.4.6) остается в Депгосслужбе;
третий экземпляр зарегистрированного Депгосслужбой письма возвращается головному исполнителю.
На подпись руководству департамента служебное письмо представляется исполнителем в двух экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством департамента, регистрируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте, и отправляется адресату через Депгосслужбу (экспедицию);
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами подшивается в дело лицом, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте.
2.7.4.9. В случае если при подписании письма руководством Министерства возникает необходимость его дополнительного визирования, руководство соответствующего департамента визирует письмо в суточный срок.
2.7.4.10. Датой письма является дата его регистрации. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.
2.7.4.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Министерства и департаментов.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот Министерства.
Порядок прохождения документов в Министерстве и операций, производимых с ними, определяются Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией, положениями о департаментах, отделах, должностными регламентами гражданских служащих.
3.1.2. Департаменты должны рассматривать вопросы, касающиеся функций департамента (согласно положению о департаменте), без дополнительного поручения руководства Министерства. Различные вопросы, касающиеся взаимодействия департаментов, должны вноситься на рассмотрение руководству Министерства только в случаях, если не найдено согласованных решений с соответствующими департаментами.
Не допускается внесение руководству Министерства новых проектов решений при невыполнении предыдущих по тем же вопросам.
Каждое новое решение по одному и тому же вопросу должно приниматься только в тех случаях, когда выполнено предыдущее либо возникли какие-либо новые обстоятельства.
3.1.3. С целью рационального сокращения документооборота гражданские служащие Министерства должны в полной мере использовать предоставленные права для самостоятельного решения вопросов, относящихся к их компетенции.
Предложения руководству Министерства должны представляться только по вопросам, требующим его решения или участия.
3.1.4. При использовании в Министерстве системы электронного документооборота Депгосслужбой разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Министерство.
3.1.5. Документы, зарегистрированные и доставленные в департаменты Министерства с использованием системы электронного документооборота, являются равнозначными документам, зарегистрированным традиционным способом, и обязательными для исполнения.
3.2. Прием, регистрация и распределение поступающих документов
3.2.1. Документы доставляются в Министерство через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными, курьерами и уполномоченными представителями различных организаций.
Кроме того, документы могут поступать в Министерство по каналам телефонной и факсимильной связи, электронной почты.
Способ получения документов фиксируется при регистрации в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело").
3.2.2. Документы, поступающие в Министерство, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.
3.2.3. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется централизованно экспедицией в составе отдела правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы (далее - экспедиция).
Прием документов в рабочие дни после 18 часов осуществляется дежурным гражданским служащим отдела правительственной и общей корреспонденции или дежурным сотрудником приемной Министра. В праздничные и выходные дни прием документов осуществляется дежурным сотрудником приемной Министра.
3.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Документы, направленные на проводимые Министерством конкурсы, принимаются в установленном порядке конкурсной комиссией.
3.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных в департаменты Министерства, с пометкой "Лично", в общественные организации.
Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов, или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.
Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.
3.2.6. На полученном документе проставляется штамп о поступлении документа в Министерство с указанием сокращенного наименования Министерства и даты поступления документа. Штамп проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.
3.2.7. Документы, адресованные руководству Министерства и непосредственно в Министерство, передаются в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Документы, адресованные непосредственно департаментам, отделам или их должностным лицам, передаются в соответствующие департаменты для регистрации, рассмотрения руководством департамента и исполнения.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы из экспедиции не реже трех раз в день.
3.2.8. Документы на иностранных языках передаются для уточнения адресата в Депсотрудничество. После чего для документов, адресованных руководству Министерства, Депсотрудничество обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. Остальные документы после уточнения адресата передаются по назначению.
3.2.9. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Министерства или непосредственно в Министерство, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. Поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в департаменты, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Министерства, положений о департаментах Министерства, должностных регламентов. При этом документы, адресованные на имя Министра или его заместителю, направляются непосредственно адресату.
Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству департамента, отдела департамента или должностному лицу департамента, осуществляется гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего департамента.
3.2.10. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Министерство, за исключением документов, перечень которых приведен в приложении N 17.
Документы, адресованные руководству Министерства, а также направленные непосредственно в Министерство, регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции.
Документы, адресованные в департаменты, отделы или их должностным лицам, регистрируются в департаментах гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих департаментов.
Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.
Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий день.
3.2.11. Все регистрируемые входящие документы регистрируются в подсистеме "Регистрация" системы "Дело".
При регистрации входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции на документе проставляется присвоенный регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера поступления в Министерство в пределах календарного года и может при необходимости дополняться литерными обозначениями. Например: N 1266, N Нац-785.
При регистрации правительственной корреспонденции (перечень которой приведен в приложении N 16) в регистрационный индекс перед порядковым номером поступления в Министерство (через дефис) включается прописная литера "П". Например: N П-364, N НацП-361.
При регистрации в департаментах Министерства входящему документу присваивается регистрационный номер, состоящий из делопроизводственного индекса департамента, дефиса и порядкового номера поступления в данном подразделении в пределах календарного года. Например: N 14-167.
3.2.12. После регистрации в системе "Дело" на документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа и содержит сокращенное наименование структурного подразделения, зарегистрировавшего документ, дату и регистрационный индекс документа.
При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
3.2.13. Поступившие в Министерство правительственные документы, указанные в приложении N 18, после завершения работы с ними (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и др.) подлежат возврату в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. На таких документах на верхнем поле первого листа в отделе правительственной и общей корреспонденции проставляется штамп "Подлежит возврату в Депгосслужбу".
3.2.14. Все входящие документы передаются на рассмотрение руководству Министерства и департаментов в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.
Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.
3.2.15. Подготовку проекта поручения (резолюции) Министра осуществляют помощник (советник) Министра. Подготовку проекта поручения (резолюции) заместителя Министра осуществляет референт заместителя Министра. В случае отсутствия Министра, заместителя Министра, помощник (советники) и референт соответственно готовят поручения в соответствии с порядком замещения по утвержденному распределению обязанностей между руководством Министерства.
При подготовке проекта поручения (резолюции) руководства Министерства по перечням поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, протоколам заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, протоколам правительственных комиссий Российской Федерации, планам реализации мероприятий и поручениям, имеющим несколько пунктов, помощники (советники), референты определяют головного исполнителя по каждому пункту перечня, протокола или поручения и при необходимости определяют ответственного за свод.
При подготовке проекта поручения (резолюции), где при исполнении задействованы подведомственные Федеральное агентство или Федеральная служба, головным исполнителем, как правило, определяется департамент Министерства, курирующий в соответствии с закрепленной сферой деятельности Федеральное агентство или Федеральную службу по данному поручению.
3.2.16. Резолюции (поручения) руководства Министерства и департаментов по рассмотренным документам оформляются, как правило, на бланках резолюции (приложение N 15).
На бланке резолюции (поручения) в левом нижнем углу проставляется дата резолюции, а в правый нижний угол переносится регистрационный номер документа, по которому дается поручение.
Дата резолюции должна соответствовать дате рассмотрения документа соответствующим должностным лицом.
В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или "...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно допускать двойного толкования (например: "...Для рассмотрения и ответа...").
3.2.17. В резолюции (поручении) указывается исполнитель и соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
В случае если в резолюции Министра первым указан заместитель Министра и при этом головной исполнитель не обозначен словом "отв.", "свод", "созыв", головным исполнителем является первый, указанный после заместителя Министра, исполнитель.
Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Министерства, директор заинтересованного департамента в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Министерства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение Депгосслужбой, осуществляется по взаимному согласию руководства департаментов-исполнителей и Депгосслужбы в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) через отдел правительственной и общей корреспонденции с соответствующей отметкой в системе "Дело". Если взаимного согласия руководства департаментов-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем Министра по письменному предложению заинтересованного директора департамента.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается (учитывается) в системе "Дело" в отделе правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
3.2.18. Рассмотренные руководством Министерства документы возвращаются в отдел правительственной и общей корреспонденции, где в систему "Дело" вносится содержание резолюции и при необходимости устанавливается срок исполнения поручения.
В департаментах резолюцию руководства департамента и срок исполнения поручений в систему "Дело" вносят лица, ответственные за ведение делопроизводства.
На документ, поставленный на контроль, и бланк с резолюцией к такому документу проставляется отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа и в правом нижнем углу бланка резолюции. Отметка о контроле содержит литеру "К" или слово "Контроль" и контрольную дату исполнения документа.
3.2.19. После фиксирования содержания резолюции в системе "Дело" документ передается исполнителю.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах получают зарегистрированные и направленные в соответствующие департаменты документы в отделе правительственной и общей корреспонденции не менее трех раз в день, а срочные документы - незамедлительно.
3.2.20. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то подлинник документа получает головной исполнитель, соисполнителям передаются копии. В случаях, когда документ содержит большое количество страниц, для соисполнителей копируется только титульный лист документа с поручениями руководителя, о чем в системе "Дело" делается соответствующая отметка. В указанном случае головной исполнитель знакомит соисполнителей с документом, проводя при необходимости ознакомительное совещание.
Особенности приема факсограмм
3.2.21. Факсограмма (факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
3.2.22. При приеме факсограмм проверяется качество полученного изображения, правильность адресования и комплектность.
Нечитаемые, ошибочно направленные, полученные не полностью факсограммы не рассматриваются и не регистрируются.
3.2.23. Регистрация полученных факсограмм осуществляется по решению руководства соответствующего департамента, исходя из существа излагаемого вопроса.
Регистрация факсограмм осуществляется в обычном установленном порядке (пункты 3.2.10 - 3.2.11).
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется. Все факсограммы должны быть заменены на полученные подлинники документов.
3.3. Обработка исходящих документов
Исходящими документами Министерства являются документы, направляемые из Министерства в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.
Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.
Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через Депсотрудничество.
3.3.1. Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются Министром и его заместителями. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются директором департамента и его заместителями.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, а также ответы на обращения глав субъектов Российской Федерации подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра.
Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, подписываются заместителем Министра только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю Министра, или на то есть поручение Министра.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются Министром, его заместителем или директором департамента, его заместителями в соответствии с компетенцией.
3.3.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "врио", "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляется не на бланке.
3.3.3. Факсограмма не должна являться основанием для принятия окончательных решений соответствующим руководителем.
3.3.4. Исходящие документы Министерства представляются на регистрацию оформленными в соответствии с положениями раздела II "Правила подготовки и оформления документов" Инструкции и подписанными. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
3.3.5. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в системе "Дело", при этом:
документы, подписанные руководством Министерства, вместе с основанием передаются исполнителями для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы;
документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих департаментах лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
В процессе регистрации подписанных документов проверяется: оформление реквизитов, наличие необходимых виз, наличие необходимого числа копий, идентичность всех копий подписанному подлиннику, наличие отметки об исполнителе.
Датой документа является дата его регистрации. Документ регистрируется, как правило, в день его подписания.
3.3.6. Исходящие документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы в трех экземплярах: подлинник документа и его копия, копия документа с визами-оригиналами.
3.3.7. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации. Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается, как правило, один номер.
Регистрационный номер исходящего документа состоит:
для документов, подписанных руководством Министерства - из установленного делопроизводственного индекса руководства Министерства, подписавшего документ, дефиса, индекса департамента-исполнителя, косой черты, порядкового номера отправления и может дополняться при необходимости другими условными обозначениями. Например: N АГ-15/4235, N АК-П12/987, N ИР-НацП14/1231;
для документов департаментов - из делопроизводственного индекса департамента, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера отправления. Например: N 32-15/46.
Условные делопроизводственные обозначения (индексы) Министерства утверждаются приказом.
3.3.8. Исходящие документы отправляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, а также по каналам телефонной и факсимильной связи.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Доставка документов адресату фельдъегерской связью или нарочными осуществляется по решению отдела правительственной и общей корреспонденции.
Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.
Способ отправки документа фиксируется в системе "Дело".
3.3.9. Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.
Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.
В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
3.3.10. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации (не более 20 субъектов), в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты. Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл.,..., Ханты-Мансийского АО".
3.3.11. Обо всех изменениях в составе и наименованиях субъектов Российской Федерации, постоянных корреспондентов Министерства, а также их почтовых адресов следует незамедлительно информировать экспедицию.
Особенности подготовки и отправки телеграмм, факсограмм
3.3.12. Телеграммы за подписью Министра или его заместителей оформляются, как правило, на бланках категории "правительственная".
Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов, местоимений и знаков препинания (если это не приводит к искажению смысла), цифровые данные рекомендуется писать словами. Текст телеграммы печатается через два межстрочных интервала прописными буквами без переносов и без абзацев.
Подписанные руководством Министерства телеграммы регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции и передаются в экспедицию для отправки.
3.3.13. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 страниц;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего департамента;
факсограммы зарубежным корреспондентам отправляются на русском языке с приложением при необходимости неофициального перевода на английском языке;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
Учет подлежащего передаче документа осуществляется в установленном порядке.
Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
3.4. Порядок прохождения внутренних документов
К внутренним документам Министерства относятся документы, составленные, подписанные и используемые внутри Министерства (приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, регламенты, докладные записки, объяснительные записки, акты, заявки, сводки и др.)
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов (составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрация, направление адресату), а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов (прием, рассмотрение руководством, резолюция, направление исполнителю).
3.4.1. Приказы (распоряжения) руководства Министерства, протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства регистрируются соответственно, в установленном порядке в Депадминистрации, Депгосслужбе или Депэкономике.
3.4.2. Переписка между департаментами и отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
3.4.3. Передача внутренних документов в Министерстве осуществляется только через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах.
3.4.4. Докладные записки на имя руководства Министерства с результатами их рассмотрения в обязательном порядке доводятся до авторов указанных документов.
3.4.5. Документы служебной переписки Министерства (служебные записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство департамента-составителя. Повторная регистрация департаментом-получателем при приеме таких документов не допускается.
3.4.6. При регистрации документов служебной переписки в системе "Дело" документу присваивается регистрационный номер, который состоит из делопроизводственного индекса департамента, составившего документ, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера в пределах календарного года. Например: N вн 12-5/156.
3.5. Учет количества документов
Учет количества документов Министерства за определенный период времени проводится на основании сведений, содержащихся в системе "Дело", которая позволяет составлять отчеты об учитываемых документах по различным критериям (по потокам, по департаментам, по исполнителям и т.п.)
Результаты учета количества документов обобщаются Депгосслужбой и при необходимости представляются руководству Министерства.
За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета его копий, создаваемых в Министерстве.
Поступающие, отправляемые и внутренние документы учитываются отдельно.
3.6. Работа исполнителей с документами
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Министерства или департамента, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель при работе с документами руководствуется едиными требованиями, установленными Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией.
При работе с документами исполнитель несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в них информации. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей гражданских служащих.
Документы, оформленные с нарушениями положений Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.
3.6.1. Передача полученных для исполнения документов или их копий другим служащим (того же департамента или другого) может осуществляться исполнителем только с разрешения или по поручению руководства департамента или отдела и через лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном департаменте.
3.6.2. Для всех документов, подготовленных к отправке через экспедицию, исполнитель указывает полные почтовые адреса (в реквизите "Адресат" документа или на отдельном листе). Исключение составляют вышестоящие федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации, а также организации - постоянные корреспонденты.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки и вместе с документом передает на подпись руководителю.
С целью повышения оперативности отправки документа при наличии в списке рассылки более 10 адресов адресаты должны быть расположены в алфавитном порядке по названию городов (или населенных пунктов).
3.6.3. Исполнитель самостоятельно определяет необходимое количество экземпляров полученного или отправляемого документа и обеспечивает тиражирование документа.
При необходимости тиражирование документов для государственных служащих Министерства осуществляется централизовано по разрешению Депгосслужбы.
3.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны исполнителем датироваться и подписываться.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.6.5. По завершении исполнения поручения исполнитель проставляет на документе отметку о направлении в дело согласно номенклатуре дел и подшивает в дело.
3.6.6. Документ, как правило, не может быть представлен на подпись или для принятия окончательного решения руководству Министерства или департамента, если основанием для него является факсограмма. Факсограмма должна быть заменена на подлинник документа. Ответственность за замену факсограммы зарегистрированного документа на подлинник несет головной исполнитель.
3.6.7. После завершения работы с документами с пометкой "Подлежит возврату в Депгосслужбу" (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и т.д.) исполнитель возвращает указанные документы в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
3.6.8. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в отпуск или отъезда в длительную командировку исполнитель передает документы другому исполнителю по указанию руководителя через должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в департаменте.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении N 14.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
4.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства Министерства или непосредственно в Министерство, а также документов, подписанных руководством Министерства, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Регистрация документов, поступающих в адрес департаментов или их должностных лиц, а также подписанных руководством департаментов и отделов, осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем департаменте.
Распорядительные документы, протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства регистрируются в Депадминистрации.
4.1.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - регистрационно-контрольных карточках подсистемы "Регистрация" системы "Дело" и традиционных журналах.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться цифровым индексом департамента, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. При регистрации документов-ответов в системе "Дело" должна осуществляться связка с документом-основанием. Документу-ответу присваивается исходящий номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве используется система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело".
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в систему "Дело", которая включает в себя картотеки, кабинеты и классификационные справочники.
4.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Министерства;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел и др.
4.2.4. В системе "Дело" поиск сведений о конкретном документе, самого документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам документа (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.).
4.2.5. Система "Дело" обеспечивает оперативный поиск информации о деятельности Министерства.
V. Контроль за исполнением поручений
Контроль за исполнением поручений включает постановку документа на контроль, анализ хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов.
5.1. Контролю подлежат все требующие исполнения зарегистрированные в Министерстве документы.
5.2. Контролю подлежит исполнение:
поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;
поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
планов по выполнению актов и поручений Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и поручений Председателя Правительства Российской Федерации (его заместителей);
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, комиссий Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение федеральных законов, актов и поручений Президента Российской Федерации;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных по парламентским запросам и запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
поручений руководства Министерства по письмам Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;
поручений, содержащихся в приказах, распоряжениях, протоколах коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства;
поручений руководства Министерства;
письменных обращений граждан.
5.3. Персональная ответственность за организацию работы с документами и исполнительскую дисциплину в департаменте возлагается на директора департамента. Текущий контроль за исполнением поручений руководства Министерства осуществляет заместитель директора департамента (с утверждением этой функции в должностном регламенте).
Если поручение адресовано руководителям нескольких департаментов, ответственность за организацию его исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Головному исполнителю направляется подлинник документа, остальные исполнители получают копии документа или его электронную версию.
С целью сокращения сроков прохождения документов и улучшения качества их подготовки головной исполнитель обязан обеспечить созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение и выработку согласованного решения.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.
Соисполнителям при исполнении совместных поручений необходимо представить материалы головному исполнителю с таким расчетом, чтобы на завершение работы над документом оставалось не менее половины установленного срока.
Проекты документов, подготовленные во исполнение поручения со сроком исполнения до 10 дней должны согласовываться соисполнителями в суточный срок.
5.4. Контроль за исполнением поручений в Министерстве осуществляют, как правило:
отдел контроля и проверки исполнения Депгосслужбы - поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращений граждан, приказов, распоряжений, поручений коллегии и Министра;
помощники (советники) Министра - за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует Министр; поручений по проведенным по инициативе Министра совещаниям;
референты заместителя Министра - за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует Министр; поручений, данных заместителем Министра по рассмотренным им документам; поручений по проведенным по инициативе заместителя Министра заместителя Министра совещаниям; за подготовкой материалов к совещаниям в министерствах;
гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и контроля в департаментах, - поручений, поступивших непосредственно в адрес департаментов; поручений, данных на совещаниях у руководства Министерства, проводимых по инициативе департаментов Министерства.
Поручения, данные в протоколах заседаний коллегии или проводимых руководством Министерства совещаний, контролируются по каждому пункту.
В случае когда в резолюции Министра первым указывается один из заместителей Министра и указанный заместитель вносит в данное поручение Министра дополнения и уточнения, отдел контроля и проверки исполнения Депгосслужбы контролирует непосредственно поручение Министра, референт заместителя Министра контролирует уточняющие поручения, данные заместителем Министра.
5.5. Поручения подлежат исполнению, как правило, в следующие сроки:
а) с конкретной датой исполнения:
из вышестоящих организаций - в указанный срок;
по остальным документам, зарегистрированным в Депгосслужбе, - устанавливают срок исполнения поручений руководство Министерства и Депгосслужбы; зарегистрированным в департаменте, - устанавливает срок исполнения поручений руководство департамента;
б) без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку "Весьма срочно" - исполняются в суточный срок; "срочно" - исполняются в трехдневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца;
по обращениям членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке и согласованию проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от головного исполнителя на согласование, - до 10 дней;
по письменным обращениям граждан, поступившим в Министерство, - не более 30 дней, требующим дополнительного изучения и проверки - до двух месяцев со дня их регистрации с уведомлением гражданина, направившего обращение.
Сроки исполнения поручений устанавливают: для документов, зарегистрированных в Депгосслужбе - руководство Министерства и Депгосслужбы; для документов, зарегистрированных в департаменте - руководство департамента.
Установленный срок исполнения поручения не должен приходиться на выходной или праздничный день.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Поручения со сроком исполнения до 10 дней должны доводиться отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы с резолюцией руководства Министерства до исполнителя в день поступления.
При невозможности получения резолюции руководства Министерства в день поступления документа в соответствующий департамент направляется ксерокопия документа.
В целях сокращения сроков исполнения поручений проекты нормативных правовых актов направляются для одновременного согласования в заинтересованные департаменты. Согласование проекта документа проводится в течение трех дней. Визирование согласованного проекта документа проводится в течение суток.
Депправо обязано рассматривать проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование, в срок не более 5 суток.
5.6. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение. Об изменении срока исполнения поручения необходимо в тот же день поставить в известность Депгосслужбу для внесения изменений в системе "Дело".
Изменение срока, определенного Депгосслужбой, осуществляется Депгосслужбой в установленном порядке.
В случаях, когда исполнение поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации невозможно осуществить в установленный срок по объективным причинам, Министр (или замещающее его лицо) представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. При предоставлении на подпись Министру указанного предложения о продлении срока выполнения поручения одновременно представляется утвержденный заместителем Министра график поэтапного выполнения данного поручения с указанием конкретных сроков выполнения этапов и ответственных лиц.
Если невозможность соблюдения соответствующего срока выясняется в процессе исполнения поручения, исполнитель обязан не менее чем за три дня до его истечения обратиться по подчиненности с обоснованной просьбой о продлении срока.
5.7. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Министерства, директор заинтересованного департамента в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Министерства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
Передача контрольных документов, зарегистрированных в Депгосслужбе, для исполнения из одного департамента в другой осуществляется только через отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей и передача контрольных документов, зарегистрированных в Депгосслужбе, отмечается (учитывается) в системе "Дело" гражданскими служащими отдела правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
5.8. Документ считается исполненным, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
Если по исполнению поручения нет необходимости доклада руководству хода исполнения поручения или его результата, об этом соответствующий помощник (советник) Министра или референт заместителя Министра делает запись на документе.
Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение документа до тех пор, пока документ не снят с контроля.
Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются невыполненными.
В случае неисполнения поручения в установленный срок руководство отдела контроля и проверки исполнения Депгосслужбы докладывает об этом руководству Депгосслужбы и Министерства с указанием причин невыполнения, конкретных виновников и вносит соответствующие предложения о наказании виновных.
5.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения поручений, все контролируемые документы.
5.10. Директора департаментов обязаны систематически проводить совещания, на которых обсуждается состояние исполнительной дисциплины и намечаются меры по ее укреплению.
Депгосслужба уполномочена анализировать состояние исполнительской дисциплины в департаментах Министерства, докладывать руководству Министерства и еженедельно направляет руководству департаментов справки о текущем состоянии исполнительской дисциплины.
Заместители Министра должны регулярно рассматривать состояние исполнительной дисциплины по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей между руководством Министерства.
Заместитель Министра, отвечающий за организацию документооборота и исполнительскую дисциплину в Министерстве, еженедельно на совещании с участием заместителей директоров департаментов, ответственных за организацию контроля в департаментах, уполномочены рассматривать вопросы исполнительской дисциплины.
Состояние исполнительской дисциплины в Министерстве рассматривается на еженедельных оперативных совещаниях у Министра.
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, департаментах, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (приложение N 19) и сводная номенклатура дел Министерства (приложение N 21).
6.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Депгосслужбу.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Депгосслужбу.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Депгосслужбой на основе номенклатур дел департаментов.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Депгосслужбы, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах.
Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры дел, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Депгосслужбы.
Второй экземпляр сводной номенклатуры дел используется в Депгосслужбе в качестве рабочего.
Третий экземпляр номенклатуры дел применяется в архиве Министерства.
Четвертый экземпляр - передается в федеральный архив, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
6.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве делопроизводственного индекса департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 11-07-01, где 11 - делопроизводственный индекс Депгосслужбы; 07 - порядковый номер отдела организации делопроизводства с архивом Депгосслужбы; 01 - порядковый номер заголовка дела.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу "Наименование дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы по проведению конкурсов на выполнение НИОКР для нужд АПК (заявки, протоколы, справки, сметы и др.)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам финансового оздоровления сельхозтоваропроизводителей
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об изданиях и журналах по вопросам сельского хозяйства
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Минфином России по вопросам бюджетного финансирования
При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц.
Например:
Переписка с органами управления АПК субъектов Российской Федерации по вопросам сельскохозяйственного производства
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с администрацией Краснодарского края по вопросам виноградарства и виноделия
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
План работы коллегии Министерства
Сводный годовой отчет Министерства по сельскому хозяйству
Российской Федерации
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа "Количество дел (томов)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе "Сроки хранения и статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.
6.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложения NN 20 и 22).
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в департаментах.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в департаментах для формирования их в дела.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организации делопроизводства с архивом Депгосслужбы.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы коллегии Министерства группируются в два дела: протоколы коллегии и документы к заседаниям коллегии отдельно.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится гражданскими служащими соответствующих департаментов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Министерства.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 23); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 24); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 25); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 23). На обложке дела оформляются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя); наименование департамента; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования.
Наименование структурного подразделения - записывается название департамента в соответствии с утвержденной структурой.
Номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел департамента.
Заголовок дела - переносится из номенклатуры дел соответствующего департамента.
Дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела (приложение N 24). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 25).
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Директора департаментов и лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.
6.3.2. Выдача дел гражданским служащим других департаментов Министерства для работы осуществляется с разрешения руководства департамента, хранящего дело, под расписку. На вьщанное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается департамент, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование гражданским служащим департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Депгосслужбы.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Депгосслужбы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VII. Порядок передачи дел на хранение в архив
Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу Депгосслужбы и лиц, ответственных в департаментах за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и экспертные комиссии (далее - ЭК) в департаментах.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководством Министерства (для ЦЭК) и директором департамента (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством архива.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В Министерстве в каждом департаменте описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.
Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
7.1.12. Описи дел департаментов составляются по установленной форме (приложения NN 26 и 27) и представляются в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел департамента имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел департамента подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с лицом, ответственным за архив и утверждается директором департамента.
Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.1.17. Опись дел департамента составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте, а третий экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 28) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные с ЦЭК акты утверждаются руководством Министерства только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения. После этого можно уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то название каждого департамента указывается перед группой заголовков дел этого департамента.
7.2. Подготовка и передача документов в архив
7.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с директорами департаментов и утвержденному руководством Депгосслужбы.
7.2.5. В период подготовки дел департаментом к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел гражданские служащие департамента обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Министерства в присутствии лица, ответственного за ведение делопроизводства в департаменте. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив Министерства и лица, передавшего дела. Дела в архив доставляются гражданскими служащими департаментов, увязанные в связки.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в департаменты, на которые возлагаются функции ликвидированного департамента, или в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
_____________________________
*Включая производство по кооперации.
Приложение N 1
(к п. 2.1.2)
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
Об архивном деле в Российской Федерации
Глава 1. Общие положения
.....................
Глава 8. Международное сотрудничество
Статья 28. Международное сотрудничество в области архивного дела
Органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные.............
Президент
Российской Федерации
Образец оформления проекта законодательного акта Российской Федерации
Приложение N 2
(к п. 2.2.2)
Проект
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения об Управлении Президента
Российской Федерации по внутренней политике
В связи с___________________________________________________________
постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение__________________________________
_________________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу:
_________________________________________________________________________
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент Российской Федерации И.Фамилия
Москва, Кремль "____"__________2006 г. N
Визы (на оборотной стороне)
Образец оформления проекта акта Президента Российской Федерации
Приложение N 3
(к п. 2.3.2)
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "_____"______________________г. N__________
Москва
О выкупе в 2004 году у владельцев - граждан Российской
Федерации имеющихся у них государственных казначейских
обязательств СССР и сертификатов Сберегательного банка
СССР, размещенных на территории Российской Федерации до
1 января 1992 г.
В соответствии со статьей 137 Федерального закона "О Федеральном бюджете на 2004 год" Правительство Российской Федерации постановляет:
Утвердить прилагаемые:
1. Правила выкупа.....................................
2. Размеры средств.....................................
Председатель Правительства Российской Федерации И. Фамилия
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 4
(к пп. 2.5.1, 2.7.1.10)
Бланк приказа Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 5
(к пп. 2.5.1, 2.7.1.10)
Бланк распоряжения Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 6
(к п. 2.5.1, 2.7.3.5)
Бланк протокола заседания коллегии Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 7
(к пп. 2.5.1, 2.7.3.5)
ПРОТОКОЛ
совещания у Министра сельского хозяйства
Российской Федерации
А.В.ГОРДЕЕВА
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Москва
от N
Бланк протокола совещания
у Министра сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 8
(к пп. 2.5.1, 2.7.3.5)
ПРОТОКОЛ
совещания у заместителя Министра сельского хозяйства
Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Москва
от N
Бланк протокола совещания у заместителя Министра
сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 9
(к пп. 2.5.1, 2.7.1.17, 2.7.3.6)
Общий бланк Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 10
(к пп. 2.5.1, 2.7.4.2)
Бланк письма Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 11
(к пп. 2.5.1, 2.7.4.2)
Приложение N 12
(к пп. 2.5.1, 2.7.4.2)
Бланк письма заместителя Министра сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 13
(к пп. 2.5.1, 2.7.4.2)
Бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 14
(к пп. 2.5.1, 2.7.4.2)
Бланк письма департамента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 15
(к п. 2.6.11, 3.2.16)
Бланк ???? в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 16
(к п. 2.6.18)
Примерный перечень
документов Минсельхоза России, на которые ставится оттиск печати с изображением государственного герба Российской Федерации
акты (приема, списания, экспертизы и т.д.);
архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов;
выписки из государственного реестра селекционных достижений;
гарантийные письма;
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и др.);
договоры (соглашения, государственные контракты, служебные контракты) и приложения к ним;
задания (на проектирование, строительство, техническое перевооружение и т.д.);
заключения и отзывы (на диссертации и авторефераты, направляемые в Высшую аттестационную комиссию, экспертизы результатов регистрационных испытаний пестицидов и агрохимикатов);
заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
заявления (на аккредитив, об отказе акцепта и др.);
исполнительные листы;
командировочные удостоверения гражданских служащих
Министерства;
копии правовых актов, издаваемых в Министерстве;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
правительственные телеграммы;
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями, грамотами, о вынесении благодарности и т.д.);
расчеты выслуги лет;
реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк, и др.);
сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т.д.);
спецификации (изделий, продукции и т.д.);
справки (о выплате страховых сумм, о начисленной и причитающейся заработной плате, праве на льготы, размере пенсий и т.д.);
титульные списки;
удостоверения;
уставы подведомственных федеральных государственных учреждений и предприятий;
штатные расписания и изменения к ним.
Приложение N 17
к пп. 3.2.10, 4.1.2)
Перечень
входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в Министерстве
1. Приглашения на встречи, конференции, съезды общественных организаций и другие мероприятия (без сопроводительных писем).
2. Рекламные материалы, проспекты.
3. Поздравительные телеграммы и открытки.
4. Печатные издания (книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и т.п.)
5. Ведомственные статистические сборники, формы статистической отчетности.
6. Научные отчеты по темам.
7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
8. Счета, квитанции, накладные, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).
Приложение N 18
(к п. 3.2.13)
Примерный перечень
регистрируемой в Министерстве правительственной корреспонденции
1. Федеральные законы и проекты федеральных законов Российской Федерации.
2. Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации.
3. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации.
4. Поручения Председателя Правительства Российской Федерации.
5. Поручения заместителей Председателя Правительства Российской Федерации.
6. Протоколы совещаний в Правительстве Российской Федерации, подписанные Председателем Правительства Российской Федерации или заместителями Председателя Правительства Российской Федерации.
7. Поручения и иные документы, подписанные Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации по поручению Председателя Правительства Российской Федерации.
Приложение N 19
(к п. 6.1.3)
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации (Минсельхоз России)
Наименование департамента
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N______
_____________________________
(место составления)
На______________год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома) | Кол-во дел (томов) | Срок хранения дела (тома) и N статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Директор департамента Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Образец оформления номенклатуры дел департамента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 20
(к п. 6.1.15)
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в___________году в департаменте
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
|---|---|---|---|
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Образец оформления итоговой записи к номенклатуре дел департамента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 21
(к п. 6.1.3)
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации (Минсельхоз России) УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Заместитель Министра
00.00.0000 N______
_____________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
Дата
На_____________год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома) | Кол-во дел (томов) | Срок хранения дела (тома) и N статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Директор Депгосслужбы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза лица, ответственного за архив
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Государственного архива
Протокол ЦЭК Российской Федерации
от _________ N __________ от___________N____________
Образец оформления сводной номенклатуре дел Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 22
(к п. 6.1.15)
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в____________году в
Минсельхозе России
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
|---|---|---|---|
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Образец оформления итоговой записи к сводной номенклатуре дел Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 23
(к п. 6.2.8, 6.2.9)
код федерального архива_______
код Минсельхоза
России _______
-----------------------------.
__________________________________________ . Ф. N .
. .
__________________________________________ . Оп. N___________ .
. .
__________________________________________ . Д.N____________ .
(наименование федерального архива) L-----------------------------
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
(Минсельхоз России)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(наименование департамента)
ДЕЛО N____том N___
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
_________________________________________________________________________
(ДАТА)
На________листах
Хранить____________
----------------------.
. Ф. N_______ .
. Оп. N______ .
. Д. N .
L----------------------
Образец оформления обложки дела постоянного хранения
в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 24
(к п. 6.2.8, 6.2.9)
Лист-заверитель дела N________
В деле подшито и пронумеровано___________________________________лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы______________пропущенные номера_______________
+ листов внутренней описи _______________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка лица, составившего Подписи лист-заверитель
Дата
Образец оформления листа-заверителя дела постоянного хранения в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 25
(к п. 6.2.8, 6.2.10)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N____________________
| N пп | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого__________________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Образец оформления внутренней описи документов дела постоянного хранения
в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 26
(к п. 7.1.12)
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
_______________________________________________________
_______________________________________________________
(наименование департамента)
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Опись N
дел постоянного хранения
за_____год
| N пп | Индекс дела (тома) | Заголовок дела (тома) | Дата дела (тома) | Количество листов в деле (томе) | Срок хранения дела (тома) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено______________________дел с N______________________
(цифрами и прописью)
по N_____________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка подписи Протокол ЭК департамента
Дата от________N_____
Образец оформления описи дел постоянного хранения департамента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Продолжение
приложения N 26
(к п. 7.1.12)
Передал_______________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности гражданского служащего департамента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял________________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности гражданского служащего архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Образец оформления описи дел постоянного хранения департамента
Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 27
(к п. 7.1.12)
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
_______________________________________________________
_______________________________________________________
(наименование департамента)
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Опись N
дел по личному составу
за_____год
| N пп | Индекс дела (тома) | Заголовок дела (тома) | Дата дела (тома) | Количество листов в деле (томе) | Срок хранения дела (тома) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено______________________дел с N______________________
(цифрами и прописью)
по N____________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК Государственного
от__________N_______ архива Российской Федерации
от ______________ N ________
Образец оформления описи дел по личному составу департамента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Продолжение
приложения N 24
(к п. 7.1.12)
Передал_______________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности гражданского служащего департамента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял____________________________________________________________________дел (цифрами и прописью)
Наименование должности гражданского служащего архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Образец оформления описи дел по личному составу департамента
Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
Приложение N 28
(к п. 7.1.18)
Министерство сельского хозяйства УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации
(Минсельхоз России) Заместитель Министра
Подпись Расшифровка
подписи
АКТ Дата
__________N___________
______________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании_____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N_______________________
(название фонда)
| N пп | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома) по номенклатуре или N дела по описи | Количество дел (томов) | Сроки хранения дела (тома) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого_____________________дел за_____________________________________годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Государственного архива Российской Федерации
(протокол от_____________________N___________________)
Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК от_________N______________
Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации
Продолжение
приложения N 28
(к п. 7.1.18)
Документы в количестве_______________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
весом________________________кг сданы в__________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от__________________________
N______________________________________
Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности гражданского служащего архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации
Приказ Минсельхоза РФ от 23 марта 2007 г. N 175 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Минсельхозе России»
Текст приказа официально опубликован не был
