Письмо УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2006 г. N 28-11/83816 "Об отражении в налоговой отчетности по НДФЛ и ЕСН сумм за неотработанные дни использованного отпуска, удержанные у работника при увольнении"

Справка

Управление Федеральной налоговой службы по г. Москве рассмотрело запрос Редакции журнала "Документы и комментарии", поступивший из ФНС России, и сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) объектом обложения единым социальным налогом (далее - ЕСН) для налогоплательщиков-организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

В соответствии со статьей 242 НК РФ для выплат и иных вознаграждений, начисленных налогоплательщиками, производящими выплаты физическим лицам, дата осуществления выплат и иных вознаграждений определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника (физического лица, в пользу которого осуществляются выплаты).

При этом на основании пункта 3 статьи 243 НК РФ в течение отчетного периода по итогам каждого календарного месяца налогоплательщики производят исчисление ежемесячных авансовых платежей по налогу исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных с начала налогового периода до окончания соответствующего календарного месяца, и ставки налога.

Налогоплательщики обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм налога, относящегося к ним, а также сумм налоговых вычетов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) за первый год работы отпуск предоставляется работнику через шесть месяцев непрерывной работы в данной организации, а за последующие годы - в любое время в течение рабочего года.

Следовательно, работодатель обязан с начисленной суммы отпускных, в том числе, в случае если отпуск предоставлен за неотработанное время, исчислить и уплатить единый социальный налог, а также отразить всю сумму отпускных и начисленного ЕСН в индивидуальной карточке.

Кроме того, в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ при выплате работнику отпускных организация-работодатель, являющаяся налоговым агентом, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц.

В соответствии со статьей 137 ТК РФ работодатель вправе произвести удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю, в том числе в сумме оплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск.

В этом случае, работодатель удерживает из заработной платы работника, начисленной в окончательный расчет, сумму задолженности за неотработанные дни отпуска, который был предоставлен авансом, либо работник производит возврат в кассу денежных средств за неотработанную часть отпуска.

При перерасчете начисленной суммы отпускных, исходя из количества фактически отработанных увольняющимся работником дней, перерасчету также подлежат налоговая база по налогу на доходы физических лиц и ЕСН и, соответственно, суммы налога на доходы физических лиц и ЕСН.

Пунктом 1 статьи 231 НК РФ установлено, что излишне удержанные налоговым агентом из дохода налогоплательщика суммы налога на доходы физических лиц подлежат возврату налоговым агентом по представлении налогоплательщиком соответствующего заявления.

На основании пункта 2 статьи 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Следовательно, в формах налоговой отчетности по налогу на доходы физических лиц сумма заработной платы за каждый отчетный месяц проставляется в поле, соответствующем месяцу, за который она начислена.

Согласно требованиям пункта 1 статьи 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме N 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налогов на доходы физических лиц за 2003 год" (далее - Налоговая карточка), утвержденной Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (зарегистрирован в Минюсте России 05.12.2003 N 5296).

Порядком заполнения Налоговой карточки предусмотрено, что в случае необходимости проведения перерасчетов за любые из трех предшествующих налоговых периодов они производятся за каждый год в соответствии с имевшимся на тот период налоговым законодательством и в формах отчетности, действовавших в том периоде.

Результаты перерасчета отражаются в разделе 8 Налоговой карточки в строках по каждому году.

По значениям в итоговой строке определяется общий долг по налогу за налогоплательщиком или налоговым агентом как разность общей суммы исчисленного налога и общей суммы удержанного и переданного на взыскание налога.

В соответствии с Рекомендациями по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200 ___ год" (далее - Справка), утвержденными Приказом ФНС России от 25.11.2005 N САЭ-3-04/616 (зарегистрирован в Минюсте России 20.12.2005 N 7293), сведения о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет налога на доходы за предшествующий налоговый период, оформляются в виде новой Справки. При оформлении новой Справки проставляется ее новый номер и новая дата составления.

Учитывая изложенное, в случае, если в 2006 году налоговый агент доначисляет и выплачивает работнику заработную плату за какой-либо период 2005 года либо удерживает из заработной платы увольняющегося работника сумму задолженности за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом и оплаченного в 2005 году, то перерасчет налоговой базы этого работника за 2005 год производится в его Налоговой карточке за 2005 год, а результаты такого перерасчета отражаются в Налоговой карточке за 2006 год. При этом налоговый агент обязан представить в налоговый орган по месту своего учета уточненную справку о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ за 2005 год.

Советник государственной

гражданской службы

Письмо УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2006 г. N 28-11/83816 "Об отражении в налоговой отчетности по НДФЛ и ЕСН сумм за неотработанные дни использованного отпуска, удержанные у работника при увольнении"

Текст письма опубликован в журнале "Документы и комментарии для бухгалтера и юриста" от 1 ноября 2006 г. N 21