ФНС России рекомендует PDF

Налогоплательщики, сдающие отчетность в бумажном виде, привыкли заполнять формы в редакторе Excel – это доступный инструмент, позволяющий работать с бланками деклараций. Но так ли удобен Excel для заполнения форм, как многие привыкли считать, и почему ФНС России в своем письме от 19 июня 2012 года № 3Н-4-12/10106 рекомендует использовать машиноориентированные формы, размещенные в системе ГАРАНТ в формате PDF?

Дело в том, что ФНС России последовательно держит курс на автоматизированную обработку всей отчетности, поступающей на бумажных носителях. А машина может прочесть только форму, поля и ячейки которой имеют строго определенный размер и положение на странице. Редактор Excel не обеспечивает такой точности, ведь он не позволяет задавать и фиксировать размеры строк и ячеек, то есть попросту не предназначен для этого. Создать машиноориентированную форму в редакторе Excel очень сложно, а случайно сдвинуть поля при ее заполнении очень просто.

Формы в формате PDF, рекомендованные ФНС России, имеют строго определенные размеры, изменить которые специально или случайно невозможно, такие формы гарантированно проходят автоматическую обработку, и именно поэтому ФНС России настаивает на их применении. Но помимо налоговых органов есть еще и налогоплательщики – удобен ли формат PDF для заполнения или все-таки лучше использовать привычный и знакомый Excel?
Вспомним сам процесс заполнения формы в редакторе Excel: буквы и цифры вносятся в каждую ячейку отдельно, а курсор из ячейки в ячейку приходится переставлять вручную.

Те, кому доводилось проделывать такое, согласятся, что это не самый удобный и быстрый способ ввода информации. В данном случае формат PDF оказывается удобнее: заполняя форму, мы просто печатаем текст – буквы сами распределяются по ячейкам. Кроме этого PDF позволяет вставлять текст с помощью команд Copy (копировать) и Paste (вставить). Впрочем, это относится только к формам, представленным в системе ГАРАНТ, в других источниках даже формы в формате PDF приходится заполнять, внося информацию в каждую ячейку отдельно. Чтобы убедиться в том, что работать с формами в формате PDF, размещенными в системе ГАРАНТ, проще и удобнее, чем с аналогичными формами из других источников или с формами в формате Excel, стоит только попробовать, тем более что для работы не требуется никакого обучения.

Помимо удобства заполнения у формата PDF есть еще ряд преимуществ. Программа Excel хоть и доступная, но все-таки платная, и ее стоимость нельзя назвать символической. Редактор Adobe Reader, необходимый для работы с PDF, распространяется бесплатно, его установка с сайта разработчика занимает считанные минуты и не требует никаких затрат. Кроме того, на большинстве компьютеров Adobe Reader уже установлен.

Еще одним достоинством PDF является универсальность этого формата. Так, в частности, форма в формате Excel, созданная в операционной среде Windows и открытая, например, в Mac OS или Linux, будет иметь другие размеры. Формы же в формате PDF открываются в любой операционной системе, сохраняя оригинальную размерность, занимая при этом значительно меньше места на жестком диске, чем файлы в формате Excel или Word.

Подведем итог. Формы налоговой отчетности в формате PDF, размещенные в системе ГАРАНТ и рекомендованные для использования ФНС России, удобны не только налоговым органам. Их действительно проще заполнять, для работы с ними не требуется платного программного обеспечения, они универсальны и доступны в любой операционной среде, а также занимают меньше места на жестком диске. Использование форм в формате PDF из системы ГАРАНТ экономит ваши время и средства, позволяя быстро и качественно готовить отчетность!