Без бумаги: новые возможности КЭДО, о которых стоит знать работодателям

На правах рекламы erid: 4CQwVszH9pUiKmVsUL9

Кадровый электронный документооборот – это не только цифровизация документов, но также автоматизация найма, интеграция с учетными системами, возможность оформить сотруднику электронную подпись за пару минут и другие удобные функции.  

С 22 ноября 2021 года работодатели могут организовать работу кадровой службы наиболее удобным способом благодаря новым правилам кадрового электронного документооборота (далее – КЭДО). Именно с этой даты вступили в силу специальные нормы, которые закрепили общие правила организации и применения КЭДО (ст. ст. 22.1-22.3 ТК РФ).

Напомним в двух словах: введение КЭДО является исключительно добровольным для работодателей и работников (последние для перехода на КЭДО должны дать письменное согласие, но оно не требуется, если работник впервые поступает на работу после 31 декабря 2021 года). ТК РФ подробно описывает содержание локального акта, которым должен вводиться КЭДО, и определяет документы, в отношении которых правила КЭДО не применяются:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников;
• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказы (распоряжения) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Добавим, что с 1 марта 2023 года вступили в силу единые требования к составу и форматам электронных документов в рамках КЭДО (Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н). К слову, министерство разъясняло на своем официальном сайте, что эти новые требования не распространяются на документы, оформленные до 1 марта – переделывать их не нужно. 

Вести электронный документооборот можно либо посредством цифровой платформы "Работа в России", либо при помощи информационной системы работодателя. В последнем случае задача работодателя – разработать свою систему или найти надежного оператора КЭДО, продукт которого максимально отвечает потребностям компании.

На практике возникает вопрос об обязательности интеграции системы работодателя с Единым порталом госуслуг. Прямо закон такую обязанность не предусматривает, но закрепляет право работника использовать портал госуслуг для электронного документооборота с работодателем (ч. 8, ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ). Мнения контролеров по этому вопросу разошлись. Роструд неоднократно подчеркивал, что работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей системы с порталом госуслуг (например, Письмо Роструда от 1 августа 2022 г. № ПГ/19773-6-1) и даже подчеркивал, что в противном случае работодателя могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (консультация с портала "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2022 года).

Но у Минтруда России другая позиция: интегрировать свою кадровую систему с порталом госуслуг должны не все работодатели, а только некоторые. Такая обязанность возникает, если работник пользуется простой электронной подписью, а также выразил желание получать кадровые документы на портале госуслуг (Письмо Минтруда России от 6 октября 2022 г. № 14-6/ООГ-6311). 

Многие работодатели уверены, что КЭДО подразумевает только обмен самыми распространенными документами: трудовой договор, соглашение о материальной ответственности, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, премировании, взыскании, приказ и заявление на отпуск и т. д.

Но за технологиями бывает трудно уследить, поэтому расскажем о том, какие удобные функции предлагают в последнее время операторы КЭДО.

1. Мобильное приложение. Дает возможность работникам пользоваться функционалом КЭДО на своем телефоне. Актуально для тех, кто находится на деловой встрече, в командировке, на выезде, работает вахтовым методом и т. п. Как правило, приложения имеют дружественный интерфейс, и сотрудники с легкостью их осваивают.

2. Индивидуальная маршрутизация. Можно настроить любые маршруты документа, любой порядок согласования между различными сотрудниками и отделами, а также алгоритм действий в случае, когда согласование на каком-то этапе получено не было (отправить документ на предыдущий этап или начать согласование заново с самого начала)

3. Электронная подпись для работников. По закону именно работодатель должен обеспечить получение и использование работником электронной подписи для участия в КЭДО, причем за счет работодателя (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). В ряде случаев работники могут применять простую подпись, но это не самое лучшее решение в плане защищенности информации и достоверности подписи. Поэтому лучше ориентироваться на внедрение усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи. Более того, в ряде случаев их использования требует закон. Это относится к подписанию таких документов, как трудовой договор, договор о материальной ответственности, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении и т. д. (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ).

На практике наиболее удобно пользоваться усиленной неквалифицированной электронной подписью – поэтому для многих компаний возможность выпускать такую подпись внутри системы КЭДО является одним из определяющих факторов при выборе оператора. Хорошо, если применяемая в компании система КЭДО дает возможность оформить электронные подписи одним кликом. В этом случае достаточно просто отправить заявку на получение подписи для конкретного работника. 

Важно выполнить требования трудового законодательства: усиленная неквалифицированная электронная подпись будет иметь юридическую силу, только если работодатель и работник заключили соглашение о порядке проверки подписи.

4. Дедлайны. Некоторые системы КЭДО позволяют установить дедлайны для каждого события и документа. Сотрудники и руководство получат уведомления о скором наступлении важной даты, причем работодатель сможет самостоятельно настроить нужные пути оповещения: SMS-сообщения, электронная почта или мессенджер Телеграм (а может быть, все сразу либо в каких-то сочетаниях). По мере приближения события уведомления станут чаще.

Правда, такую возможность предлагают не все операторы КЭДО. Однако, на наш взгляд, это важнейшая функция, которая гарантирует соблюдение всех сроков оформления документов и серьезно разгружает ответственных сотрудников – им больше не нужно будет отслеживать наступление дедлайнов вручную.

5. Автоматизация найма. Благодаря этому модулю оформить нового сотрудника можно буквально за несколько минут. После проверки данных о кандидате службой безопасности система отправит ему оффер. Будущий работник загрузит необходимые документы и заполнит анкету в онлайн-режиме. Дальнейшее взаимодействие также будет удаленным вплоть до того момента, когда новый сотрудник приедет, чтобы подписать трудовой договор и сразу приступить к работе. Кстати, в наиболее продвинутых системах КЭДО реализована функция удаленного подписания трудового договора. 

6. Интеграция с учетными системами (1С ЗУП, БОСС-Кадровик, Битрикс, SAP и т. д.). Схема работы простая и удобная: работник подает заявку на оформление документа в КЭДО, и он сразу формируется в модуле учетной системы.

7. Интеграция с внутренним порталом. Имеется в виду корпоративный ресурс (иногда в форме социальной сети), на котором сотрудники общаются, узнают важную информацию, приобщаются к корпоративной культуре и т. д.

Наконец, один из главных плюсов современных систем КЭДО – это кастомизация всех кадровых процессов, то есть возможность настроить систему под свои нужды в максимально полном объеме (в том числе создать и сохранить шаблоны документов, провести сложную настройку маршрутов согласования и сроков подписания документов и т. д.).

Читайте также:

На правах рекламы © 2023 Специальный проект VK на Гарант.ру