© ssuaphoto / Фотобанк Фотодженика

Согласно нормами налогового законодательства освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных российским законодательством, связанных, в частности, с исполнением физлицом трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса). Под компенсацией понимаются денежные выплаты, установленные для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных законодательством (ст. 164 Трудового кодекса).

К вышеуказанным компенсационным выплатам относятся суммы возмещений работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. В них, в частности, включены расходы связанные со служебными поездками на проезд, найм жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ). Размеры и порядок возмещения таких расходов могут устанавливаться трудовым договором.

Как указывает Минфин России, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности осуществляется в пути (подвижной характер работы) или имеет разъездной характер, то вышеуказанные выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но только в случае их документального подтверждения (письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 27 апреля 2022 г. № 03-04-06/38439). При отсутствии подтверждающих документов суммы вышеуказанных компенсационных выплат подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Также стоит учесть, что выданные суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации. При разработке и установлении организацией размеров суточных учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам.

Для учета компенсационных выплат сотрудникам в составе расходов по налогу на прибыль они также должны быть документально подтверждены – работодатель должен иметь первичные учетные документы, подтверждающие расходы работника и их компенсацию работодателем, а также экономически обоснованы, т. е. связаны непосредственно с деятельностью самой организации (ст. 252 НК РФ).