Рейтинг сервисов для КЭДО на 2023 год
Содержание
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) продолжает тренд цифровизации бизнеса. В 2021 году в Трудовом кодексе появились поправки, которые позволили полностью перевести кадровые процессы в электронный формат. Благодаря закону о КЭДО кадровики и сотрудники могут обмениваться документами дистанционно, ведь электронную цифровую подпись (ЭЦП) приравняли к личной.
Как выбрать систему КЭДО из множества предложений на рынке?
Можно применить разные критерии оценки при выборе системы. И самый важный критерий — это задачи, которые нужно решить в организации с помощью КЭДО. Поэтому в первую очередь нужно проанализировать свою компанию и понять:
В чём состоит запрос компании, и какую задачу будет решать КЭДО?
Какой функционал необходимо реализовать?
Сколько сотрудников вы переводите на электронные кадры: 100, 2000, 10 000?
Какой уровень безопасности и степень интеграции в систему необходим?
По функционалу КЭДО представляет собой создание, хранение и подписание кадровых документов в электронном виде без бумажного дублирования. Государство предлагает пользоваться для этого платформой «Работа в России», но также разрешает внедрять свои системы в организации.
В нашем обзоре мы обратимся к простым системам с базовым функционалом подписания и к сложным КЭДО с расширенными возможностями. Итак, начнём со сложного.
СБИС
СБИС – экосистема для бизнеса с корпоративным порталом для сотрудников. Поддерживает решения для SAP и 1C, поддержка API для самописных систем. С помощью СБИС вы можете управлять как кадрами, так и бизнес-процессами.
Возможности СБИС
Электронное подписание
Настройка маршрутов согласования
Электронный облачный архив
Распознавание паспортных данных и СНИЛС
Вход через Госуслуги и соцсети
Онлайн трудоустройство
Проверка соискателей
Модуль геймификации
Кому подходит СБИС
У вас высокая текучка кадров, нужно автоматизировать найм сотрудников.
Вам нужна HRM-система для коммуникации между отделами, создания и ведения общих проектов.
В компании требуется вести HR-процессы, ЭДО и КЭДО в одной системе.
EmplDocs
EmplDocs — решение, базирующееся на технологиях 1С, с пакетом преднастроенных заявок и шаблонов. В нем реализован ролевой доступ к личному кабинету, где сотрудники создают заявки и подписывают приказы на отпуск, командировку, удаленную работу, запрашивают любые справки и получают расчетные листки. Кадровик работает в привычной ему среде 1С, и все данные остаются на сервере.
Возможности EmplDocs
Электронное подписание
Настройка маршрутов согласования
Кастомизация интерфейса и заявок
Работа внутри 1С:ЗУП
Версия On-Premise
Версия Cloud
Работа с произвольными печатными формами 1С:ЗУП
Планирование отпусков
Онлайн трудоустройство
Модуль ДМС
Кому подходит EmplDocs
Вы ведете кадровый учет в 1С:ЗУП.
У вас высокие требования к информационной безопасности.
У вас есть сложные кадровые процессы с маршрутами согласований.
Вам требуется максимальная гибкость для настройки решения «под себя».
Directum HR Pro
Directum HR Pro — BPM-система для визуальной настройки бизнес-процессов. Функционал охватывает КЭДО, онлайн прием на работу, отпуска, командировки и универсальные заявки. Сервис имеет готовые коннекторы к учетным системам. А синхронизация с 1С:ЗУП осуществляется в несколько кликов.
Возможности Directum HR Pro
Электронное подписание
Настройка маршрутов согласования
Электронный архив
Расширение для интеграции с HRM-системами
Коннектор для 1С:ЗУП и «Работа в России»
Веб-клиент для кадровика
Кому подходит Directum HR Pro
Вашему кадровику сложно управлять процессами в учетной системе.
Вы уже подключили другие проекты с инфраструктурой Directum.
Контур КЭДО
Контур КЭДО — модуль для КЭДО от удостоверяющего центра и оператора ЭДО. Поддерживает интеграцию с 1С, SAP и другими учетными системами. Модуль включает в себя личный кабинет сотрудника, поддержку шаблонов кадровых документов и уведомления о статусе документов.
Возможности Контур КЭДО
Электронное подписание
Настройка маршрутов согласования
Электронный архив
Уведомления по SMS
Кому подходит Контур КЭДО
Вам необходимо вести бизнес-процессы в одной инфраструктуре Контура: ЭДО, КЭДО, Логистика и пр.
Вам достаточно универсального функционала подписания документов.
ELMA365 КЭДО
ELMA365 КЭДО — инструмент для управления персоналом с BPM-системой. Маршруты согласования и описание сценариев создаются с помощью графических процессов. Кадровый ЭДО происходит на базе ELMA365, пользователи видят только внешний портал.
Возможности ELMA365 КЭДО
Электронное подписание
Около 25 кадровых сценариев
Конструктор документов
Интеграции с 1С:ЗУП, Диадок
Облачное хранилище
Распознавание документов
Онлайн трудоустройство
Отслеживание статусов
Кому подходит ELMA365 КЭДО
У вас сложные кадровые процессы, которые необходимо перевести в цифру.
В вашей инфраструктуре уже есть сервисы и решения от ELMA.
HR-link
HR-link — сервис, который включает в себя возможность подписания документов с помощью УНЭП или Госуслуг. Интегрируется с системой Босс-кадровик. Помимо КЭДО в сервисе представлен функционал дистанционного трудоустройства с автоматическим распознаванием документов и проверкой кандидатов. Кадровик работает и в учетной системе и в веб-интерфейсе.
Возможности HR-link
Электронное подписание
Настройка маршрутов согласования
Отслеживание статуса документа
Массовые уведомления по API или SMS
Онлайн трудоустройство
Автоматическое распознавание документов
Облачное хранилище
Кому подходит HR-link
У вас большое количество сотрудников и высокая текучка, и нужно автоматизировать найм сотрудников.
Вам нужно максимально быстрое внедрение при минимальном функционале.
VK HR Tek
VK HR Tek — портальное решение для КЭДО с мобильным приложением для сотрудников. Поддерживает интеграцию с 1С ЗУП, БОСС-Кадровик, Битрикс, SAP и другими. Обеспечивает хранение данных на нескольких серверах, сертифицированных по стандарту Tier 3.
Возможности VK HR Tek
Электронное подписание
Маршруты согласования
Модуль онлайн трудоустройства
Система уведомлений
График отпусков
Шаблоны заявлений
Кому подходит VK HR Tek
У вас большое количество сотрудников и высокая текучка, и нужно автоматизировать найм сотрудников.
Ваш кадровик работает не только в 1С:ЗУП.
Сравнительная таблица функций сервисов КЭДО*
Таблица сравнения функционала различных систем для управления кадрами. В таблице перечислены различные функции и возможности систем, а также количество баллов, которое система получила за каждую функцию:
0,5 – частично присутствует
1 – присутствует
2 – присутствует с фичами
|
Функции |
СБИС |
EmplDocs |
Directum HR Pro |
Контур КЭДО |
Elma365 КЭДО |
HR Link |
VK HR Tek |
|
Поддержка видов подписей (УНЭП, УКЭП, Госключ, РВР) |
0,5 |
1 |
1 |
1 |
0,5 |
1 |
0,5 |
|
Наличие версии On-Premise |
– |
2 |
2 |
2 |
– |
1 |
1 |
|
Интеграция с 1С:ЗУП |
1 |
2 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
|
Возможность доработки силами заказчика |
– |
2 |
2 |
– |
– |
– |
– |
|
Открытый исходный код |
– |
1 |
– |
– |
– |
– |
– |
|
Наличие триал версии с полным функционалом |
1 |
– |
1 |
– |
– |
1 |
– |
|
Наличие функций СЭД |
1 |
0,5 |
2 |
– |
1 |
– |
– |
|
Последовательно-параллельное согласования с внешними условиями |
1 |
1 |
2 |
1 |
2 |
– |
1 |
|
Web и мобильная версии |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
|
Рабочее место кадрового специалиста |
1 |
1 |
1 |
1 |
– |
– |
1 |
|
Функции планирования отпусков |
1 |
1 |
1 |
– |
1 |
– |
0,5 |
|
Функции удаленного приема |
1 |
1 |
1 |
– |
1 |
1 |
1 |
|
Функции работы с кандидатом |
2 |
0,5 |
– |
– |
0,5 |
1 |
1 |
|
Функции управления персоналом |
1 |
– |
– |
– |
1 |
– |
– |
|
Собственный УЦ для выпуска подписей |
1 |
– |
– |
2 |
– |
– |
– |
|
Возможность создания и отправки произвольных видов заявок |
– |
1 |
1 |
– |
1 |
– |
1 |
|
Настройки форм заявок и правил их обработки |
– |
1 |
2 |
– |
1 |
– |
– |
|
Наличие функционала командировок |
1 |
1 |
1 |
– |
1 |
– |
0,5 |
|
Наличие функционала страховок |
1 |
1 |
1 |
– |
– |
– |
– |
|
Поддержка корпоративного стиля |
– |
1 |
– |
– |
– |
– |
– |
|
Поддержка нескольких языков |
– |
1 |
1 |
– |
– |
– |
– |
|
Итого |
14,5 |
20 |
19 |
8 |
12 |
7 |
9,5 |
*на основании данных присутствующих на официальных сайтах компаний вендоров
Почему нельзя выбрать любую случайную систему КЭДО?
Самый недооцененный критерий выбора — это безопасность. Об этом говорят регулярные сообщения об утечках данных в СМИ. К электронному документообороту предъявляются особые требования безопасности данных, потому что в процессе электронного обмена участвуют юридически значимые документы. В КЭДО поступают чувствительные сведения о сотрудниках, приказах, сведения о заработных платах. Убедитесь, что система для КЭДО поддерживает бесшовную интеграцию, а обмен данными с другими серверами не происходит.
Ни у кого нет бесконечных ресурсов и времени на внедрение системы. Выбранное решение КЭДО должно легко, быстро и удобно интегрироваться во все процессы компании и сочетаться с инфраструктурой бизнеса. Поэтому, если ваши бизнес-процессы уже находятся в системе СБИС, то подключать другие решения будет недальновидно. А, допустим, для пользователей 1С будет удобно выбрать EmplDocs, чтобы ничего не менять и работать в привычной среде.
С точки зрения бизнеса необходимо определить бюджет проекта, поэтому решение для КЭДО должно включать только необходимые вам функции, чтобы не переплачивать и разумно использовать бюджет. Составьте собственный чек-лист по выбору провайдера: обратите внимание на гибкость сервиса, на возможность доработки и тарифы подключения; какие функции нужны в первую очередь, а какие важны для удобства сотрудников.
Также стоит учесть опыт и репутацию провайдера КЭДО. Рекомендуется выбирать провайдера, который имеет успешный опыт внедрения КЭДО в компаниях вашего сектора. Не забывайте узнавать у своих коллег и партнеров о впечатлениях от использования тех или иных решений для КЭДО.
Еще одним важным фактором является поддержка и обучение. Проверьте, как провайдер обеспечивает техническую поддержку и обучение пользователей. Спросите о наличии онлайн поддержки и обучающих материалов, а также о возможности обращения в техподдержку по телефону или в мессенджерах.
На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»