© Gladkov / Фотобанк Фотодженика

Согласно Стандарту "Концептуальные основы..." при наличии технической возможности учреждения вправе хранить первичные электронные документы и регистры на электронных носителях при условии соблюдения требований закона об использовании электронной подписи. Аналогичные положения содержатся и в Приказах № 52н и № 61н, которыми утверждены унифицированные формы электронных первичных документов и регистров (Письмо Минфина России от 27 мая 2022 г. № 02-07-10/50875).

Акцентируем внимание, что речь идет именно об электронных первичных документах – тех, что подписаны квалифицированной электронной подписью, либо, в определенных случаях, простой электронной подписью. Документы, сформированные в бухгалтерской программе, не являются электронными. Это всего лишь бланки, заполнение которых позволяет сформировать бухгалтерскую проводку по соответствующей операции. Чтобы соответствовать статусу первичного документа / регистра, форма должна содержать обязательные реквизиты, одним из которых является подпись лица, ответственного за оформление документа. Это либо собственноручная подпись на "бумажном" документе, либо ЭП – на электронном. Напомним также, что скан-копия первичного документа, составленного в бумажной форме, тоже не является электронным документом.

Условия хранения электронных документов закреплен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, Приказа Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Так, обязательными условиями хранения электронных документов являются:

1. Наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов: один – основной, другой – рабочий. Хранить их нужно на разных физических устройствах (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные подобные носители);
2. Наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля;
3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

С учетом этих требований учреждение должно самостоятельно определить порядок хранения электронных первичных документов и регистров бухгалтерского учета и закрепить его в учетной политике.