Случается, что выявленная при инвентаризации кассы недостача денег к отчетной дате еще не возмещена. Например, если факт недостачи был установлен в последний день отчетного периода или продолжается внутреннее расследование либо следственные мероприятия правоохранителей. Значит, наличие непогашенной задолженности нужно обязательно отразить в бухгалтерской отчетности (письмо Минфина России от 2 сентября 2019 г. № 02-06-10/67478).

Прежде всего, сумма выявленной недостачи должна быть правильно отражена в учете:

В Отчете (форма 0503737) сумму не возмещенной недостачи по АнКВИ 610 нужно отразить в графе 7 раздела 3 "Источники финансирования дефицита средств учреждения":

• по строке 520 – как выбытие денежных средств, со знаком "минус";
• по строке 720 – как уменьшение остатков средств, в положительном значении.

В Отчете (форма 0503723) сумма выявленной недостачи, учтенная по коду 610 КОСГУ, подлежит отражению в разделе 3 "Изменение остатков средств" по строке 5020. Инструкция № 33н прямо предусматривает равенство показателей строки 5020 Отчета (форма 0503723) и строки 720 по графе 9 Отчета (форма 0503737).

Кроме этого показатели счета 0 209 81 000 должны найти отражение в Сведениях (форма 0503769) и в текстовой части раздела 4 Пояснительной записки (форма 0503760), где следует раскрыть информацию о причинах наличия показателей по счету 0 209 81 000.

Порядок отражения информации о не возмещенной недостаче средств кассы казенного учреждения в Отчете (форма 0503123) и Отчете (форма 0503127) будет таким же, поскольку номера и назначение указанных строк в них идентичны.