ambrozinio / Depositphotos.com

Использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам. При этом должны быть согласованы условия эксплуатации автомобиля и суммы возмещаемых расходов и вознаграждений физлицу за его использование (письмо ФНС России от 13 ноября 2018 г. № БС-3-11/8304@ "О направлении разъяснений").

ФНС России указала, что к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы, можно отнести:

• акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ);
• путевые (маршрутные) листы;
• авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции;
• другие документы.

Налоговое ведомство напомнило, что компенсации физлицу, связанные с использованием исключительно личного автомобиля для исполнения трудовых обязанностей с согласия, ведома и в интересах работодателя, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. То есть, например, личный автомобиль может использоваться в связи с разъездным характером работы или для поездок в служебных целях по мере необходимости.

В случаях, когда автомобиль не принадлежит физлицу на праве собственности, указанные компенсации должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.