Декларация 3-НДФЛ: в каких случаях ее нужно заполнять?

Декларацию 3-НДФЛ должны подавать физлица, которые получили доходы сверх тех, по которым налог уже оплачен налоговым агентом (например, работодателем или заказчиком). Такая обязанность возложена на:

• физлиц, не являющихся ИП (подп. 1 п. 1 ст. 228 Налогового кодекса);
• ИП и лиц, занимающихся частной практикой (например, адвокатов, нотариусов) (п. 1-2 ст. 227 НК РФ);
• иностранных граждан, работающих по патенту в двух случаях: если общая сумма налога, который нужно уплатить, превышает размер уже уплаченных фиксированных платежей (только для иностранцев, трудящихся у физлица для помощи в личных и домашних делах, в том числе если они покидают Россию до конца налогового периода) либо при аннулировании патента (п. 8 ст. 227.1 НК РФ).

Отметим, что обязанность представлять налоговую декларацию по НДФЛ ИП не ставится в зависимость от факта получения предпринимателем дохода в соответствующем налоговом периоде. При этом ИП не может представить в налоговый орган единую (упрощенную) налоговую декларацию (письмо Минфина России от 30 октября 2015 г. № 03-04-07/62684).

Одновременно в законодательстве прямо определено, когда незарегистрированные в качестве ИП физлица должны подавать декларацию 3-НДФЛ. Эта обязанность возникает, если гражданин получил следующие виды доходов (ст. 228 НК РФ):

• вознаграждение от физлиц и организаций, не являющихся налоговыми агентами, на основе заключенных трудовых и гражданско-правовых договоров, включая доходы по договорам найма или договорам аренды любого имущества;
• от продажи имущества и имущественных прав;
• от источников, находящихся за пределами России;
• выигрыши, выплачиваемые операторами лотерей, распространителями и организаторами азартных игр;
• вознаграждение, выплачиваемое наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства, а также авторов изобретений, полезных моделей и промышленных образцов;
• доходов в денежной и натуральной формах в порядке дарения;
• доходов в виде денежного эквивалента недвижимого имущества и (или) ценных бумаг, переданных на пополнение целевого капитала некоммерческих организаций;
• других доходов, при получении которых не был удержан налог налоговыми агентами, за исключением доходов, сведения о которых представлены налоговыми агентами в порядке, установленном п. 5 ст. 226, п. 14 ст. 226.1 НК РФ.

В налоговых декларациях необходимо указать:

• все полученные в налоговом периоде доходы, если иное не предусмотрено п. 4 ст. 229 НК РФ;
• источники выплаты доходов;
• налоговые вычеты;
• суммы налога, удержанные налоговыми агентами;
• суммы фактически уплаченных в течение налогового периода авансовых платежей;
• суммы налога, подлежащие уплате (доплате) или возврату по итогам налогового периода (п. 4 ст. 229 НК РФ).

При этом в декларации можно не указывать:

• доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) в соответствии со ст. 217 НК РФ (за исключением доходов, указанных в п. 60 и п. 66 ст. 217 НК РФ);
• доходы, при получении которых налог полностью удержан налоговыми агентами, если это не препятствует получению налогоплательщиком налоговых вычетов, предусмотренных ст. 218-221 НК РФ (п. 4 ст. 229 НК РФ).

С 1 января 2022 года в декларации 3-НДФЛ можно не указывать доходы от продажи недвижимости или другого имущества (за исключением ценных бумаг) до истечения трех или пяти лет владения им. Нововведение касается тех, кто имеет право на имущественные налоговые вычеты в следующих размерах:

• 1 млн руб. за налоговый период (календарный год) – для жилых домов, квартир, комнат, включая приватизированные жилые помещения, садовые дома или земельные участки (доли в указанном имуществе);
• 250 тыс. руб. – для иного недвижимого имущества;
• 250 тыс. руб. – для иного имущества (за исключением ценных бумаг).

По общему правилу, перечисленные лица обязаны подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ в налоговую инспекцию в срок не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим (а уплатить налог – не позднее 15 июля года, следующего за истекшим (п. 4 ст. 228 НК РФ). Поскольку в этом году 30 апреля выпадает на выходной день, то последним сроком представления отчетности будет являться 4 мая 2022 года.

Вместе с декларацией подаются документы, подтверждающие доходы и расходы налогоплательщика. Это, в частности, справка о доходах и суммах налога физического лица (форма по КНД 1175018) (форма применяется с 1 апреля 2021 г.), которую по требованию обязан выдать работодатель или любая другая организация – источник дохода.

Суммы доходов, вычетов и суммы налога, которые были удержаны налоговым агентом, из справки о доходах и суммах налога физического лица (форма по КНД 1175018) налогоплательщик переносит в декларацию 3-НДФЛ.

С 1 января 2021 года налогоплательщики вправе представить заявление о зачете (возврате) суммы излишне уплаченного НДФЛ в составе налоговой декларации (п. 4 ст. 229 НК РФ).

Штраф за неподачу декларации составляет 5% неуплаченной суммы налога за каждый месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы (ст. 119 НК РФ). Минимальный размер штрафа – 1 тыс. руб.

В НК РФ предусмотрены обстоятельства, при которых декларацию нужно подать, не дожидаясь окончания года, в котором был получен доход. К ним относятся следующие случаи:

• прекращение деятельности в качестве ИП или частной практики до конца налогового периода (декларация представляется в 5-дневный срок со дня прекращения такой деятельности;
• выезд иностранца, доходы от деятельности которого подлежат налогообложению, за пределы России (декларация представляется им не позднее чем за один месяц до выезда) (п. 3 ст. 229 НК РФ).

Если в налоговом периоде налогоплательщик, не являющийся ИП, не получал облагаемых НДФЛ доходов или получил только доходы, НДФЛ с которых был удержан налоговыми агентами, декларацию подавать не нужно. Добавим, что даже если налогоплательщик не обязан подавать декларацию 3-НДФЛ, он вправе сделать это по своему усмотрению в налоговый орган, но только по месту жительства: по месту пребывания декларацию подать нельзя (п. 2 ст. 229 НК РФ, письмо ФНС России от 30 января 2015 г. № ЕД-3-15/290@). Наиболее часто это право используется при подаче налоговой декларации для получения налоговых вычетов. Напомним, что декларацию по НДФЛ только с целью получения налоговых вычетов можно подать в любое время в течение года.

Как рассчитываются суммы налоговых вычетов для физических лиц, а также когда и в какие сроки можно вернуть налог, читайте в материале: Налоговые вычеты для физических лиц. 

Как составить декларацию

Заполнить налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ можно различными способами. Так, необходимые сведения можно внести от руки либо на компьютере, в том числе в подготовленную в формате .pdf форму декларации при помощи программы Adobe Acrobat Reader. Если форма заполняется вручную, ее поля необходимо заполнять заглавными печатными символами, а при отсутствии какого-либо показателя в ячейках проставляется прочерк. Вносить исправления в поля декларации нельзя!

Также для заполнения декларации можно воспользоваться программой "Декларация", размещенной на официальном сайте ФНС России в разделе "Программные средства" – "Декларация". Программа позволяет автоматически формировать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ. При внесении данных программа проверяет их корректность, а также рассчитывает необходимые показатели, проверяет правильность исчисления вычетов и суммы налога, формирует готовый документ для предоставления в налоговый орган. Получившийся файл с декларацией в формате .pdf можно либо распечатать и сдать в налоговую инспекцию (в том числе направить по почте), либо отправить в налоговый орган через "Личный кабинет налогоплательщика".

Кроме того, заполнить и представить декларацию в налоговый орган в электронном виде можно с помощью специального сервиса на сайте ФНС России "Заполнение и представление в электронном виде налоговой декларации 3-НДФЛ". Этот сервис позволяет заполнить в режиме онлайн и экспортировать заполненную декларацию в файл формата .xml для представления в электронном виде. Также при помощи сервиса можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и направить в налоговый орган как саму декларацию, так и скан-копии сопроводительных документов. Подписать электронной подписью и направить в налоговый орган при помощи сервиса можно декларацию, сформированную с помощью программы "Декларация" и других программных средств. Правильно составить налоговую декларацию вам также поможет памятка, подготовленная экспертами компании "Гарант". 

Как подавать декларацию

В соответствии со ст. 80 НК РФ декларация может быть представлена налогоплательщиком в налоговый орган:

• лично или через его представителя,
• в виде почтового отправления с описью вложения,
• на бумажном носителе в налоговый орган через МФЦ,
• в виде электронного документа или через личный кабинет налогоплательщика на сайте www.nalog.ru.

Подача декларации лично или через представителя, чаще всего, отнимает определенное время. При передаче декларации в электронном виде, в том числе через личный кабинет налогоплательщика, посещать инспекцию как правило необходимости нет: файл обмена формируется автоматически на основе утверждаемого ФНС России электронного формата. Для представления декларации в электронном виде налогоплательщик должен иметь электронную подпись, выданную специализированным удостоверяющим центром. А при подаче декларации через личный кабинет в налоговой инспекции предварительно нужно будет получить регистрационную карту с учетными данными пользователя личного кабинета. Этот способ подойдет тем, кто планирует подавать декларации регулярно.

Для однократной сдачи декларации лучше всего подходит направление ее в виде почтового отправления. Почтой декларацию следует отправлять ценной бандеролью с описью вложения и уведомлением о вручении. Датой сдачи будет являться дата на почтовом штампе о приеме бандероли, поэтому отправить декларацию можно даже в последний день срока сдачи.

Последняя актуализация: 19 января 2022 г.