Приказ Федеральной таможенной службы от 9 сентября 2025 г. № 847 “Об утверждении Порядка ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации” (документ не вступил в силу)

В соответствии с пунктом 3 статьи 24 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации.

2. Установить, что личные дела сотрудников таможенных органов Российской Федерации, оформленные до вступления в силу настоящего приказа, переоформлению не подлежат.

И.о. руководителя генерал-полковник таможенной службы

А.В. Повод

Зарегистрировано в Минюсте России 13 октября 2025 г.

Регистрационный № 83828

УТВЕРЖДЕН
приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847

Порядок
ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации

1. Ведение личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации1 осуществляется:

Главным управлением государственной службы и кадров ФТС России - в отношении сотрудников, замещающих должности в центральном аппарате ФТС России, представительствах (представителей) таможенной службы Российской Федерации в иностранных государствах, специализированных таможенных органах, расположенных за пределами территории Российской Федерации;

кадровыми подразделениями региональных таможенных управлений - в отношении сотрудников, замещающих должности в региональных таможенных управлениях, а также в оперативных таможнях, находящихся в регионе деятельности региональных таможенных управлений;

кадровыми подразделениями таможен - в отношении сотрудников, замещающих должности в таможнях и на подчиненных им таможенных постах;

кадровыми подразделениями таможенных постов, являющихся юридическими лицами, - в отношении сотрудников, замещающих должности на таможенных постах, являющихся юридическими лицами;

кадровыми подразделениями учреждений, находящихся в ведении ФТС России2, - в отношении сотрудников, замещающих должности в учреждениях.

2. Личное дело (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Порядку) состоит из пяти частей, каждая из которых является его неотъемлемой частью и вшивается в личное дело.

3. Каждая часть личного дела должна содержать опись документов (копий документов) (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Порядку).

4. К первой части личного дела приобщаются следующие документы:

кадровая справка, содержащая актуальные сведения о сотруднике;

согласие на обработку персональных данных, составленное по типовой форме, утвержденной приказом ФТС России от 7 июля 2014 г. N 1309 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 августа 2014 г., регистрационный N 33500);

лист ознакомления с личным делом (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3 к настоящему Порядку).

5. Ко второй части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):

контракт о службе в таможенных органах, дополнительные соглашения к нему;

трудовой договор, заключенный на период прохождения испытания при приеме на службу в таможенные органы;

копия должностной инструкции.

6. К третьей части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):

документы о прохождении испытания при приеме на службу в таможенные органы;

копия приказа (выписка из приказа) о приеме на службу в таможенные органы (о назначении на должность);

представление к присвоению специального звания сотрудника;

копия приказа (выписка из приказа) о присвоении специального звания сотрудника;

копия приказа (выписка из приказа) о награждении и поощрении;

копия приказа (выписка из приказа) о присвоении квалификационного звания;

копия приказа (выписка из приказа), изданного по результатам служебной проверки, проводимой в отношении сотрудника;

копия приказа (выписка из приказа) о наложении (снятии) дисциплинарного взыскания;

копия приказа (выписка из приказа) об объявлении актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в отношении сотрудника;

отзыв о служебной деятельности (характеристика);

аттестационный лист сотрудника;

документы, связанные с оформлением допуска сотрудника к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей сотрудника связано с использованием таких сведений;

копия приказа (выписка из приказа) о зачислении сотрудника в распоряжение таможенного органа;

копия приказа (выписка из приказа) об увольнении со службы в таможенных органах;

иные документы, связанные с прохождением сотрудником службы в таможенных органах.

7. К четвертой части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):

анкета для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации, сообщения об изменении сведений, содержащихся в ней, заполненные по формам, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 10 октября 2024 г. N 870 "О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации";

автобиография;

заявления, связанные с прохождением службы в таможенных органах;

результаты проверки сведений и документов, указанных в пункте 3 статьи 6 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации";

сведения о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации;

бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником;

сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых сотрудник размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать;

иные документы, связанные с поступлением на службу в таможенные органы, изучением сведений о кандидате, поступающем на службу в таможенные органы (сотруднике).

8. К пятой части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):

копия паспорта гражданина Российской Федерации;

копия паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации;

копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьей 661 Трудового кодекса Российской Федерации;

копии документов об образовании и (или) о квалификации;

копии документов о присвоении ученой степени, ученого звания;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;

копия заключения о выдаче (об отказе в выдаче) удостоверения ветерана боевых действий;

справки о прохождении ежегодной диспансеризации;

заключение военно-врачебной комиссии о категории годности к службе в таможенных органах;

справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну;

информация о результатах проверок соблюдения сотрудником ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и (или) исполнения им обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами, а также контроля за расходами сотрудника;

копии протоколов (выписки из них) проведенных в отношении сотрудника заседаний соответствующей комиссии по рассмотрению вопросов соблюдения им требований к служебному поведению и (или) требований об урегулировании конфликта интересов;

копии мотивированных заключений по результатам рассмотрения представленных сотрудником уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;

заявление, мотивированное заключение и иные материалы, связанные с рассмотрением заявления сотрудника о разрешении на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией;

справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, к личному делу не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне.

10. Документы (копии документов), приобщенные к соответствующим частям личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

11. Копии документов таможенного органа, учреждения, приобщенные к личному делу, заверяются должностными лицами кадровых подразделений таможенных органов, учреждений с проставлением подписи, расшифровки подписи (фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии), даты заверения и печати кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.

12. Документы (копии документов) подшиваются в личное дело на четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке документов (копий документов) к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются.

13. На оборотной стороне титульной стороны обложки личного дела в специальном конверте помещается фотография сотрудника в цветном исполнении размером 9x12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас в форменной одежде без головного убора. Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию сотрудника.

На оборотной стороне фотографии указываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника.

Фотография заверяется на оборотной стороне должностным лицом кадрового подразделения таможенного органа, учреждения с проставлением подписи, расшифровки подписи (фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии), даты заверения и печати кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.

14. Документы (копии документов), приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в порядке возрастания в правом верхнем углу, не задевая текста документов (копий документов), черным графическим карандашом по мере поступления. Каждая часть личного дела нумеруется отдельно.

Конверты с вложениями, подшитые в личное дело, нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Каждый документ учитывается в описи документов (копий документов) соответствующей части личного дела. Листы описи документов (копий документов) нумеруются отдельно.

15. Личное дело формируется в томах. Объем одного тома личного дела не должен превышать 250 листов. Документы (копии документов) личных дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно.

16. Учет личных дел ведется в журнале учета личных дел (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Порядку).

Номер, за которым в журнале учета личных дел зарегистрировано личное дело, проставляется на титульной стороне обложки личного дела.

17. Личные дела подлежат регистрации в журнале учета личных дел не позднее 10 рабочих дней со дня приема гражданина на службу в таможенные органы (получения личного дела из другого таможенного органа, учреждения в случае назначения сотрудника в таможенный орган, учреждение в порядке перевода по службе или из созданного в центральном аппарате ФТС России архива личных дел должностных лиц таможенных органов (далее - архив) при приеме гражданина на службу в таможенные органы вновь).

18. Личные дела хранятся в специально оборудованном помещении в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования либо иных негативных факторов, влияющих на их сохранность и целостность.

19. Сотрудник имеет право на ознакомление с материалами его личного дела, а также на приобщение к нему письменных объяснений.

20. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения таможенного органа, учреждения в присутствии должностного лица кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.

21. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода по службе в другой таможенный орган, учреждение, высылаются к новому месту службы в течение 10 рабочих дней со дня получения приказа таможенного органа, учреждения о назначении сотрудника на должность.

22. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в таможенных органах, подлежат передаче на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после их увольнения со службы в таможенных органах.

23. При приеме гражданина на службу в таможенные органы вновь личное дело в течение 10 рабочих дней со дня его приема запрашивается таможенным органом, учреждением, в котором проходит службу сотрудник, в таможенном органе, учреждении по последнему месту службы сотрудника или в архиве.

Личное дело сотрудника, указанное в абзаце первом настоящего пункта, направляется таможенным органом, учреждением или архивом в течение 10 рабочих дней со дня поступления запроса.

24. При направлении личного дела в другой таможенный орган, учреждение или в архив личное дело подлежит полному оформлению, которое предусматривает нумерацию листов личного дела, составление внутренней описи документов личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5 к настоящему Порядку), составление листа-заверителя личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6 к настоящему Порядку), оформление обложки личного дела, подшивку или переплет документов личного дела.

------------------------------

1 Далее соответственно - личное дело, сотрудник, таможенный орган.

2 Далее - учреждение.

------------------------------

Приложение N 1
к Порядку ведения личных
дел сотрудников таможенных
органов Российской Федерации,
утвержденному
приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847

Рекомендуемый образец

Формат не более 220 х 330 мм

(Титульная сторона обложки)

                        ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА

_________________________________________________________________________

      (указывается наименование таможенного органа Российской Федерации,

             учреждения, находящегося в ведении ФТС России)

                                 ЛИЧНОЕ ДЕЛО

                              N________________

_________________________________________________________________________

        (указывается фамилия сотрудника таможенного органа Российской

                               Федерации)

_________________________________________________________________________

       (указываются имя, отчество (при наличии) сотрудника таможенного

                      органа Российской Федерации)

                                                      Начато:

                                                      Окончено:

                                                      На _________ листах

                                                      Хранить____________

(Оборотная сторона обложки)

                     +---------------------------+

                     ¦  Место для специального   ¦

                     ¦  конверта с фотографией   ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     ¦                           ¦

                     +---------------------------+

(Титульная сторона обложки части 1)

ЧАСТЬ 1

(Оборотная сторона обложки части 1)

Опись документов

N п/п	Реквизиты документа (N, дата)	Наименование (заголовок) документа	Номера листов	Примечание (при наличии)
1	2	3	4	5

(Титульная сторона обложки части 2)

ЧАСТЬ 2

(Оборотная сторона обложки части 2)

Опись документов (копий документов)

N п/п	Реквизиты документа (N, дата)	Наименование (заголовок) документа	Номера листов	Примечание (при наличии)
1	2	3	4	5

(Титульная сторона обложки части 3)

ЧАСТЬ 3

(Оборотная сторона обложки части 3)

Опись документов (копий документов)

N п/п	Реквизиты документа (N, дата)	Наименование (заголовок) документа	Номера листов	Примечание (при наличии)
1	2	3	4	5

(Титульная сторона обложки части 4)

ЧАСТЬ 4

(Оборотная сторона обложки части 4)

Опись документов (копий документов)

N п/п	Реквизиты документа (N, дата)	Наименование (заголовок) документа	Номера листов	Примечание (при наличии)
1	2	3	4	5

(Титульная сторона обложки части 5)

ЧАСТЬ 5

(Оборотная сторона обложки части 5)

Опись документов (копий документов)

N п/п	Реквизиты документа (N, дата)	Наименование (заголовок) документа	Номера листов	Примечание (при наличии)
1	2	3	4	5

Приложение N 2
к Порядку ведения личных
дел сотрудников таможенных
органов Российской Федерации,
утвержденному
приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847

Рекомендуемый образец

Опись документов (копий документов)

N п/п	Реквизиты документа (N, дата)	Наименование (заголовок) документа	Номера листов	Примечание (при наличии)
1	2	3	4	5

Приложение N 3
к Порядку ведения личных
дел сотрудников таможенных
органов Российской Федерации,
утвержденному
приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847

Рекомендуемый образец

Лист ознакомления с личным делом

N п/п	Фамилия, имя, отчество (при наличии), занимаемая должность	Дата ознакомления, подпись
1	2	3

Приложение N 4
к Порядку ведения личных
дел сотрудников таможенных
органов Российской Федерации,
утвержденному
приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. № 847

Рекомендуемый образец

Журнал учета личных дел

N п/п	Номер личного дела	Фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника таможенного органа Российской Федерации	Отметка о движении личного дела
1	2	3	4

Приложение N 5
к Порядку ведения личных
дел сотрудников таможенных
органов Российской Федерации,
утвержденному
приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. № 847

Рекомендуемый образец

                           ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                   документов личного дела N_________

N п/п	Реквизиты документа (N, дата)	Наименование (заголовок) документа	Номера листов	Примечание (при наличии)
1	2	3	4	5

Итого___________________________________________________________________.

       (указывается количество документов и листов цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи______________________________________.

                                     (указывается цифрами и прописью)

----------------------------   --------------- --------------------------

 (указывается наименование        (подпись)      (указывается фамилия и

   должности должностного                           инициалы имени и

     лица, составившего                          отчества (при наличии)

      внутреннюю опись                             должностного лица,

  документов личного дела)                      составившего внутреннюю

                                                опись документов личного

                                                         дела)

"__"__________ 20__ г.

(указывается дата составления внутренней описи

документов личного дела)

Приложение N 6
к Порядку ведения личных
дел сотрудников таможенных
органов Российской Федерации,
утвержденному
приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847

Рекомендуемый образец

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ

личного дела №_____

     В личном деле подшито и пронумеровано________________________листов,

в том числе:

литерные номера листов__________________________________________________;

пропущенные номера листов_______________________________________________;

листы внутренней описи__________________________________________________.

Особенности физического состояния и формирования личного дела	Номера листов
1	2

----------------------------  ---------------   -------------------------

 (указывается наименование       (подпись)       (указывается фамилия и

   должности должностного                           инициалы имени и

     лица, составившего                          отчества (при наличии)

  лист-заверитель личного                          должностного лица,

           дела)                                      составившего

                                                 лист-заверитель личного

                                                          дела)

"__"__________ 20__ г.

(указывается дата составления листа-заверителя

личного дела)