Приказ Министерства промышленности и торговли РФ от 31 января 2017 г. N 245 "Об утверждении Регламента мониторинга проектов с использованием Автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации"

В целях обеспечения реализации разделов IV-VI Положения об организации проектной деятельности в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 23 ноября 2016 г. N 4139, и абзаца 7 пункта 3 приказа Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 6 декабря 2016 г. N 4356 приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент мониторинга проектов с использованием Автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации (далее - Регламент).

2. Руководителям структурных подразделений Министерства промышленности и торговли Российской Федерации с 1 февраля 2017 г. обеспечить мониторинг проектов с использованием Автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации в соответствии с Регламентом.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Регламент
мониторинга проектов с использованием Автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации
(утв. приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 31 января 2017 г. N 245)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок мониторинга проектов с использованием Автоматизированной информационной системы проектного управления Министерства промышленности и торговли Российской Федерации (далее - АИС ПУ).

1.2. Понятия, используемые в настоящем Регламенте, соответствуют терминам и определениям, установленным Положением об организации проектной деятельности в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации и функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденном приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 23.11.2016 N 4139.

1.3. Под мониторингом проектов в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее - Министерство) понимается деятельность участников проектов по организации сбора и представления информации (отчетности) о ходе реализации проектов в объеме, определенном документацией по проекту.

1.4. Мониторингу проектов с использованием АИС ПУ подлежат все проекты за исключением проектов, связанных с поставкой товаров, выполнением работ или оказанием услуг для федеральных нужд в целях обеспечения обороны и безопасности Российской Федерации, а также проектов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Ответственность за мониторинг проектов несут соответствующие структурные подразделения Министерства (далее - Ответственные подразделения), определенные в документации по проекту.

1.6. Ответственность за обеспечение доступа в АИС ПУ всем участникам проектов Министерства несет Административный департамент Министерства.

II. Формирование проекта в АИС ПУ

2.1. Основанием для внесения проекта в АИС ПУ является принятое решение об одобрении проекта (в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации и функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденном приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации N 4139 от 23.11.2016 (далее - Основание).

2.2. Специалист Ответственного подразделения (далее - Ответственный специалист) в течение 7 рабочих дней с даты Основания, указанного в пункте 2.1 настоящего Регламента:

предоставляет в Административный департамент сведения об участниках проекта для регистрации их в АИС ПУ;

создает* новый проект в АИС ПУ;

заносит сведения о проекте в соответствии с проектной документацией;

уведомляет всех участников проекта о их регистрации в АИС ПУ.

2.3. Административный департамент после получения уведомления в течение 2 рабочих дней обеспечивает доступ в АИС ПУ участникам проекта, заявленным Ответственным специалистом.

2.4. После получения уведомления, указанного в пункте 2.3, Ответственный исполнитель проекта, определенный документацией по проекту, в течение 10 рабочих дней формирует план-график реализации проекта** в АИС ПУ и заполняет следующие сведения по проекту:

цели проекта и плановые значения ключевых показателей его эффективности (КПЭ);

плановый объем финансирования проекта;

работы проекта, сроки их реализации и взаимосвязи между ними;

ожидаемые результаты проекта;

контракты*** и/или договоры, заключенные с целью реализации работ по проекту;

риски и меры реагирования на них;

документы проекта.

2.5. План-график реализации проекта должен соответствовать следующим требованиям:

1) длительность работ определяется документацией по проекту;

2) все работы плана-графика должны быть взаимосвязаны между собой;

3) определены контрольные точки (вехи), отслеживаемые на уровне руководства Министерства;

4) для всех работ должны быть указаны ответственные за их реализацию.

2.6. После создания плана-графика реализации проекта в АИС ПУ Ответственный исполнитель проекта в течение одного рабочего дня уведомляет Ответственного специалиста.

2.7. Ответственный специалист в течение 3 рабочих дней с даты поступления уведомления, указанного в пункте 2.6 настоящего Регламента, рассматривает его и сохраняет в АИС ПУ в качестве базового плана-графика реализации проекта.

2.8. После сохранения базовый план-график реализации проекта в течение одного рабочего дня направляется на утверждение руководителю Ответственного подразделения.

2.9. Мониторинг за ходом реализации проекта осуществляется с даты утверждения базового плана-графика реализации проекта.

III. Мониторинг реализации проекта в АИС ПУ

3.1. Ответственный исполнитель с периодичностью, согласованной с руководителем Ответственного подразделения, вносит в АИС ПУ следующую фактическую информацию о ходе реализации проекта:

1) информацию о ходе исполнения плана-графика реализации проекта;

2) информацию о ходе исполнения кассового плана реализации проекта;

3) информацию о ходе исполнения организационного плана реализации проекта;

4) фактические значения ключевых показателей реализации проекта;

5) новые выявленные риски, изменение параметров существующих рисков, планируемые меры реагирования;

6) измененный состав участников проекта (при необходимости);

7) документы проекта.

3.2. Ответственный специалист после получения уведомления головного исполнителя о внесении фактических сведений в течение 3 рабочих дней совместно с Ответственным исполнителем проводит в АИС ПУ анализ фактических результатов на предмет его отклонений от утвержденных параметров. Анализ производится путем сравнения фактических и прогнозируемых параметров проекта с параметрами, закрепленными в актуальном базовом плане-графике реализации проекта.

3.3. При наличии или прогнозировании отклонений Ответственный исполнитель:

1) вводит в АИС ПУ причины отклонений;

2) формирует предложения по их устранению, а также скорректированный на основе сформированных предложений план-график реализации проекта и направляет их Ответственному специалисту.

3.4. Ответственный специалист представляет на согласование руководителю Ответственного подразделения предложения и скорректированный план-график реализации проекта.

3.5. После согласования скорректированного плана-графика реализации проекта руководителем Ответственного подразделения Ответственный специалист в течение 2 рабочих дней уведомляет Ответственного исполнителя.

3.6. После получения уведомления Ответственный исполнитель в течение одного рабочего сохраняет скорректированный план-график реализации проекта в АИС ПУ в качестве базового плана-графика реализации проекта.

3.7. Ответственный исполнитель по завершении внесения изменений уведомляет Ответственного специалиста о внесённых изменениях.

3.8. Рассмотрение изменённого плана-графика реализации проекта осуществляется в соответствии с пунктами 2.6-2.8 настоящего Регламента.

IV. Закрытие проекта в АИС ПУ

4.1. Завершенным проектом считается проект, по которому:

1) все работы выполнены в полном объеме;

2) по всем работам получено документационное подтверждение их выполнения.

4.2. Ответственный исполнитель в течение одного рабочего дня с даты окончания работ по проекту уведомляет Ответственного специалиста о завершении проекта.

4.3. Специалист проверяет наличие и актуальность размещенных в АИС ПУ материалов, указанных в пункте 4.1 настоящего Регламента, в течение 5 рабочих дней с даты уведомления, указанного в пункте 4.2 настоящего Регламента, и представляет информацию о завершении проекта на рассмотрение руководителю Ответственного подразделения.

4.4. По результатам рассмотрения материалов руководителем Ответственного подразделения Ответственный специалист в течение 15 рабочих дней с даты окончания работ по проекту присваивает проекту в АИС ПУ статус "завершен".

______________________________

* Создание проекта осуществляется в соответствии с инструкцией по работе с АИС ПУ, размещенной в разделе "База знаний" АИС ПУ.

** Порядок ввода информации о проекте в АИС ПУ.

*** Государственные контракты и договоры в автоматизированном режиме поступают из ИАС ИНКОР.