Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с пунктом 1 статьи 19 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2017, N 25, ст. 3596), пунктом 12 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

утвердить прилагаемое Положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Приложение
к приказу Федерального архивного агентства
от "___" ______ 202 _ г. N ____

Положение
о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Положение разработано в соответствии с подпунктом 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), частью IV Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 52, Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru, 11.06.2021), Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2021, N 18, ст. 3058), Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2021, N 11, ст. 1708), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный N 58396).

1.2. Положение устанавливает порядок ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Государственный реестр) - общероссийского свода уникальных документов.

1.3. Государственный реестр ведется в целях учета и обеспечения сохранности уникальных документов, введения их в научный и культурный оборот, популяризации историко-документального наследия народов Российской Федерации, в том числе, путем предоставления удаленного доступа в сети Интернет к информации об уникальных документах и их электронным копиям.

1.4. Государственный реестр ведется в двух формах - бумажной и электронной.

Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в бумажной форме - совокупность листов учета и описания уникальных документов, расположенных в соответствии с присвоенными им в валовой последовательности учетными номерами, сформированных в дела, ежегодно включаемые в номенклатуру дел Росархива, и имеющие постоянный срок хранения.

Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в электронной форме - государственная информационная система "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" (далее - ГИС "Государственный реестр") - информационная система, предназначенная для автоматизированного ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в электронной форме и обеспечивающая удаленный доступ к информации об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации и их электронных копиях.

1.5. В настоящем Положении применяются следующие понятия:

Уникальный документ - особо ценный документ Архивного фонда Российской Федерации, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и(или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и(или) автографичности, после внесения его в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации или в Государственный реестр уникальных документов субъекта Российской Федерации.

Лист учета и описания уникального документа - документ государственного учета уникальных документов, форма которого установлена правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

2. Органы и организации, участвующие в ведении Государственного реестра

2.1. Ведение Государственного реестра осуществляет Росархив при участии федеральных государственных архивов, музеев, библиотек, научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - органы и организации).

2.2. Государственным заказчиком создания, эксплуатации и развития ГИС "Государственный реестр", а также ее оператором является Росархив.

2.3. Росархив организует:

решение организационно-методических вопросов, связанных с совершенствованием работы по ведению Государственного реестра;

рассмотрение предложений о включении документов в Государственный реестр;

включение документов в Государственный реестр;

ведение Государственного реестра в бумажной форме;

эксплуатацию ГИС "Государственный реестр";

оказание методической помощи в части отбора документов для включения в Государственный реестр, заполнения листов учета и описания уникальных документов.

2.4. Органы и организации представляют:

предложения о включении документов в Государственный реестр;

электронные копии документов, включенных в Государственный реестр;

информацию о внесении изменений в листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр.

3. Порядок представления предложений о включении документов в Государственный реестр

3.1. Органы и организации ежегодно до 1 сентября текущего года представляют в Росархив предложения о включении документов в Государственный реестр.

Предложения, присланные после 1 сентября, не рассматриваются в текущем году, а переносятся на следующий год.

3.2. Предложения представляются в Росархив одновременно в двух идентичных по содержанию формах: в бумажной - в виде заполненных в двух экземплярах листов учета и описания уникальных документов (по форме согласно Приложению N 1) и с двумя (или более) экспертными заключениями независимых экспертов; и в электронной - в виде заполненных листов учета и описания уникальных документов, созданных с помощью ГИС "Государственный реестр" или с помощью текстового редактора, и электронных копий экспертных заключений.

При несоответствии записей на бумажном носителе записям на электронном носителе предложение о включении документа в Государственный реестр возвращается на доработку.

4. Включение документа в Государственный реестр

4.1. Структурное подразделение Росархива, ответственное за ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - профильное структурное подразделение Росархива) осуществляет проверку полноты комплекта представленных документов и правильности заполнения листов учета и описания уникальных документов.

Листы учета и описания уникальных документов, не прошедшие проверку, возвращаются по принадлежности на доработку.

4.2. Решение о включении документов в Государственный реестр принимает Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) при Росархиве по результатам рассмотрения на своем заседании поступивших предложений.

4.3. Члены ЦЭПК при Росархиве, предварительно ознакомившись с представленными предложениями о включении документов в Государственный реестр, готовят и направляют по электронной почте в профильное структурное подразделение Росархива соответствующие заключения не позднее, чем за 5 рабочих дней до заседания ЦЭПК.

4.4. Подготовку заседаний ЦЭПК при Росархиве по вопросу включения документов в Государственный реестр организует профильное структурное подразделение Росархива совместно со структурным подразделением Росархива, в чьей компетенции находятся вопросы экспертизы ценности архивных документов.

4.5. В случае отрицательного решения ЦЭПК при Росархиве, профильное структурное подразделение Росархива возвращает оба экземпляра листа учета и описания уникального документа в бумажной форме и экспертные заключения к нему в органы и организации по принадлежности.

4.6. В случае положительного решения ЦЭПК при Росархиве о включении документа в Государственный реестр, профильное структурное подразделение Росархива присваивает документу учетный номер по реестру.

В обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа в бумажной форме профильное структурное подразделение Росархива проставляет номер по реестру, дату включения документа в Государственный реестр и номер и дату протокола заседания ЦЭПК при Росархиве.

4.7. Из первых экземпляров листов учета и описания уникальных документов формируется Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в бумажной форме в виде дела.

Вторые экземпляры листов учета и описания уникальных документов в бумажной форме вместе с выпиской из протокола заседания ЦЭПК при Росархиве направляются органу и организации, представившей предложение о включении документа в Государственный реестр.

4.8. Профильное структурное подразделение Росархива организует ввод информации из листов учета и описания в электронной форме, а также электронных копий документов в ГИС "Государственный реестр".

5. Внесение изменений в Государственный реестр

5.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа после его включения в Государственный реестр, а также информация о проведении реставрации, отражаются в листе учета и описания уникального документа на основании актов, составляемых в произвольной форме органом и организацией и представляемых в Росархив в бумажной форме.

В случае, если в результате реставрации внешний вид документа изменился, орган и организация представляют в Росархив электронную копию измененного уникального документа.

5.2. Профильным структурным подразделением Росархива в соответствующую графу листа учета и описания уникального документа в бумажной форме вносится запись об изменениях со ссылкой на акт.

5.3. Росархив в течение 20 рабочих дней организует внесение изменений в ГИС "Государственный реестр".

5.4. По итогам года акты формируются в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру дел Росархива как переходящее со сроком хранения "Постоянно".

5.5. Исключение уникальных документов из Государственного реестра не допускается.

6. Порядок предоставления доступа пользователей к информации, содержащейся в Государственном реестре

6.1. Информация об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, является общедоступной.

6.2. Доступ к информации, содержащейся в ГИС "Государственный реестр", предоставляется:

а) органам и организациям;

б) пользователям сети "Интернет" бесплатно и без регистрации к сведениям, включающим номер и дату включения документа в Государственный реестр, описательные характеристики уникального документа, сведения о месте хранения уникального документа, электронным копиям уникального документа.

7. Требования к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения ГИС "Государственный реестр"

7.1. Защита информации, содержащейся в ГИС "Государственный реестр", обеспечивается посредством применения организационных и технических мер защиты информации, а также осуществления контроля за эксплуатацией информационной системы.

7.2. Для обеспечения защиты информации в ходе создания, эксплуатации и развития ГИС "Государственный реестр" Росархивом осуществляются:

а) формирование требований к защите информации, содержащейся в информационной системе;

б) разработка и внедрение системы защиты информации, содержащейся в информационной системе;

в) применение сертифицированных средств защиты информации, а также аттестация информационной системы на соответствие требованиям к защите информации;

г) защита информации при ее передаче по информационно-телекоммуникационным сетям;

д) обеспечение защиты информации в ходе эксплуатации информационной системы.

7.3. Размещение информации в ГИС "Государственный реестр" обеспечивается на государственном языке Российской Федерации. Электронные образы архивных документов, составленных на других языках, размещаются на языках оригиналов.

7.4. Технические средства ГИС "Государственный реестр" подлежат размещению на территории Российской Федерации.