Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст.  2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317; N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

1. Утвердить прилагаемое примерное положение о центральном архиве государственного органа.

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29 июня 1992 г. N 151 "О примерном положении о центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июля 1992 г., регистрационный N 19).

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного агентства
от _________ 2017 г. N ____

Примерное положение о центральном архиве государственного органа

I. Общие положения

1. Примерное положение о центральном архиве государственного органа (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016 N 26, ст. 4034).

2. Центральный архив государственного органа (далее - Центральный архив) создается на правах структурного подразделения в целях хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности центрального аппарата, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в федеральный государственный архив или государственный архив субъекта Российской Федерации (далее - соответствующий государственный архив), источником комплектования которого является государственный орган.

3. На основе Примерного положения государственный орган разрабатывает положение о Центральном архиве, которое утверждается руководителем государственного органа.

4. Положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного государственного органа Российской Федерации подлежит согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

5. Положение о центральном архиве государственного органа субъекта Российской Федерации подлежит согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного

дела либо с государственным архивом субъекта Российской Федерации в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

6. Центральный архив может создаваться как учреждение, действующее на основании устава.

7. Центральный архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; N 20, ст. 4034; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях*(1), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, нормативными правовыми актами государственного органа, положением о центральном архиве государственного органа.

II. Состав документов

8. Центральный архив хранит:

документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности центрального аппарата государственного органа, в том числе документы по личному составу;

документы личного происхождения (при их наличии);

страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (при наличии);

фонд пользования (микрофотокопии и другие копии документов, в том числе на электронных носителях, необходимые для практической работы федерального органа государственной власти) (при необходимости);

справочно-поисковые средства к документам Центрального архива.

III. Основные задачи

9. Основными задачами Центрального архива являются:

9.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II Положения.

9.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности центрального аппарата государственного органа.

9.3. Учет и организация использования документов, хранящихся в Центральном архиве.

9.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

9.5. Методическое руководство работой архивов территориальных органов государственного органа и (или) организаций, подведомственных государственному органу (при их наличии).

10. Центральный архив, созданный в качестве учреждения, имеет право осуществлять хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, образовавшихся в деятельности территориальных органов государственного органа и подведомственных ему организаций (при их наличии).

IV. Функции

11. Центральный Архив осуществляет следующие функции:

11.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата государственного органа, в Центральный архив в соответствии с утвержденным графиком.

11.2.  Ведет учет хранящихся в Центральном архиве документов, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии), а также описей дел, документов.

11.3. Представляет в соответствующий государственный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Центральном архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации*(2).

11.4.  Составляет годовые разделы описей дел, документов.

11.5. Готовит и представляет:

а) на согласование центральной экспертной комиссии государственного органа (далее - ЦЭК) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу, акты об

утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов. Центральный архив государственного органа субъекта Российской Федерации может представлять указанные документы на согласование в государственный архив субъекта Российской Федерации, источником комплектования которого является государственный орган субъекта Российской Федерации, в случае, если государственному архиву субъекта Российской Федерации предоставлены соответствующие полномочия.

г) на утверждение руководителя государственного органа описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации в соответствии с предоставленными полномочиями.

11.6.  Готовит заключения и предложения для рассмотрения ЦЭК и ЭПК.

11.7.  Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов.

11.8.  Ведет и совершенствует справочно-поисковые средства к документам, находящимся на хранении в Центральном архиве.

11.9.  Организует выдачу документов из архивохранилища работникам структурных подразделений государственного органа, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным в соответствии с законодательством Российской Федерации органам, иным пользователям.

11.10. Исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

11.11. Создает фонд пользования документов Центрального архива и организует его использование.

11.12. Ведет учет использования документов Центрального архива.

11.13. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

11.14. Организует информирование руководства и сотрудников государственного органа о составе и содержании документов Центрального архива.

11.15. Обеспечивает защиту сведений ограниченного доступа, содержащихся в архивных документах, при организации работы и использовании документов Центрального архива.

11.16. Консультирует юридических и физических лиц по вопросам местонахождения архивных документов.

11.17. Оказывает методическую помощь в рамках своей компетенции:

а) службе делопроизводства государственного органа в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям государственного органа в подготовке документов к передаче в Центральный архив в соответствии с утвержденным графиком.

11.18. Участвует в разработке нормативных и методических документов государственного органа по архивному делу и делопроизводству.

11.19. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников государственного органа, его территориальных органов и (или) подведомственных организаций (при их наличии) по вопросам архивного дела и делопроизводства.

V.  Права

12. Центральный архив имеет право:

а) представлять руководству государственного органа предложения по совершенствованию деятельности Центрального архива и организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

б) запрашивать в структурных подразделениях государственного органа сведения, необходимые для работы Центрального архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям государственного органа по вопросам, входящим в компетенцию Центрального архива;

г) контролировать своевременную передачу документов от структурных подразделений государственного органа в Центральный архив в соответствии с утвержденным графиком;

д) представлять государственный орган на заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, на ЭПК соответствующего федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственного архива субъекта Российской Федерации.

-------------------------------------------

*(1) Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

*(2) Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).