Департамент налоговой политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.

Для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают критериям статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ), то есть экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом и должен содержать обязательные реквизиты. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Согласно статье 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Таким образом, документы могут быть составлены в электронном виде и храниться на машинных носителях информации. При этом они должны быть заверены электронной подписью уполномоченных лиц в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ.

При этом разъяснение вопросов применения Закона N 63-ФЗ не относится к компетенции Минфина России.

Одновременно сообщаем, что в соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.