Как работодателю правильно организовать учет средств индивидуальной защиты

Средства индивидуальной защиты (СИЗ) – это не просто спецодежда или спецобувь, а ключевой элемент системы охраны труда. Согласно нормам ТК РФ, это средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работника вредных и опасных производственных факторов, особых температурных условий, а также для защиты от загрязнения.

Работодатель обязан бесплатно обеспечивать сотрудников СИЗ. Эта обязанность закреплена законодательно:

• ТК РФ, где определен перечень выдаваемых средств: специальная одежда и обувь, дерматологические средства, защита органов дыхания, рук, головы, лица, слуха, глаз и др.;
• Правилами обеспечения работников СИЗ № 766н;
• Едиными типовыми нормами (ЕТН), на основе которых каждое учреждение должно разработать и утвердить свои локальные нормы выдачи.

Источник возможных ошибок кроется в том, что движение СИЗ необходимо вести параллельно в двух документах.

В целях бухгалтерского учета СИЗ учитываются в составе материальных запасов и относятся к мягкому инвентарю. Сведения об обеспечении сотрудников СИЗ отражаются в Карточке учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097). Учет в Карточке (ф. 0509097) необходим для ведения бухгалтерского учета.

Одновременно с этим существует требование Правил № 766н вести Личную карточку учета выдачи СИЗ. Ее форма приведена в приложении № 2 к Правилам № 766н. Важно понимать: этот документ не является регистром бухгалтерского учета. Его цель – зафиксировать факт ознакомления сотрудника с нормами, датой выдачи, сроком носки каждого СИЗ и его подписью в получении.

Отсутствие или ненадлежащее ведение Личной карточки учета выдачи СИЗ является нарушением правил охраны труда, даже если все операции безошибочно отражены в Карточке (ф. 0509097) (см., например, решение ВС Республики Мордовия от 26.07.2019 по делу № 7-2-143/2019). Причем информация о выданных СИЗ в обеих карточках должна быть идентична.

Чтобы обеспечить полное соответствие требованиям законодательства и исключить риски при проверках, рекомендуем выполнить следующие шаги:

1. Проверьте нормативную базу. Убедитесь, что в учреждении утверждены локальные нормы бесплатной выдачи СИЗ и смывающих средств.

2. Создайте внутренний регламент. Если отсутствует локальный нормативный акт (например, Положение об обеспечении работников СИЗ), закрепляющий весь процесс от закупки до утилизации, его целесообразно разработать и утвердить.

3. Контролируйте документооборот. Организуйте регулярную проверку того, что ответственные сотрудники ведут оба документа:

• Карточку (ф. 0509097) – для корректного бухучета;
• Личную карточку учета выдачи СИЗ – для соблюдения требований охраны труда.

4. Синхронизируйте данные. Периодически сверяйте сведения в обоих видах карточек, чтобы гарантировать их полное соответствие.

Системный подход к ведению параллельного учета защитит учреждение от штрафных санкций и подтвердит выполнение обязательств перед сотрудниками.