Порядок учета подарочных сертификатов необходимо закрепить в учетной политике

Учреждения получают подарки и призы не только в виде материальных ценностей или денежных средств, но и в форме подарочных сертификатов. Причем учреждение может изначально не знать, как в дальнейшем оно распорядится подарочным сертификатом. Ведь такой сертификат дает лишь право на получение чего-либо в пределах номинала, которым учреждение может воспользоваться, а может и нет.

В настоящее время порядок учета подарочных сертификатов нормативными актами не урегулирован.

По своей сути подарочные сертификаты схожи с денежными документами, учитываемыми на одноименном счете 201 35. Однако существует ряд особенностей их возможного использования. В частности, по сертификату могут быть получены одновременно как товары, так и услуги, работы. Или же стоимость имущества (работ, услуг), полученных по сертификату, может быть ниже его номинальной стоимости. Поэтому при принятии решения об отражении подарочных сертификатов в составе денежных документов следует предвидеть сложности с их списанием.

Учет подарочных сертификатов в составе бланков строгой отчетности также некорректен, т.к. они не вполне соответствуют критериям отнесения к БСО, – бланки строгой отчетности участвуют в хозяйственной деятельности учреждения и оформляются непосредственно в самом учреждении (подробнее см. здесь).

Следовательно, возникает вопрос: как в таких ситуациях учитывать подарочные сертификаты?

Во-первых, учреждению необходимо определиться с вариантом отражения подарочных сертификатов в бухгалтерском (бюджетном) учете. По согласованию с субъектом консолидации для их учета может быть введен дополнительный забалансовый счет. Другой вариант – управленческий учет, например, в отдельном журнале, без отражения на балансовых и забалансовых счетах. Также возможно, что учреждение примет решение об отражении подарочного сертификата в качестве денежного документа, если речь будет идти о получении по нему исключительно материальных ценностей и на полную стоимость номинала. То есть способов учета подарочных сертификатов действительно несколько.

Во-вторых, выбранный вариант учета целесообразно согласовать с учредителем, ГРБС или финансовым органом. В этом случае при принятии бухгалтерской (бюджетной) отчетности к учреждению не возникнет вопросов в этой части.

В-третьих, моменты, которые не урегулированы действующим законодательством, закрепляются в учетной политике. Поэтому, если учреждение пользуется в своей деятельности подарочными сертификатами, то правила их учета необходимо закрепить в локальном акте.

Соблюдение данного алгоритма действий позволит учреждению минимизировать риски претензий со стороны контролирующих органов, если речь зайдет о порядке отражения подарочных сертификатов в бухгалтерском (бюджетном) учете.