Письмо Минфина России от 8 апреля 2022 г. N 02-06-10/32293 Об отражении в бюджетном учете учреждения, расположенного в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, обязательств по возмещению работнику расходов на проезд к месту отпуска и обратно

Вопрос:
Об отражении в бюджетном учете учреждения, расположенного в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, обязательств по возмещению работнику расходов на проезд к месту отпуска и обратно.

Ответ:
Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел обращение от 09.03.2022 (далее - обращение) по вопросу отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств принятых обязательств по компенсации сотруднику учреждения осуществленных им расходов без предварительного авансирования (в случае, когда работодатель не производил предварительно выдачу денежных средств) и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, Министерство финансов Российской Федерации является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере бюджетной деятельности, однако Министерству финансов Российской Федерации не предоставлено право официального толкования законодательных или иных нормативных правовых актов, практик их применения, а также оценки конкретных хозяйственных операций.
Вместе с тем Департамент обращает внимание на следующее.
Порядок ведения бухгалтерского учета организациями бюджетной сферы установлен федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов, Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. N 157н (далее - Инструкция N 157н), и иными актами Министерства финансов Российской Федерации, регулирующими ведение бюджетного учета.
Согласно статье 325 Трудового кодекса Российской Федерации лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации.
Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов РФ, государственных учреждениях субъектов РФ, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Положениями Инструкции N 157н на счете 20800 "Расчеты с подотчетными лицами" допускается отражение расчетов с сотрудником как по ранее выданным авансам, так и по компенсации задолженности по осуществленным им расходам без предварительной выдачи денежных средств.
Принимая во внимание, что в соответствии с пунктом 6 Инструкции N 157н, с пунктом 7 федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2017 г. N 274н, учреждение формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, то субъект учета вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств.
При этом в соответствии с пунктом 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица (ф. 0504505) и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы.
Одновременно обращаем внимание, что с 1 января 2021 г. предусмотрена возможность применения субъектами учета электронных документов, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2020 г. N 103н "О внесении изменений в приложения N 1-5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 103н). В случае передачи полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору или ведения учета самостоятельно такая возможность отражается субъектом учета в положениях учетной политики (Единой учетной политики) с указанием применяемых электронных форм первичных документов и даты перехода на их применение.
Для отражения в бюджетном учете рассматриваемых расходов Приказом N 103н предусмотрена отдельная форма электронного первичного учетного документа - Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517) (далее - Решение о компенсации (ф. 0504517)), которая применяется для формирования в электронном виде расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов по компенсации оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, установленных законодательством Российской Федерации для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей.
Обращаем внимание, что при отсутствии технической возможности организации электронного документооборота указанная выше форма электронного первичного учетного документа (Решение о компенсации (ф. 0504517)) может использоваться с оформлением на бумажном носителе и утверждением собственноручной подписью ответственных лиц. В таком случае положениями учетной политики субъекта учета предусматриваются порядок оформления и передачи скан-копии утвержденного документа в бухгалтерию для отражения на счетах бухгалтерского учета и дата начала его применения.

Заместитель директора Департамента
бюджетной методологии
и финансовой отчетности
в государственном секторе	С.В. Сивец