Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право При взаимодействии с дистанционными работниками путем обмена кадровыми электронными документами возникает ситуация, когда работник присылает файл с электронной подписью по почте позднее даты подписания документа (например, уведомление об отпуске направляется работнику заранее с просьбой подписать его не позднее чем за 14 дней до начала отпуска, но работник присылает файл с ЭЦП позднее, в протоколе ЭЦП указывается дата подписания, и она не соответствует сроку, указанному в ТК РФ). Могут ли привлечь работодателя к ответственности в данном случае? Можно ли во внутренний нормативный документ включить требование к работнику об обязанности подписать документ вовремя? Можно ли применять санкции за неподписание документа в срок?

При взаимодействии с дистанционными работниками путем обмена кадровыми электронными документами возникает ситуация, когда работник присылает файл с электронной подписью по почте позднее даты подписания документа (например, уведомление об отпуске направляется работнику заранее с просьбой подписать его не позднее чем за 14 дней до начала отпуска, но работник присылает файл с ЭЦП позднее, в протоколе ЭЦП указывается дата подписания, и она не соответствует сроку, указанному в ТК РФ).
Могут ли привлечь работодателя к ответственности в данном случае? Можно ли во внутренний нормативный документ включить требование к работнику об обязанности подписать документ вовремя? Можно ли применять санкции за неподписание документа в срок?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Работодатель вправе в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре установить порядок взаимодействия дистанционного работника и работодателя, а именно прописать срок направления стороной подтверждения получения электронного документа от другой стороны. В случае нарушения срока предоставления подтверждения работодатель вправе применить к работнику меры дисциплинарной ответственности.

Обоснование позиции:
Законодательство предоставляет сторонам трудового договора о дистанционной работе возможность осуществлять любое необходимое взаимодействие удаленно.
При осуществлении взаимодействия путем обмена электронными документами работник и работодатель обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (часть третья ст. 312.3 ТК РФ).
Если же стороны выбрали иную форму взаимодействия, подтверждение действий сторон трудового договора, связанных с предоставлением друг другу информации, осуществляется в порядке, определенном коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему (часть четвертая ст. 312.3 ТК РФ). Смотрите также ответ 1, ответ 2 специалистов Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").
Таким образом если при обычной работе обязанность работодателя ознакомить сотрудника с документами носит односторонний характер, то при дистанционной ей корреспондирует обязанность работника подтвердить получение информации.
Соответственно, если есть обязанность, то возможно и привлечение к ответственности. Чтобы работодатель был вправе применить к работнику дисциплинарную ответственность, данную обязанность работника необходимо прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору (рекомендуем использовать Примерную форму порядка взаимодействия работодателя и работника в связи с выполнением дистанционной (удаленной) работы (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).
Таким образом, работодатель вправе в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, либо в трудовом договоре установить порядок взаимодействия дистанционного работника и работодателя, а именно прописать срок направления стороной подтверждения получения электронного документа от другой стороны. В случае нарушения срока предоставления подтверждения работодатель вправе применить к работнику меры дисциплинарной ответственности при соблюдении порядка привлечения к дисциплинарной ответственности, предусмотренного ТК РФ.
В случае, если порядок такого взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе или работник не был ознакомлен с соответствующим локальным нормативным актом, он не может быть привлечен к ответственности за несвоевременное подтверждение ознакомления с документом, направленным работодателем.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ипполитова Ирина

Ответ прошел контроль качества

21 февраля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.